Teamsの便利な機能とは？機能の活用方法についてもご紹介

2021/09/21 Microsoft 365

Teamsには、基本的な機能の他に、便利な機能が備わっています。機能を活用して、業務効率化を図ると良いでしょう。とはいえ、まだTeamsを導入したばかりで、活用しきれていないという方もいるのではないでしょうか。

そこで今回は、Teamsの便利な機能や機能の活用方法についてご紹介します。

Teamsの便利な機能一覧

Teamsはいわゆるビジネスチャットのことで、業務に関するやり取りをチャットで行ったり、リモート会議を行ったりすることができるツールです。

Teamsはチャット機能やリモート会議機能の基本的な機能だけではありません。便利な機能も搭載されています。

ここでは、Teamsの便利な機能をご紹介します。なお、これから紹介する機能は外部機能となるため、Teams内でインストールして利用する必要があります。ご注意ください。

1.wiki機能

wiki機能は、大切な情報をまとめて保管できる機能です。検索機能が備わっているため、必要なときはすぐに探すことができます。例えば、会議の議事録を残しておき、資料作成のときに必要になったら、検索し閲覧することができます。

wiki機能の使い方

左サイドバーにある「チーム」からチャネルを開きます。上部に「wiki」と表示されるため、そこをクリックすれば、ページが作成されます。［無題のページ］、［無題のセクション］と表示されるので、編集して使います。

wiki機能の特徴

・情報共有ができる
Wikiは情報を共有するだけではなく、常に情報を更新し、新しい情報を共有できるメリットがあります。

・共同編集
複数人で、同時に修正できるため、すばやく情報を共有することが可能です。

・ページを装飾することができる
文字を太字にしたり、色付きにしたり、アンダーライン・取り消し線を追加することができます。スタイル（見出し設定や段落の設定）や箇条書き、画像挿入を行うことも可能です。

2.Planner機能（タスク管理）

Plannerは、Microsoftのタスク管理アプリです。このPlannerは、Teamsと提携させることでタスク管理ができます。自分のタスクはもちろん、タスクを他の人に割り当てることも可能です。

Plannerの使い方

左サイドバーから「チーム」を選択し、チャネル画面の上にある「＋」をクリック。追加できるツールが表示されるので「Planner」を選択すれば、連携され、タスクが追加できます。

Plannerの特徴

・タスク管理
タスク管理画面から、タスクを簡単に作成できます。ただ作業内容や業務についてのタスクが作成できるだけではなく、進行状況や優先度、期限の入力も可能です。メンバーにも共有することができるため、メンバーの作業量を把握することができます。

・進行状況を可視化することができる
作成したタスクは、タスクボードに表示され、全タスクの進行状況がわかるようになっています。さらに、グラフによって進捗状況を可視化することが可能です。タスクでいっぱいになっているメンバーがいないか、仕事を頼めそうなメンバーがいないかなどを確認することができます。業務の偏りやスケジュールの調整にも役立ちます。

3.アンケート機能

Microsoft Formsを提携させることで、Teams上で投票機能を利用することができます。アンケートは、スレッド内のコメントと同様に、アンケートに対して返信やメンションをつけてコメントすることができます。

Microsoft Formsの使い方

チャットのメッセージ入力・送信画面の下にある「…」をクリックし「Forms」を選択することで、チーム内でアンケート作成が可能です。

Microsoft Formsの特徴

・フォームの作成
アンケートの作成ができます。選択肢・テキストなどのフォーマットが用意されていて簡単にアンケートが作成可能です。

・アンケートの開始日と終了日を設定できる
アンケートは、終了日が設定されていないと、回答を引き延ばしてしまうということがあります。Microsoft Formsは、期限を設けることができるため、急ぎのアンケートもとりやすくなります。

・回答結果はファイルでダウンロードできる
Microsoft Formsで、回答結果をファイルとしてダウンロードすることができます。

4.リスト機能

Microsoft Listsと連携させることで、リスト管理が可能です。Microsoft Listsは、SharePointのリスト機能を強化したものです。Plannerよりも細かくタスク管理ができ、スケジュールの確認をすることもできます。

Microsoft Listsの使い方

左サイドバーから「チーム」へ行き、チャネル画面の上にある「＋」をクリック。そこから「Lists」を追加します。保存したら、チャネルにListsが追加されるため、そこからリスト作成を行います。

Microsoft Listsの特徴

・テンプレートを使ってリストを作成することができる
リストを作成する際に、テンプレートから作成することもできます。案件管理やイベント日程のリスト、出張申請などが作成可能です。

