Web会議システムとは?Web会議に必要な設備をご紹介

2020/03/19 業務効率化
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インフルエンザや新型コロナウイルスなど感染病の拡大防止、業務改善などによりリモートワーク(在宅勤務)が普及し始めています。

その影響から、リモートワークに役立つビジネスチャットや、その他のクラウドサービスなどに注目が集まっています。中でも、Web会議ツールは、コミュニケーションを図ることができるため、重要なツールです。

今回は、リモートワーク(在宅勤務)で役立つWeb会議についてご紹介します。

Web会議システムとは

Web会議システムとは
Web会議システムとは、インターネットを通じて、音声や映像などで会議や打ち合わせを行うことです。

テレビ会議もありますが、テレビ会議とWeb会議は接続方法が異なります。テレビ電話は、電話回線同士がつながることで連絡できるようになります。Web会議は、インターネットを利用し、サーバーを介して連絡する仕組みです。

Web会議システムのメリット・デメリット

Web会議システムには、メリットはあるのでしょうか。ここでは、Web会議のメリットとデメリットをご紹介します。

Web会議のメリット

移動時間やコストをカットできる

Web会議を利用することで、訪問や来社対応をする必要がなくなります。その分の交通費はカットできますし、移動時間もなくなります。スキマ時間を利用して、他の業務を行うことや余裕を持って資料を準備するなど、業務の効率化が可能です。

コミュニケーションの活性化

リモートワーク(在宅勤務)で懸念されているのが、コミュニケーション不足。メールやチャットだけでは、難しい部分もあります。Web会議を利用することで、対面でコミュニケーションを取ることと近い状態で会話ができるので、コミュニケーションの活性化につながります。

Web会議のデメリット

通信状況に左右される

Web会議はインターネット回線を利用します。そのため、回線や通信状況に左右されることも。通信状況が悪い状態だと会議が進まないことも。

ただ、最近は回線の高速化が進んでいることもあり、このデメリットは解消されつつあります。

情報漏えいのリスクが高まる

インターネット上で会議を行うため、不正アクセスによる資料や会議内容の情報流出、在宅でWeb会議をする場合は家族などに情報が漏えいしてしまうリスクがあります。

複数人での会議には向かないことも

複数人対複数人でWeb会議を行う場合には、向いていないこともあります。複数人で行うときは、テレビ電話の利用がおすすめです。

Web会議に必要なものは?

Web会議に必要なものは?
Web会議はネットがつながっていればOKというわけではなく、機材など準備が必要になることもあります。一度確認しておきましょう。

まずはWeb会議システムを導入する

Web会議を始めるには、専用のソフトウェアを導入する必要があります。最近は、ビジネスチャットに付属されているケースもあります。

自席や在宅で行う場合

Webカメラ

webカメラ
映像でやりとりする場合は、Webカメラが必要です。ノートパソコンにWebカメラが内蔵している場合もあります。

スピーカー・マイク

マイクは、Webカメラに付属しているものもありますが、音質にこだわりたい場合は用意しておくと良いでしょう。スピーカーは、イヤホンやヘッドセットでもOK。最近はマイク付きのイヤホンやヘッドセットがあるので、そちらを利用するのも良いでしょう。

会議室などを利用して複数人で行う場合

Webカメラ

複数人で利用する場合は、リモコンで操作できる機能が搭載されているカメラがおすすめです。全員を写すことが難しい場合もあるので、話している方に向けてカメラを向けたりズームができたりするような機能が搭載されていると良いでしょう。

マイクスピーカー

複数人で利用する場合もマイクとスピーカーが必要です。マイクスピーカーのように一緒になっている機材を利用することで、大人数でも快適にWeb会議を行うことができるでしょう。

おすすめのWeb会議システム

さまざまなWeb会議システムが提供されています。

Teams

TeamsOffice 365に付属しているサービスです。ビジネスチャットやWeb会議機能が備わっていて、ビジネスでコミュニケーションを図るには大切なツールといえます。

Chatwork

Chatworkビジネスチャットとして有名なChatwork。実はビデオ通話機能が備わっているため、Chatwork を利用してのWeb会議が可能です。

Zoom

ZoomWeb会議機能に特化したサービスです。大規模な会議にも対応しています。100人単位で会議をすることもある、という場合にはおすすめのサービスです。

まとめ

今回は、Web会議システムについてご紹介しました。

Web会議には、デメリットもありますがメリットも大きく、特に遠く離れた人とも打ち合わせができるのは、Web会議だからこそできること。リモートワーク(在宅勤務)を導入する場合、必須なツールとなるため、取り入れを検討するようにしましょう。

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クラウドインフォボックス編集部

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