クラウドストレージサービスを利用するメリット・デメリットは？

2020/07/17 クラウド

データの管理や保存には、クラウドストレージサービスの利用がおすすめです。

インターネットがつながる環境であれば利用できるので、テレワーク（在宅勤務）導入の際にも役立ちます。そのため、導入を検討している企業もいらっしゃるかもしれません。とはいえ、導入には不安もありますよね。

そこで今回は、クラウドストレージサービスを利用するメリットとデメリットをご紹介します。デメリットを解消して利用する方法も見ていきましょう。

クラウドストレージサービスについて

クラウドストレージサービスとは、インターネット上にファイルを保存・共有できるツールのこと。通常、ファイルを保存するときは、ローカルまたは共有サーバーなどでしょう。共有する場合は、共有サーバーの他に、メールを利用しているのではないでしょうか。USBやHDDなどの外付け機器を利用している場合もあるかもしれません。

クラウドストレージサービスは、容量が無制限で利用できるものもあるので、大量のデータを保存可能です。また、インターネット上でファイルを共有できるので、メールの文章を打って送る…という工程が減ります。

クラウドストレージサービスを利用するメリット

まずは、クラウドストレージサービスを利用するメリットから見ていきましょう。

共同作業が楽になる

資料を作る際に、他の社員と協力して作成するという場合もあるでしょう。しかし、ファイルを共有するためにメールを利用していると手間がかかってしまいます。クラウドストレージサービスは、複数人で同時に編集することができるため、共同作業が楽になります。

ログが残る

いつ・誰がファイルを編集したのか、ダウンロードしたのかなどをログとして記録に残ります。問題が起こった際も、ログをたどっていけるので、便利です。

コストを抑えられる

共有サーバーを管理するとなると、セキュリティの保護なども行わなければならず、コストがかかります。クラウドストレージサービスは、自社でサーバーを管理や運用が必要なくなるので、負担を減らすことが可能です。

テレワーク（在宅勤務）にも対応できる

インターネットがつながれば、クラウドストレージサービスを利用できるため、テレワークや在宅勤務などオフィスとは離れた場所で働くことも可能です。

クラウドストレージサービスを利用するデメリット

クラウドストレージサービスは、メリットが多いですが、デメリットもあります。ここでは、デメリットを見ていきましょう。

セキュリティリスクの向上

複数人とデータを共有したり、インターネット上でデータを保管したりするため、情報漏えいやウイルス感染によるリスクが高まってしまう可能性があります。

どのクラウドストレージサービスもセキュリティの強度は高いですが、不安定な部分があるのは確かです。

カスタマイズができない

クラウドサービスのため、ほとんどサービスがパッケージ化されています。カスタマイズは、ほとんどできないため、自社とマッチするサービスを探す必要があります。

システム障害が起こった際は復旧まで待つ必要がある

自社で管理している場合、トラブルが起こった際はすぐに担当者が対応にあたれます。

しかし、クラウドストレージサービスは、自社で管理しているわけではないため、システム障害が起こった際は、ベンダーの対応を待つ必要があります。クラウドサービスは、ベンダーに依存してしまう部分がデメリットといえます。

デメリットをカバーさせるには

自社にあったサービスを利用する

カスタマイズすることができないため、自社にあったサービスの利用が重要です。クラウドストレージサービスを利用する目的をしっかりと決めて、サービスを選びましょう。

とにかく容量を重視するのか、他のアプリとの連携を重視するのかなど、目的を決めることで、ミスマッチを防ぐことができます。

重要なデータは使い分ける

個人情報や社外秘の情報など、重要なデータは管理方法を分けるのが賢明です。その分、手間がかかってしまいますが、情報漏えいによる信用が欠落してしまうよりも良いでしょう。

ID・パスワードの管理には気をつける

情報漏えいなどのトラブルを防止するには、ID・パスワードの適切な管理も大切です。退職者のIDとパスワードは破棄する、定期的にパスワードを変更するなど対処しましょう。また、従業員にセキュリティ意識を持ってもらうよう、運用ルールを共有しておくことも大切です。

代表的なクラウドストレージサービス

OneDrive

Microsoftが提供しているストレージサービスです。Office 365を利用している場合は、1TBまたは無制限で利用できます（プランによって異なります）。Officeアプリとも連携できるため、Officeを利用している方は使いやすいでしょう。また、OneDriveはWindows10に標準装備されています。

Dropbox

ストレージサービスに特化したDropbox。世界を代表するストレージサービスで、日本でも数多くの企業で利用されています。ビジネス版（有料）であれば、容量も無制限で利用できるので、大量のデータを保存するには最適です。また、ログ監視機能や有効期限機能などが備わっていて、セキュリティ面もしっかりしています。

まとめ

今回は、クラウドストレージサービスのメリット・デメリットをご紹介しました。

クラウドストレージサービスは、オフィスとは離れた場所でも、ファイルの保存や共有が可能です。業務効率化につなげる大事なツールともいえますので、ぜひ導入を検討してみてください。