・カスタマイズ可能
リストの表示をカスタマイズさせることができます。カレンダーやカスタムビューなど、ニーズに合わせて表示方法を設定することが可能です。

5.デジタルノートブック機能

MicrosoftのOneNoteとも連携をすることが可能です。会議の議事録や、作業メモとしてお使いいただくことができます。それだけではなく、OCR機能といって、画像やファイルに含まれるテキストをコピーして文字に変換してくれる機能が備わっています。資料を読み込んで文字にしてくれるため、資料やデータの作成に役立ちます。

OneNoteの使い方

左サイドバーから「チーム」を選択し、チャネル内の「＋」をクリックすると、追加できるツールが表示されます。そこから「OneNote」を追加。新規作成もできますし、すでに作成しているノートからページを共有することもできます。

OneNoteの特徴

・自由度が高い
好きな位置に情報を入力することができ、手書きにも対応しています。図や絵も載せられ、自由度の高い、メモアプリです。

・OCR機能
画像やファイルのテキストを読み込み、文字起こしをしてくれます。

6.簡易承認システム

Teamsには、簡易的ではありますが承認システムがあります。1件の稟申に対して、承認者の承認得て記録をしてくれるシステムです。簡易的なシステムのため、再稟申や複数の添付ファイルの送信は行うことができません。

簡易承認システムの使い方

左サイドバーの下にある「アプリ」をクリック。「承認」と検索すると承認アプリがでてきます。アプリをクリックすれば、左サイドバーに承認アプリが追加されます。そこから、承認アプリを利用することが可能です。

簡易承認システムの特徴

・承認者を設定できる
稟申の際に、承認者を設定することができます。内容によって承認担当が違う場合は、稟申内容によって担当者を設定することが可能です。複数人の承認者を設定することもできます。承認担当が複数いる場合は、担当者の誰かが承認すれば完了するように設定することも可能です。

7.ホワイトボード機能

Teamsには、リモート会議中に会議室に設置されているホワイトボードと同様の機能です。リモート会議中にホワイトボードがあれば…と思ったことはありませんか？Teamsには、実際のホワイトボード機能が搭載されています。

ホワイトボード機能の使い方

会議中の画面から「コンテンツを共有」→「ホワイトボード」から「Microsoft Whiteboard」を選ぶだけで、使用することができます。ただし、ブラウザ版のTeamsの場合は、内蔵されていません。アプリケーションの「Microsoft Whiteboard」をダウンロードし、起動させ、会議に連携して使用します。

ホワイトボード機能の特徴

・文字の入力だけではなく手書きができる
ホワイトボード機能の魅力は、手書きが可能であること。タッチペンやマウスさえあれば、手書き入力をすることができます。

・ペンのカラーは選ぶことができる
ペンのカラーは、黒・赤・緑・青の4色から選べます。重要なところは、赤や青など、わかりやすい色で書いたりマーカーをひきたいときに便利です。

Teamsの便利な機能を活用する方法は？

Teamsにはたくさんの便利な機能があることがわかりました。ここでは、その便利な機能を活用する方法についてご紹介します。

wiki機能の活用方法

社内でよくあるツールやパソコンの使い方などをまとめたり、社内規定や経費精算ルールを掲載したりして活用する方法があります。

Plannerの活用方法

Plannerは、チームベースのタスク管理機能です。そのため、個人での使用よりも、プロジェクトの進行管理に活用するのがおすすめです。

Microsoft listsの活用方法

Listsには、テンプレートが用意されているため、そのテンプレートを活用するのがおすすめ。例えば、案件の進捗管理を細かく行いたい場合や、出張申請・予算管理として使うことができます。他にも、イベント運営をしているならインシデントの管理として利用可能です。

Microsoft Formsの活用方法

意見を集めたいときや、メンバーで集まりたいときのスケジュール調整として使うのがおすすめです。

OneNoteの活用方法

自分専用のアイディアノートやちょっとした会議用のメモとしての利用はもちろん、チャットでは伝えにくい情報共有のツールとして利用することができます。

簡易承認システムの活用方法

複雑なことはできないため、簡単な申請に利用することができます。例えば、休暇や残業申請などに活用することが可能です。

ホワイトボード機能の活用法

会議中に書きながら説明したいときにホワイトボード機能を活用するのがおすすめです。

姉妹サイトではMicrosoft Teamsの活用資料の公開も行っております。Teamsの活用方法についてもっと具体的に知りたい方は併せて確認して頂けますと幸いです。

まとめ

今回は、Teamsの便利な機能や、機能の活用方法についてご紹介しました。

チャットやリモート会議機能だけではなく、さまざまな便利機能が備わっています。情報共有を円滑に行ったり、業務効率化を図ったりするためにも、ぜひ利用してみてください。