テレワーク(在宅勤務)に役立つ!おすすめのツールとは?

2021/02/01 テレワーク

現在、感染病拡大防止や、働き方改革促進のためにテレワークが推奨されています。

急いでテレワークの導入を検討している場合、どのようなツールを使うと良いのか、迷うことがあるかもしれません。

そこで、この記事では、テレワークの際に便利なツールをご紹介します。

目次

テレワークとはどんな働き方?

テレワークとはどんな働き方?
「テレワーク」という働き方が普及してきていることにより、この言葉をテレビなどのメディアで聞く機会が増えました。

では、テレワークとはどのような働き方なのでしょうか。まず、テレワークの言葉の意味ですが、テレワークは、tele(遠隔)とwork(働く)が一緒になった造語です。所属するオフィスではない、離れた場所で働くことを意味しています。

企業で雇用されている方がテレワークをする場合、主に3つの方法があります。

1つ目は、自宅から働く方法です。一般的には在宅勤務といわれています。2つ目は、モバイルワークです。出張などの移動中にモバイルデバイスを利用して働いたり、シェアオフィスで働いたりする方法です。3つ目は、施設利用型といって、本社や支社から離れたワークスペース(サテライトオフィス)で働きます。

最近は、新型コロナウイルス感染症の影響もあり、人とあまり接しない働き方が求められています。そこで多くの企業が導入しているのが、テレワークの中でも在宅勤務という方法です。

今後も、オフィス出社にとらわれないテレワークという働き方が定着していくと予測されます。

テレワークを導入するには

多くの企業が注目しているテレワークですが、導入するためには何が必要になるのでしょうか。

まず、テレワークを導入するためには、事前準備が大切です。ここでは、導入までのステップをご紹介します。

ステップ1.運用ルールを決める

まず、テレワーク時の運用ルールを決めることが大切です。例えば、勤務時間はしっかりと決めた方が良いでしょう。うやむやにしてしまうと、逆に長時間勤務につながってしまう恐れも。

適切に運用できるように、社員一人ひとりに運用ルールを共有しましょう。事前にどうしてテレワークを導入するのか、目的を決めることも大切です。

ステップ2.環境を整える

オフィスで働くこととは異なり、テレワーク(在宅勤務)はいろいろと状況が変わってきます。そのため、まずはIT環境と社内制度の整備を行う必要があります。ノートパソコンの支給や、勤務管理システムの導入など環境を整えるための準備が必要です。

ステップ3.実証実験も大切

テレワークを導入する際、今まで利用したことがないシステムを使う場合があります。いきなり導入しても使いこなせないままになってしまうかもしれません。テレワーク導入のために入れたシステムを使わないのは、本末転倒です。

本格的に導入する場合、テレワークの実証実験を事前に行うと良いでしょう。そこから改善点が見られれば、利用するシステムを変更したり、運用ルールを変更したりとより良いテレワーク環境を作ることができます。

また、緊急時に在宅勤務に切り替えられるように対策したいという場合も実証実験を定期的に行う必要があります。

ステップ4.社員一人ひとりの理解が必要

テレワークをスムーズに導入し、かつ生産性やクオリティなどを落とさずに良い状況でテレワークを導入するためには、理解が必要です。社員一人ひとりが、テレワークに対する理念を理解してくれないと、スムーズには導入できません。テレワークを導入するメリットを運用ルールと一緒に共有することが大切です。

ステップ5.セキュリティを見直す

テレワークを取り入れることで、セキュリティリスクが向上してしまいます。モバイル端末を管理できるエンタープライズモビリティ管理ツールの導入を検討してみても良いでしょう。今のウイルス対策ソフトじゃ不安…という場合は、見直してみることをおすすめします。また、社員の意識も大事なので、セキュリティ教育も忘れないようにしておきましょう。

テレワークの導入の際に役立つツール

次に、テレワークの際に便利なツールをご紹介します。導入することで、テレワークに対する壁を乗り越えることができるでしょう。

コミュニケーションはビジネスチャットが便利

コミュニケーションはビジネスチャット
テレワークは、オフィス以外の場所で仕事することとなります。特に在宅勤務となると、社員同士のコミュニケーションが減ってしまうことも。コミュニケーションが減ってしまうと、業務が進まない、トラブルが起こるなど、問題点が出てきます。

ビジネスチャットは、そのデメリットをカバーしてくれます。チャットだけではなく、ビデオ通話機能が付属しているサービスが多いため、ミーティングや朝礼・終礼を、テレビ電話を通じて行うことができます。


テレワーク導入の際は、ツール選びが重要!

