Teamsとは？テレワークで大活躍のTeamsの特徴をご紹介

2020/11/27 Microsoft 365

今までMicrosoft 365（旧Office 365）に付属していたSkype for Businessは、Teamsというツールに移行しています。

ここ最近、テレワークが普及しはじめたことにより、コミュニケーションツールである、Teamsの導入を検討している企業も多いかもしれません。

そこで今回は、Teamsの特徴や備わっている機能など、Teamsについてご紹介します。

Teamsとは？Teamsの特徴

Microsoft Teamsとは？
Teamsとは、チャットツールのこと。Microsoft 365（旧Office 365）を契約している場合、利用することができるサービスです。これまでは、Skype for Businessを利用していましたが、2021年に提供が終了します。これから新規でMicrosoft 365（旧Office 365）を契約した場合や、契約更新した場合はTeamsになります。

Microsoft Teamsは、チャットツールですが、他のチャットツールとは大きく異なります。次で、その機能について見ていきましょう。

Teamsに備わっている機能

Teamsの機能は、下記の通りです。

【Teamsの機能1】チャットツール

個人間でも、グループを作って複数人とでも、やり取りができるチャットツール。細かいことでも相談し合ったり、コミュニケーションを図ったりできるツールです。

【Teamsの機能2】オンライン会議（ビデオ・音声）

ビデオや音声で、オンライン会議を行うことができます。オンライン会議とは、インターネットを通じて電話で行う会議のこと。離れていてもインターネットさえつながれば、会議ができます。会議を行う場所までの移動時間を削ることができるので、その分、他の作業にも入れます。

地方の企業とも会議ができるので、新規開拓が広くなるのではないでしょうか。

【Teamsの機能3】ファイル共有

Microsoft Teamsでは、ツール上でファイルのやり取りができます。クラウドサービスなので、一度ファイルを共有サーバーに保存しなければいけないなどの面倒なことがなくなります。

チーム共同で編集もできるので、一人の作業時間の負担を減らすことが可能です。

【Teamsの機能4】メモ機能

Microsoft Teamsは、会議中にメモを取ることが可能です。急に控えておかなければいけない事項もすぐにメモをとることができます。そのメモを共有することもできるので

【Teamsの機能5】プロジェクト管理

個人間だけのやり取りだけではなく、必要なメンバーだけでチームを利用して共有トピックスを作ることが可能です。

複数人で取り掛からなくてはいけない案件も、スムーズに進めていくことができます。

【Teamsの機能6】他のツールと連携

Teamsは、Office365内にあるツールです。他のツールである、ExcelやWordなどとも連携させることができます。

また、Microsoftのアプリケーションだけではなく、他のアプリケーションとも連携が可能です。

例えば、タスク管理ツールのTrelloやメモ機能が備わっているEvernote、Zohoなどと連携させることができます。

テレワークで大活躍！Teamsの活用方法

Microsoft Teamsの活用方法

Microsoft 365がテレワークに向いている4つの理由

テレワークのようにオフィスから離れて仕事をすると、チーム内のコミュケーション不足や、セキュリティの不安などの課題があります。実はMicrosoft 365ではそれらの課題を解決してくれる事はご存知ですか？
Microsoft 365が持つテレワーク実施時に絶大な効果を発揮する機能を紹介させて頂きます。

コミュニケーションツール「Teams」がそなわっている


Microsoft 365には、コミュニケーションツールであるTeamsが付属しています。
Teamsは、社内でのコミュニケーションを活性化するためのビジネスチャットはもちろん、Web会議も可能です。社内でのちょっとしたやり取りから、ミーティングまでオンラインでできます。

高度なセキュリティ機能

Microsoft 365には、マルウェア対策機能、資格情報の保護、行動分析に基づく脅威の検知、ファイル・メールの閲覧や操作を保護する情報漏えい対策機能など、高度なセキュリティがそなわっています。また、常に最新状態で利用できるため、安心してオフィス外でも利用できます。

ファイルやデータの共有が楽に


Microsoft 365には、オンラインストレージサービスのOneDriveやSharePointを利用してすぐに情報共有ができます。Officeドキュメントで作成した資料をすぐにチームに共有できますし、共同で編集することも可能です。オンラインストレージは容量も大きいので、大量のデータも格納できます。

複数のデバイスで利用できる

Microsoft 365はビジネス版の場合、1ライセンスにつき、パソコン5台・スマートフォン5台・タブレット5台までインストールすることが可能です。スマートフォンやタブレットを利用して資料を確認したいときにも、利用することができます。
テレワークが導入されたことにより、デスクトップパソコンからノートパソコンを利用する場合もスムーズに移行することが可能です。

まずはテレワーク導入チェックリストをご活用ください！

今回ご紹介したMicrosoft365以外にもどんなツールを導入すべきなのか？何が必要なのか？自社にあったツールや重要なポイントをセルフチェックできるチェックリストをご用意しました。
ぜひ、テレワーク導入を検討している際にはテレワーク導入チェックリストをご活用頂きまして最新のツールや導入の失敗を回避する知識をつけて頂ければ幸いです。

コミュニケーションツールを一括化

企業によっては、社内のコミュニケーションツールが定まっていないケースもあるでしょう。ツールが定まっていないと、メールにチャットツール、社内SNSなどバラバラで統一されておらず、さまざまなツールを確認する必要があるのではないでしょうか。

さまざまなコミュニケーションツールを利用していると大事な連絡を取りこぼしてしまう場合も。Microsoft Teamsでは、コミュニケーションツールを一本化することができます。他のアプリケーションとも連携しているので、Microsoft Teamsであわせて確認できるのはうれしいですよね。

一本化できることにより無駄な作業も減り、共同作業もできるので業務効率化につながります。

テレワーク（在宅勤務）の導入に

Teamsの特徴は、チャットツールや、オンライン会議の機能を利用して社内の人とコミュニケーションを図れること。インターネットがつながっていれば利用できるので、テレワーク（在宅勤務）でも導入することができます。

特にチャットツールは、社内の人であればメールのようにかしこまった文面でなくても送ることができます。ラフにコミュニケーションが取れるので、離れて仕事をしていても溝ができてしまう、ということが減るのです。

Teamsを利用できるMicrosoft 365（旧Office 365）プラン

Microsoft Teamsが利用できるプランは下記の通りです。基本的にビジネスプランでしか利用できません。

  • Microsoft 365 Business Basic（旧Office 365 Business Essentials）
  • Microsoft 365 Business Standard（旧Office 365 Business Premium）
  • Office 365 E1
  • Office 365 E3

無料版も利用できますが、ビジネス（法人）で利用する場合は、高度なセキュリティが備わっているMicrosoft 365（旧Office 365）の法人向けプランがおすすめです。

まとめ

今回は、Microsoft Teamsの機能や特徴についてご紹介しました。

Skype for Businessよりも、さらに機能が備わっているMicrosoft Teams。
今まで通りオンライン会議も可能で、チャット機能やメモ機能、グループ管理などができるので、ぜひ活用してみてください。