フリーアドレスのメリットは？フリーアドレスが向いている企業

近年、新たなオフィスレイアウトとして、フリーアドレスという手段を取る企業が増えてきています。フリーアドレスは、固定席を設けないオフィスレイアウトのこと。働き方改革やテレワークの促進により、新しいオフィスのあり方が求められています。その1つとしてフリーアドレスが取り入れられているのです。

しかし、フリーアドレスとはどのようなオフィスレイアウトのことを指すのか、しっかりと把握できていない方もいるかもしれません。

そこで、この記事ではフリーアドレスの概要やメリット・デメリットを解説します。

フリーアドレスについて

これまでのオフィスの座席は、社員一人ひとりに固定で席が割り振られていました。

フリーアドレスは、従来のように固定席は設けず、自由に席を選んで作業するオフィスレイアウトのことです。

フリーアドレスを導入するメリット・デメリット

まずは、フリーアドレスのメリット・デメリットから見ていきましょう。

席を自由にするメリットは？

・部署を超えたコミュニケーションの機会の増加
・チームの編成がしやすくなる
・スペースの活用に期待できる、省スペース化の推進
・オフィスのクリーン化の促進につながる
・ソーシャルディスタンスを保つことができる

まず、メリットとして挙げられるのが、社内コミュニケーションの活性化です。社員が自由に席を決めて作業することができるため、部門・部署を問わずに話す機会ができます。また、フリーアドレスは仕切りのないオープンなレイアウトのため、さまざまな人とコミュニケーションを取ることができるでしょう。

思わぬところから、これまでになかったコラボレーションが生まれることもあるかもしれません。

フリーアドレスは、オフィススペースを有効活用できるのもメリットとして挙げられます。在席率が低い場合は、全員の座席を用意する必要がありません。そのため、オフィスの省スペース化にもつながります。空いたスペースは打ち合わせスペースや休憩スペースとして利用することも可能です。

また、固定席の場合は私物を保管したり資料を置いたりと、ごちゃごちゃしがちになります。フリーアドレスにすると、共有スペースとなるため、私物を置きっぱなしすることができません。業務終了後は必然的に片付けるようになるので、オフィスのクリーン化につながります。

近年は、感染症防止のためにソーシャルディスタンスを保つことが増えてきました。オフィス内でのソーシャルディスタンスを意識している企業も多いはずです。

フリーアドレスの場合、席が自由なのでソーシャルディスタンスを保つことができます。冬になると、風邪などが流行することもあるので、いつでもソーシャルディスタンスを取れるフリーアドレスは感染症防止対策として有効です。

席を自由にするデメリット

・社員の居場所が把握しにくくなる
・集中しにくいと感じる人もいる
・導入コストがかかるケースも

席がバラバラになることで、社員の居場所が把握しにくくなることも。コミュニケーションを取る際に、情報共有がうまくできず、すれ違ってしまう恐れがあります。

フリーアドレスは、固定席よりもオープンな空間になります。人との距離が近くなることも。そのため、人によっては集中できないと感じてしまうことがあります。

また、環境が整っていない場合、環境整備のためにコストがかかる場合があります。

フリーアドレスを導入する上でのポイント

フリーアドレスにはメリットもありますが、デメリットもあります。そのデメリットを解決しつつも、フリーアドレスを導入する際は、ポイントがあります。

ノートパソコンが必要

フリーアドレスの場合、ノートパソコンの利用が便利です。デスクトップを利用している場合は、ノートパソコンを用意する必要があります。

ロッカーを用意しておくと良い

常に荷物を持ち歩くとなると、社員の負担が大きくなってしまいます。そのため、私物やコートなどを入れておくことができるロッカーがあると便利です。

仕切ったスペースの用意

集中したスペースがほしい方に向けて、集中できるようパーテーションなどで仕切ったスペースを用意すると良いでしょう。

ルールを決めておく

フリーアドレスを導入する際に、ルールを設けておくことが大切です。「デスクに私物を置きっぱなしにしない」「私物はロッカーで管理する」など、全員が快適に、かつストレスにならないような運用ルールを作ると良いでしょう。

全部ではなく、一部だけフリーアドレスにするのもおすすめ

全体的にフリーアドレスにするのではなく、一部をフリーアドレスにする手段もあります。例えば、営業部署であれば人の出入りが多いため、固定席よりもフリーアドレスのほうが適切なケースがあります。物理的に移動することが多い部署で活用することでメリットを感じられるはずです。

ペーパーレスを進める

紙の資料を使うことが多く、フリーアドレスにすることでいちいち持ち歩くのが面倒…と感じる方もいます。そういった面倒なことをなくすために、ペーパーレス化を考えましょう。資料をデジタル化させることで荷物が少なくなり、フリーアドレスへの抵抗が少なくなっていくはずです。

ビジネスチャットなどのツールが必要

居場所を確認したり、すぐに連絡が取れるようにするためには、ツールを活用する必要があります。ビジネスチャットはもちろん、仮想オフィスツールの導入がおすすめ。仮想オフィスツールは、インターネット内に仮想のオフィスを構築したツールのことです。

フリーアドレスが向いている企業

フリーアドレスの導入に向いている企業・職種の特徴をご紹介します。

テレワークを導入しオフィスに出社する人が減った

メリットでもご紹介した通り、フリーアドレスの導入は、省スペース化に期待できます。

テレワークを導入していて、出社している人数が少なく、オフィススペースが余っている状態ならフリーアドレス化がおすすめです。

営業活動により社員の外出が多い

営業活動などにより社員の外出が多く、在席率が低いならフリーアドレスの活用がおすすめです。モバイルワークも活用しているなら、固定席よりもフリーアドレスにして自由にしたほうが、効率が良いでしょう。

フリーアドレスに向かない企業

すべての企業がフリーアドレスを導入できるというわけではありません。中には、固定席のほうが、業務効率が良い場合もあります。ここでは、フリーアドレスに向いていない企業・職種をご紹介します。

ペーパーレスの導入が難しい

フリーアドレスは、ペーパーレス化の促進が重要です。ペーパーレスをさせることが困難な場合は、向かない場合があります。

機密情報や個人情報を扱うことがある

機密情報や個人情報は、安易に持ち出したり移動させたりすることができません。そのため、機密情報や個人情報を取り扱っている場合、フリーアドレスのように席を固定しないスタイルは向いていないといわれています。

在席率が高い

デスクワークが中心の場合は、在席率が高い傾向にあります。在席率が高い場合は、固定席のほうが効率よく働けるでしょう。専用のデスクトップパソコンを利用して、作業をするクリエイターなども固定席のほうが向いています。

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まとめ

今回は、フリーアドレスについてご紹介しました。

フリーアドレスは、コミュニケーションが取りやすかったりスペースを有効活用しやすかったり、オフィスのクリーン化につながるなどのメリットがあります。デメリットもありますが、事前に対策をすることで対策することが可能です。

フリーアドレスは、感染症拡大防止にもつながります。オフィスの省スペース化を考えているのであれば、フリーアドレスの導入も検討してみてはいかがでしょうか。

株式会社ハイパー｜マーケティング部

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