ビジネスチャットやWeb会議ツールは安全？セキュリティ対策を高める方法
2024/04/22 ウィルス対策
ビジネスチャットやWeb会議ツールの利用者が増えてきています。多くの利用者がいるため、その安全性が気になる方も多いのではないでしょうか？今使っている方も、これから使うことを考えている方もセキュリティについて不安があるかもしれません。
そこでこの記事では、ビジネスチャットやWeb会議ツールの安全性について解説します。安心してお使いいただくためにも、ぜひ参考にしてください。
ビジネスチャットやWeb会議ツールは安全なのか？
テレワークが普及し、社内のコミュニケーションは「ビジネスチャット」、会議は「Web会議ツール」の利用が定番になりつつあります。仕事をする上でかかせないツールであるという方も多いのではないでしょうか。
なんとなく使い始めたけど、セキュリティが気になる…という方もいるかもしれません。まずは、ビジネスチャットやWeb会議の安全性について解説します。
ビジネスチャットはメールと比較するとセキュリティが優れている
ビジネスチャットの場合、メールよりもセキュリティが優れているといわれています。運営者側がセキュリティ対策をしているのはもちろん、誤送信が起こりにくい仕組みになっている点もポイントです。
メールの場合、アドレスを直接入力したり、アドレス帳から連絡したりすることがほとんどでしょう。アドレスを入力する際に、間違えてしまったり同じ名字の別の人に送ってしまうなど、誤送信が起こりやすくなります。取引先を間違えるなどといった誤送信してしまえば、情報漏えいにつながってしまいます。
一方でビジネスチャットは、リストから連絡する相手を選びます。アイコンを自分で設定することができるため、誰が誰だか分かりやすいのが特徴です。誤送信しにくいように作られているので、うっかりミスを減らすことができるでしょう。
Web会議ツールはよりセキュリティを高めておくことがおすすめ
Web会議ツールもビジネスチャット同様に運営者側でセキュリティ対策を行っています。
だからといってセキュリティ対策を怠ると、危険にさらされることもあるため、油断はできません。
ビジネスチャットもWeb会議ツールも、運営側でセキュリティ対策はされていて安全です。しかし、運営者側がセキュリティ対策をしているからといって、利用者側のセキュリティ対策はしなくても良いというわけではありません。万が一のことを考えて、利用者側もセキュリティ対策を行うのが賢明です。
無料で使えるビジネスチャットはこちらで紹介しています。
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起こりうるセキュリティリスクとは
ビジネスチャットやWeb会議ツールは、運営側でセキュリティ対策を行っているため、比較的安心してお使いいただくことが可能です。
しかし、完全にリスクを防げるというわけではなく、起こりうるセキュリティリスクもあります。ここでは、起こりうるセキュリティリスクを見ていきましょう。
不正アクセスによるのぞき見や盗み聞き
まず、セキュリティリスクとして考えられるのは、第三者による不正アクセスからののぞき見や盗み聞きが挙げられます。インターネットを通じて、会議の内容を盗み聞きされたり、添付したデータなどがのぞき見されたりするリスクがあります。重要な情報が漏えいしてしまう危険性があります。
不正アクセスによるものだけではなく、カフェなどの公共の場で会議をしていれば、物理的にのぞき見や盗み聞きをされてしまう恐れもあります。
アカウントの流出や乗っ取り被害
アカウントの流出や乗っ取りの被害にも気をつけなければなりません。社員が外出先に持ち出すことで、紛失してしまったり盗難に遭ったりすることもあるかもしれません。
第三者に端末が渡ることで、中に保存されているデータはもちろん、ビジネスチャットの情報やWeb会議システムのアカウント情報が知られてしまう恐れがあります。
実際にWeb会議ツールが狙われた事例
「ビデオ爆撃」といった代表的なWeb会議ツールであるZoomへの不正アクセスによる攻撃があります。これは、Web会議に不正に参加し、悪意のある動画や画像を共有して攻撃するのが特徴です。Zoomは、会議室のURLが分かってしまえば、誰でも参加できてしまいます。そのため、高度な知識がなくても攻撃できることから、ちょっとしたいたずらで行う人もいるそうです。
実際に、大学の新入生ガイダンスで第三者によるビデオ爆撃が行われた事例があります。Web会議を開設する際は、パスワードを設定するなどして第三者が入れないよう対策する必要があります。また、セキュリティ対策がしっかりと行われているWeb会議ツールを選ぶことも大切です。
他にも、Zoomになりすました事例もあります。偽物のZoomサイトがあり、ユーザーがそのサイトからソフトウェアをダウンロードするとセキュリティ警告と電話番号が表示されます。その電話番号に電話をするとサポート料を請求されるという被害が発生しています。
