WEB会議でプライバシーを守る！バーチャル背景の活用について
2022/02/03 テレワーク
多くの企業がテレワークを実施しています。そこで便利なシステムとして、WEB会議システムが使われています。インターネットが利用できれば、カメラを通じて打ち合わせができるシステムです。オフィスや自宅、コワーキングスペースなど、どこにいても会議ができることから、利用者が増えてきています。
ここで問題になっているのが、プライバシー保護についてです。WEBカメラを利用することで自宅が映ることもあり、プライバシーの保護に問題があるのではないかとされています。
この記事では、WEB会議におけるプライバシーについてご紹介します。
WEB会議で自宅が映ることに抵抗がある
WEB会議で自宅が映ることに抵抗のある社員は多いといわれています。
また、自宅を映すことを社員に強要することは、ハラスメントと捉えられることも。今後ともテレワークをしたいと考えている社員が、ストレスなく仕事ができるようにプライバシーを守っていかなければなりません。
WEB会議でプライバシーを守るには
では、WEB会議で自宅のプライバシーを守るにはどうしたら良いのでしょうか。いくつか方法があります。
背景が壁になるような場所を選択する
まずは、背景が壁になるような場所を選択することが1つの方法です。壁を背景にすることで、部屋が映ることがなく、一番簡単に自宅を隠すことができます。
パーテーションなどを活用する
背景を壁にすることが難しい場合、パーテーションやカーテンを利用して背景を隠す方法もあります。最近では、自宅でWEB会議をする際に活用できる室内用のテントも販売されています。
バーチャル背景を活用する
パーテーションなどを物理的なものを用意する場合、余裕のあるスペースが必要になることも。また、購入するのにコストがかかるデメリットもあります。
そこでおすすめなのが、バーチャル背景の活用です。WEB会議システムでは、背景をバーチャルにして、隠すことが可能です。グリーンバックなどは必要なく、設定するだけなので簡単に利用できます。
背景の変更方法などを共有しておく
自宅やオフィスの背景を隠すことは、制限しないようにします。また、部屋を映すよう強要することはハラスメントにあたる可能性があることや、バーチャル背景の活用方法を従業員に共有しておくようにしましょう。
他にも、社内ミーティングや社員同士でのちょっとしたやり取りのみであれば、はじめからカメラをオフにして、音声だけにするという選択肢もあります。
各WEB会議システムのバーチャル背景の設定方法
ほとんどの会議システムで、バーチャル背景を設定することができます。ここでは、各WEB会議システムの背景設定方法を見ていきましょう。
Teams
【会議前に設定する方法】
会議に参加する前、ビデオと音声の設定画面が開きます。設定画面の下にある「背景フィルター」をクリック。すると画面右側に背景オプションが表示されるので、背景にしたいフィルターを選択します。デフォルトの画像を使うこともできれば、背景をぼかすだけにすることもできます。また、画像を取り込んでオリジナルの画像を背景にすることも可能です。
【会議中に設定する方法】
会議中にバーチャル背景を設定する場合は、会議コントロール（音声などを調節するところ）から「…」をクリック。そこから「背景効果を適用する」を選択し、適用したい背景を選択すれば設定完了です。
Zoom
【会議前に設定する方法】
はじめに、初期設定としてバーチャル背景の設定が有効になっているか確認します。確認方法は、まずはZoomにログイン。さらにマイアカウントから個人設定を選択。そこから「ミーティングにて（詳細）」の下にある「イメージバーチャル背景」をオンにしておきます。
次は、背景の設定方法です。アプリを立ち上げ、ログインします。画面右上にある歯車のアイコンの「設定」をクリック。設定画面が開いたら、サイドバーの「バーチャル背景」を選択。背景の画像を選ぶことができ、会議の前にバーチャル背景を設定しておくことができます。
【会議中に設定する方法】
会議中に背景を設定する場合は、「ビデオの停止」の横にある矢印をクリックし、メニューを開きます。次に「バーチャル背景を選択」をクリック。設定画面が開くので、そこから背景を設定することが可能です。
Google meets
【会議前に設定する方法】
会議開始をクリック。参加ボタンを押す前に、画面右下にある「ビジュアルエフェクトを適用」アイコンをクリックします。すると右側に背景の設定が表示されるので、利用したい背景を選択します。デフォルトの背景もあれば、ぼかしもあります。また、画像をアップロードすれば、自身で用意した画像を背景として使用することができます。
【会議中に設定する方法】
Google meetsで会議中にバーチャル背景を設定する場合、画面下にある「︙」のアイコンをクリック。「ビジュアルエフェクトを適用」を選択。画面右側に、背景一覧が出てくるので、設定したい背景を選べば設定完了です。
おすすめのバーチャル背景
背景をぼかしたりデフォルトの背景を使ったりするのも良いですが、画像データを取り込んで背景に設定することができるため、オリジナルの背景を使うのもおすすめです。
ここでは、バーチャル背景におすすめの画像を紹介します。
企業のロゴ・カラーを使った背景
企業名のロゴやカラーを使った背景（画像）の利用がおすすめです。取引先など外部の方とWeb会議をする際やウェビナーを実施する際、企業のロゴが目に入るため、ブランド効果が自然とアップします。背景を隠すだけではなく、こうした「広告」として、バーチャル背景を使うこともできます。
【画像要件】
Zoomは1280×720 ピクセル以上を推奨
Teamsは、画像のアスペクト比が 16:9 で解像度が 1920 x 1080 以上を推奨
Google meetsは解像度 1920×1080 ピクセル、16MB以下を推奨
背景を制作する際は、各Web会議システムが推奨している画像要件に合わせて制作しましょう。
企業サイトのQRコードを埋め込んだ背景
企業のロゴだけではなく、企業サイトへ誘導できるQRコードの設置するのも1つの手段です。ウェビナーや商談などでサイトQRコードが埋め込まれた背景を使うことで、スムーズにサイトへ誘導することができます。
名刺のようなデザインの背景
名刺のようなデザインにして、名刺代わりにすることもできます。背景を隠してくれるのはもちろん、会話の糸口になりコミュニケーションの活性化にもつながるでしょう。相手からすると、名前や役職などが覚えやすいというメリットもあります。
着ている服と同じ色の背景は避ける
背景と同じ色の服を着てしまうと、服の部分も背景と認識され、透過されてしまうことがあります。着ている服と同じ色の背景の利用は避けるか、背景の色と被らない服を選ぶなどして対策するようにしましょう。
姉妹サイトではテレワーク支援サービスについて詳しくご案内させて頂いております。テレワークについてもっと具体的に知りたい方は併せて確認して頂けますと幸いです。
まとめ
今回は、WEB会議のプライバシーのことや、バーチャル背景の設定方法などについてご紹介しました。
テレワークや在宅勤務は通勤時間の削減や効率化、感染症対策などさまざまなメリットがあります。しかし、Webカメラを利用する際は、プライバシーを保護することも大切です。
部屋を映すよう強要することは避け、バーチャル背景の使用を促すようにしましょう。
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