クラウド型会計ソフトとは？メリット・デメリットまとめ
2024/07/09 クラウド
クラウド型会計ソフトとは？
今までの社内PCにインストールを行う会計ソフトとは異なり、会計データをクラウド上に保存するクラウド型会計ソフトが増えています。データを社内PCに保持するのではなく、インターネットを通じてクラウド上に会計データを保存、編集などが行えるクラウド型会計ソフトは既存の会計ソフトと大きく異なるメリットや、注意しておきたいデメリットなどがそれぞれあります。
今回はクラウド会計ソフトを利用する際のメリットやデメリット、実際に導入する際に注意すべきポイントなどをお伝えします。
クラウド型会計ソフトのメリット
まず最初に、クラウド型会計ソフトのメリットをお伝えします。クラウド化する事で既存の会計ソフトとは大きく異なるメリットがクラウド型会計ソフトの特徴と言えるでしょう。
会計ソフトをインストールする必要がない
既存の会計ソフトは各担当者が利用するPC端末にインストールを行う必要がありました。これは「インストールした端末でしか会計処理を行う事が出来ない」といったデメリットが存在していました。
それに対してクラウド型の会計ソフトであればPCにインストールする必要がなく、インターネットを通じてクラウド上にアクセスする事が可能となります。
様々な端末で、どこからでもアクセスできる
既存の会計ソフトとは異なり、PC端末にインストールするのではなくクラウド上にアクセスして利用するという事は、スマートフォン端末やタブレットも含めて、様々な端末から会計作業を行えるという事になります。
またそれは、社内ではなく自宅や移動中も会計作業を行うことが出来るので昨今のハイブリッドワーク（テレワークと出社業務を組み合わせた新しい働き方）でも、障害がなく会計作業を行えることに繋がります。
常に最新のバージョンで利用出来る
インターネットを通じて、クラウド上にあるシステムを利用するという事にはほかにもメリットが存在します。既存のインストールタイプの会計ソフトでは、システム自体に障害やバグがあった時や税法が改正された際に、新しいバージョンをインストール（更新）する必要がありました。
クラウド上にある会計ソフトであれば、常に会計ソフト側でアップロードが行われ最新の状態を保った状態で利用者側はアクセスし利用する事が出来るので、煩わしいアップデート作業などがありません。
社内におけるセキュリティから解放される
今までのインストール型会計ソフトでは、会計データが外部に漏洩しないようセキュリティの観点から様々な対策を行う必要がありました。
ところが、クラウド型会計ソフトでは会計データが社内PCに常にあるわけではないので（バックアップや社内PCにダウンロードした場合は除く）インストール型会計ソフトに比べればセキュリティについて考慮するケースが少なくなります。
クラウド型会計ソフトのデメリット
既存のインストール型会計ソフトに比べてメリットが多くあるクラウド型会計ソフトですが、デメリットや注意点も少なからず存在します。ここではクラウド型会計ソフトを検討する際に認識すべきクラウド型会計ソフトのデメリットをお伝えします。
インターネット環境が不可欠
インストール型会計ソフトと決定的に異なるのが「インターネットを通じてクラウド上に保存されている会計データにアクセスする」といった点です。これはつまり、インターネット環境がないとアクセスすることが出来ず、作業を行う事が出来ません。
インストール型会計ソフトよりコストが高い場合も
インストール型会計ソフトの多くはいわゆる「買取型」であることに対してクラウド型会計ソフトは「月額コスト型」であることが多いため、長期間利用する場合はインストール型会計ソフトに比べてコストが多く掛かるケースがあります。
また、システム利用料金だけでなくクラウド上にアクセスする際のインターネット環境利用料金（通信費）なども別途発生します。
処理速度が遅い場合も
クラウド上にある会計データにアクセス、編集を行うという事はインターネットのデータ通信速度によっては、作業速度が遅い場合も見られます。また、会計ソフトに対して契約者からのアクセスが集中する時期・期間でも処理速度が遅くなることも。
このように自社環境・クラウド会計ソフト側双方での状態によって処理速度が遅くなるケースがあることを予め認識しておくと良いでしょう。
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クラウド型会計ソフト導入時の注意点はある？
メリット・デメリットそれぞれを認識した上で、クラウド型会計ソフトを導入に失敗した、ということがないようにクラウド型会計ソフトを導入する際に注意すべき点をいくつかお伝えします。
クラウド型という性質から権限設定を忘れないこと
クラウド型会計ソフトはお伝えした通り、どこでも・どの端末でも会計情報にアクセスし編集する事が出来ます。これはつまりアクセス情報を知っているスタッフであればだれでも会計データを閲覧することや編集、ダウンロードすることが出来る事といえるでしょう。
ここで気を付けたいことは、データの漏洩を防ぐために責任者には管理者権限を設定し、その他のメンバーには入力しか出来ない権限を予め設定するなど「1つのデータを複数人で編集する」といったクラウド型会計ソフトの特性に備えた考えを必ず持つようにすることです。
税理士・会計事務所への確認を忘れずに
企業における会計処理を税理士事務所や会計事務所に依頼しているような場合は、担当する税理士や会計士にクラウド型会計ソフトの運用で問題ないか必ず確認するようにしましょう。
担当者が対応する事が難しい、といったような事が導入後に判明した際はせっかく社内で導入を進めていたとしてもその計画が頓挫してしまうケースも。クラウド会計ソフト導入時は関係各所それぞれに確認をまず行う事が鉄則です。
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おわりに
ICT（情報通信技術）は様々な分野に広がり、企業における会計処理も例外ではありません。クラウド上に保存されることでより便利に利用できるのはもちろんですが、デメリットや導入時の注意点を把握して導入の検討を行うのがおすすめです。
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