正規のクライアントは、そういったサポート料を請求することはありません。Zoomに限らず、ソフトウェアをダウンロードする際は、正規のサイトかどうかを確認するようにしましょう。
さらにセキュリティ対策を高めるには
不正アクセスなどの被害から守るには、さらにセキュリティ対策を高める必要があります。
セキュリティ対策を高めるには、利用者側でも対策を行うのが一番です。ここでは、利用者側が行いたいセキュリティ対策についてご紹介します。
セキュリティ対策ソフトを導入する
まずは、セキュリティ対策の基本ともいえる、セキュリティ対策ソフトの導入を行いましょう。Windowsをお使いの場合、すでにWindows Defenderといったセキュリティ対策用のアプリが入っています。ただ、これは必要最低限のみの対策を行ってくれます。そのため、ビジネスでお使いの場合は、別途最新のウイルスやマルウエアに対応したセキュリティ対策ソフトの導入をおすすめします。
信頼できるビジネスチャット・Web会議ツールを利用する
パソコンへのセキュリティ対策はもちろん、利用するツールも信頼できるものを選ぶことが大切です。例えば、多くの企業で採用されていて実績が証明されている、ツールを運用している環境・セキュリティ対策をオープンにしている、など運用がしっかりしているか、チェックすると良いでしょう。
また、無料版ではなく有料版の方が、高度なセキュリティ対策が実施されていることがあります。無料版ではなく有料版を使うのもセキュリティ対策の1つです。
利用場所に注意する
カフェなどでは、無料のWi-Fiが使えることもあり、利用する方もいるでしょう。ただ、無料のWi-Fiは、暗号化されていないこともあります。誰もが利用できるため、不正アクセスのリスクが高くなります。
また、周囲の人に会議の内容を盗み聞きや盗み見されてしまわないように利用環境にも配慮が必要です。オフィスであれば会議室の利用や、外部であればWeb会議専用のブースの利用を促すようにしましょう。また、フリーWi-Fiの使用は控えるように社員に呼びかけることも大切です。
会議用のURLの使い回しは避ける
Web会議は、会議室を開設するごとに新規のURLを生成しましょう。使いまわしていると、不正アクセスにつながる恐れがあります。毎回ランダムでURLを生成することで、不正アクセスへの対策が可能です。また、参加者以外の人にURLを通知するのは避けるようにしましょう。
アクセスできるIPアドレスを限定させる
Web会議ツールにアクセスできるIPアドレスを限定させることも、不正アクセス対策になります。IPアドレスは、インターネットに接続した端末に対して、ルーターなどから割り当てられる番号のことです。万が一、アカウントを乗っ取られてもIPアドレスを限定させておくことで登録されていないIPアドレスからのアクセスは拒否することができます。社内だけで利用できるプライベートIPアドレスを設定しておくと安心です。
IDやパスワードの使い回しを避ける
退職者が使っていたIDとパスワードを使い回すのは避けましょう。IDとパスワードを使い回すと、退職した社員も安易にアクセスできてしまいます。退職者のIDとパスワードは、削除して、新入社員には新しく割り振るようにしましょう。
システムはこまめにアップデートする
システムになんらかの脆弱性が見つかったり、セキュリティを強化するためにアップデートされます。新しくアップデートされた場合は案内されるため、必ず案内に沿ってアップデートするようにしましょう。面倒だからといって後回しにしてしまうと、不正アクセスに遭ってしまう可能性があります。すぐに対応するよう心掛けましょう。
端末にロックをかけておく
オフィス外でもパソコンを持ち歩く機会が増えてきています。紛失や盗難による情報漏えいを防止するため、端末には必ずパスワードロックをかけるようにしましょう。
また、もしものときのことを考え、遠隔からデータの消去が可能なリモートワイプを利用するのも紛失や盗難による情報漏えいへの対策となります。
重要なデータはできる限り、サーバーに保存しない
大切なデータは、サーバーに保存しないことも大切です。サーバーに保存することで、誰でも閲覧できてしまうことも。大事な資料やデータは、会議終了後はサーバーから消すようにしましょう。また、データの閲覧には会議参加者以外が見られないようにアクセス制限をしたり、パスワードを設定したりすると安心です。
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まとめ
今回は、ビジネスチャットやWeb会議ツールの安全性についてご紹介しました。
運営側も安全に利用できるようセキュリティを強化しています。しかし、不正アクセスやアカウントの乗っ取りなどの被害は完全に否定できるものではありません。もしものときを考えて、セキュリティ対策を万全にしておくことをおすすめします。
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