ビジネスチャットの利用にはルールが必要？チャットの社内ルールの例

2022/05/19 テレワーク

業務連絡の手段として、ビジネスチャットが使われています。メールよりも使いやすいため、連絡の効率化を図れることから多くの企業で普及しています。導入しはじめたばかりの企業やこれから導入を考えている企業も多いのではないでしょうか。しかし、使いこなせるのか不安もあるかもしれません。

まず、ビジネスチャットを導入したら使い方のルールを決めておくと安心です。そこで今回は、ビジネスチャットの社内ルールは必要なのかをご紹介します。

ビジネスチャットの利用はメリットが多い

ビジネスチャットとは、法人向けのチャットサービスのことを指します。メールでは送りにくいライトなことでも送りやすく、コミュニケーションの活性化に役立つサービスです。

ビジネスチャットは、複数の人と同時にコミュニケーションが取れ、ファイルの共有もできます。検索機能があるので、過去のやり取りもすぐに確認が可能です。

これらの機能がそなわっていることで、テレワークのように社員が離れた状態で働いていてもやり取りがしやすくなります。コミュケーション不足の解消にもつながるため、多くの企業が導入しています。

ビジネスチャットの利用には社内ルールが必要？

ビジネスチャットを活用するためには「社内ルール」があると失敗しにくくなります。

また、ビジネスチャットを導入したばかりの場合、社内ルールがあったほうが分かりやすいでしょう。ルールがあることで、新入社員も覚えやすく扱いやすくなるはずです。

ビジネスチャットの社内ルールの例とは

では、ビジネスチャットを使っている企業は、どのようなルールを設けているのでしょうか。ここでは、ビジネスチャットの社内ルールの例をご紹介します。

表示名は分かりやすくする

ビジネスチャットは、表示名を決めなければなりません。基本的には、会社名または部署名とフルネームが基本です。他の人が誰なのか特定できないようなミドルネームなどの使用は避けましょう。

チャットとメールの使い分けを決める

ビジネスチャットを導入したのに、結局メールを使う頻度が変わらなければ、チャットのメリットを感じにくくなってしまいます。逆に重要な内容はチャットだと流れが速く、流れていってしまうことも。ここで大切なのは、チャットとメールの使い分けを決めておくことです。

【チャットで連絡すること】
・システムについての質問
・業務に関する質問
・作業の依頼
・緊急性のある連絡（災害時の連絡・電車による遅延で遅刻・欠勤連絡など）

※場合によっては電話も利用する

【メールで行うこと】
・外部との連絡
・重要なファイルのやり取り（納期が決まっているデータなど）
他にも、エビデンスとして残しておきたい内容　など

あくまでも例ですが、このように使い分けをすることでチャットとメールの両方を活用することができます。

禁止事項を決める

メールよりも気軽に連絡ができるチャットツール。禁止事項も決めておくことをおすすめします。例えば、私用では使わない、必要以上の雑談は避けるなどです。私用でチャットを使ってしまうとちょっとしたミスで情報漏えいにつながる恐れがあります。雑談は、業務に影響が出ない程度にするようルールを設けましょう。

チャットルームの権限を決める

チャットルームには、権限を決めることができます。権限が管理者であれば、メンバーの追加が可能です。権限がメンバーの場合は、チャットはできますがメンバーを追加することはできません。また、閲覧のみの権限もできます。チャットルームの権限は、管理者はルームの作成者のみに限定させ、チャット内が混乱しないようメンバーと閲覧者の権限を使い分けると良いでしょう。

情報漏えいにつながる恐れもあるため、メンバーの管理は定期的に行うようにしましょう。

チャットの送受信について時間を決める

休日や時間外の連絡は控えるのが望ましいです。別日でも問題ない場合は、休日や時間外に送るのは避けましょう。

ただ、災害時など緊急で連絡しなければならないこともあります。緊急連絡はOKにするなどして対応する必要があります。

チャットのルールは後から追加しても◎

初めは、最小限のルールを設け、導入し運用してみてからルールを追加するのも良いでしょう。大切なのは、社員全員が使いやすい環境にすることです。

ビジネスチャットを使っている社員からの意見を聞いてルールとして取り入れることも検討しましょう。

ビジネスチャットの利用で注意したいこと

ビジネスチャットは、メールとは異なる仕様です。社内ルールの他に、ビジネスチャットを利用する際に注意したいことを見ていきましょう。

長文は避ける

ビジネスチャットは、長文だと読みにくくなってしまいます。できるだけ短文で連絡・返信するようにしましょう。2文程度に納めるのが理想です。長文になってしまう場合は、箇条書きにして読みやすくするのもおすすめです。

丁寧語・敬語を心がける

気軽に連絡が取れることから、チャットを送る際に言葉使いが砕けてしまうことがあります。あくまでもビジネス用のチャットなので丁寧語・敬語を使うよう心がけましょう。文章だけでやり取りをするため、相手が不快になるようなワードを避けることも大切です。

結論から書くと分かりやすい

チャットは、急いでチェックすることもあるため、冒頭に結論から書くと、どのような内容でどのような対応が必要なのか一目で分かります。急ぎでチェックしてほしい連絡についても、文の始めに緊急であることや、確認を急いでいる旨を記載すると優先順位をすぐに把握することができます。

リアクション機能も活用する

チャットツールの種類によっては、リアクション機能がついているものもあります。「承知しました」など、一言で終わる返信はあえてせず、リアクション機能を使うのもおすすめです。

一言のチャットが多くなると、大事な連絡が流れていってしまうこともあります。そのため、返信は避け、リアクションを送ることで連絡を確認したことを伝えられます。

既読機能のないチャットツールの場合は、リアクション機能を既読機能の代わりとして使うのも良いでしょう。

周りに合わせるのもOK

新入社員の方や中途で入社された方で、すでにビジネスチャットが導入されている場合、周りに合わせると良いでしょう。

あいさつとして「お疲れ様です」と入れている場合もあれば、あいさつはせずに送っているケースもあります。他の方の返信を確認して、真似するのもおすすめです。

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まとめ

今回は、ビジネスチャットの社内ルールについてご紹介しました。

連絡がしやすいビジネスチャットですが、社内ルールを設けると、運用しやすくなります。業務時間内に送る、禁止事項を決める、メールとの使い分けを明確にするなど、導入の際はルールを設けましょう。

ビジネスチャットの使用ルールは後から追加しても良いので、導入後は最低限のルールを設けて、運用し始めてから適宜追加していきましょう。