Office 365が期限切れに。早めに更新かデータ移行しよう

2020/03/16 Office365
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Office 365はパッケージ型と異なり、有効期限があります。

有効期限が切れた場合に、現在利用しているOfficeアプリやサービスの利用環境や、アプリによって作成したデータ等がどうなっていくのかを見ていきましょう。

Office 365が有効期限切れになるタイミング

Office 365が有効期限切れになるタイミング
Office 365製品が有効期限になるタイミングは決まっています。有効期限切れになるタイミングや条件についてまずは確認していきましょう。

サブスクリプション期間が終了

Office 365はサブスクリプション型のサービスに該当します。サブスクリプション型とは、利用期限に応じた金額を支払う仕組みのことで、Office 365の場合は1カ月、あるいは1年ごとに更新しなければなりません。

サブスクリプション期間が切れた場合、有効期限切れとなり、Officeアプリの利用制限や、提携サービスが利用できなくなるといった制限が発生します。

それまでにファイル整理などを行わなければなりません。

自動更新をしていない

Office 365の契約は、自動更新をするように設定することができます。自動更新であれば期間が迫ればユーザーの操作なく契約を更新してくれますが、これが手動になっている場合は有効期限までに何もしなければ契約切れになるのです。

ただし、手動更新にしていると更新期間が迫るとOfficeソフトを起動するたびに有効期間について告知されるため、自動更新への切り替え忘れによって有効期限切れになるケースはあまりないでしょう。

Office 365で利用したアプリやファイルはどうなる?

利用したアプリやファイルはどうなる?
Office 365の有効期限が切れた後に、これまで利用してきたアプリや、作成したファイルがどうなるのかを解説します。

Wordなどアプリケーションは使えなくなる

有効期限が切れて一定期間が経過すると、Office 365で利用していたアプリであるWordやExcel、PowerPointなどは『機能制限モード』となって、大幅な制限がかかります

機能制限モード中は、新規ファイルの作成や編集は不可能になり、ファイルの閲覧や印刷のみの機能となります。契約期間中のようにバージョンが更新されることもありません。

データは削除される前に保存が必要

実はOfficeアプリで作成した作成したデータは、マイクロソフト側でおよそ90日間でほど保存されているのですが、それを過ぎるとデータは削除されます。

ローカルファイルにまでアクセスが及んでデータが削除されるといったことはありませんが、万一に備えて、顧客情報などの重要なデータのバックアップを取っておきましょう。

OneDriveの容量が減る

OneDriveは、Office 365を利用している場合、その容量はプランによって1TB、あるいは無制限にまで増加します。

Office 365の有効期限が過ぎると、本来の無課金で利用できる5GBまで容量が制限されてしまうのです。

この場合、増加分のデータが削除されることはありませんが、5GB以下にまでデータを削除するまでOneDriveの利用に制限がかけられます。

Office 365の利用を停止する場合、あらかじめデータの移行をしておきましょう。

Office 365の期限切れを避ける方法

期限切れを避ける方法
Office 365の期限が切れてしまうと、これまで解説してきたように様々な機能に制限がかかり、業務に支障をきたす可能性があります。そうならないように、期限切れを避ける手段について見ていきましょう。

サブスクリプションを自動更新にする

サブスクリプションを自動更新にしておけば、更新忘れなどの人為ミスを防止できます。方法について見ていきましょう。

法人プランの場合、管理者が自動更新設定を行う必要があります。まずは『管理センター』へアクセスして『サブスクリプション』のページに移動してください。

更新を行うサブスクリプションを選択して自動更新をオンに切り替えます。手動更新の場合、期限の日付が表示されていますので、これが表示されなくなっていれば設定完了です。

期限の連絡メールをチェックする

期限が迫ってくると、登録しているメールアドレスにその旨が通知されます。前述したように、Officeアプリを立ち上げても同じように期限が近いことが通知され、日付がカウントダウンされるのでチェックしてください。

メールやアプリ通知のどこかに、契約を更新するページに移動するURLが表示されているので、それをクリックすることで、更新手続きを行う画面にジャンプすることができます。

まとめ

Office 365は有効期限が迫ってくると、メールやアプリにより通知されるようになっています。継続利用を考えている場合、自動更新にしておくとこれらの通知は表れませんし、更新手続きも不要です。

有効期限が切れた場合、Officeアプリが利用できなくなる、OneDriveのストレージ容量が減るといった利用制限がかかります。

そうなる前に、データを移動しておく必要があるため、万が一更新をしない場合、社員にその旨を通知し、事前準備を行っておきましょう。

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クラウドインフォボックス編集部

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