テレワークの環境を整えるにはツールが必要

テレワーク環境の準備は、端末の用意だけではありません。テレワーク(特に在宅勤務)は、オフィスでの働き方とは異なるため、離れた場所でも適応できるテレワーク向けのツールが必要です。
例えば、オフィスでは簡単にできていたコミュニケーションも、テレワークでは難しくなります。そのため、テレワークには、ビジネスチャットやWEB会議ツールなどのコミュニケーションツールが必要になるのです。
コミュニケーションツールの他にも、ファイル共有サービスや勤怠管理ツールなどもテレワークを導入する上で必要です。

テレワークには自社にあったツールを選ぼう

テレワークには自社にあったツールを選ぼう
テレワーク向けのツールには、さまざまな商品がリリースされています。
テレワークでよく利用されているWeb会議ツールにも、TeamsやZoomなど、たくさんの種類がある状況です。
そのため、どれをどのように選べば良いのか?迷うことでしょう。
すでにビジネスチャットを利用していても、有料版への移行や別のサービスの方が適している場合もあるかもしれません。
テレワークを導入する際は、テレワーク導入の目的を定めたり業務を見直したりして自社の労務環境にあったツールを選びましょう。

テレワーク導入チェックリスト」で自社に必要なツールをチェック


働き方改革や、感染病拡大予防のためにテレワークが導入され始めています。最近では、各企業に対して、社員の在宅勤務を70%になるように要請されています。原則テレワークでの働き方を導入する企業も増えてきている状況です。今後も、テレワークでの働き方が普及していくでしょう。
このテレワーク普及の影響もあり、テレワーク導入を考えている担当者さまも多くいるはずです。特に、新型コロナウイルスの影響が大きく、事業継続を守るにはできる限りでテレワーク導入を検討した方が良い状況であるといえます。

しかし、中にはテレワークの導入に不安を抱いている担当者さまもいらっしゃるのではないでしょうか。テレワークの導入を難しく感じている、テレワークでの働き方にメリットはあるのかなど、疑問に思うことが多いかもしれません。
そこで、テレワーク導入チェックリストをご用意いたしました。テレワーク導入に向けて、どんなツールを導入すべきなのか?何が必要なのか?自社にあったツールや重要なポイントをセルフチェックすることが可能です。ぜひ、テレワーク導入チェックリストをご活用ください。

ファイル共有はクラウドストレージサービスがおすすめ

ファイル共有はクラウドストレージサービス
クラウドストレージサービスとは、ファイルをクラウド上で管理・保存するサービスのこと。社内の共有サーバーを利用してファイルを保存している場合、テレワークでは利用することが難しくなります。インターネットがつながっていれば、確認ができるクラウドストレージサービスは共有や共同編集がしやすく、おすすめのサービスです。

勤怠管理はクラウドシステムを利用

テレワークで一番困るのが、勤怠管理です。オフィスではない場所で勤務すると、残業したのか、出社時刻に仕事を始められたのかなど、見えない部分があります。そこで役立つのが、勤怠管理のクラウドシステムです。打刻や残業報告などを離れた場所からもできるので、テレワークに役立ちます。

デバイスは管理ツールで守る

テレワークを導入する際に不安なのが、デバイスの管理です。情報漏えいを防ぐためにも、管理しなければなりません。そこでおすすめなのがクラウド上で、一括でデバイスを管理できるツールです。

会社のデータにアクセスするために利用する端末の管理やモバイルアプリの管理などを行ってくれます。また、端末を紛失してしまった場合、管理画面からデバイスロックを掛けることもできます。不要なアプリのダウンロードの制限もできるため、端末をウイルス感染から守ることができるシステムです。

テレワークにおすすめのビジネスチャット5選

ビジネスチャットはさまざまなサービスが提供されています。ここではいくつかおすすめのサービスをご紹介します。自社に合ったサービスを選ぶようにしましょう。

【おすすめのビジネスチャット1】Slack

1.Slack海外の数多くの企業で利用されているチャットツールです。現在、日本語版が利用できるため、日本でも数多くの企業で利用されています。

【おすすめのビジネスチャット2】ChatWork

国内の多くの企業が採用しているビジネスチャットです。テレビ電話も可能で、Web会議をすることができます。

【おすすめのビジネスチャット3】Teams

3.Microsoft TeamsMicrosoftが提供しているチャットツールです。Office 365の法人向けプランを契約している場合、すぐに利用できます。テレビ電話も可能です。

【おすすめのビジネスチャット4】LINE WORKS

LINE WORKSは、LINEが提携できるビジネスチャットです。チャット画面は、プライベートでよく使われているLINEと似ているので、使い勝手が良いのがメリット。スケジュールを管理したり、アンケート機能が備わっていたりと便利な機能が備わっています。

【おすすめのビジネスチャット5】Zoom

Zoomは、WEB会議をメインとしたサービスです。テレビ電話を通じて、ミーティングやセミナーなどを行うことができます。ビジネスチャットとは別に、WEB会議用にZoomを導入している企業も多くあります。Zoomは、大人数での会議も可能で、外部の方との会議や講義にも利用することが可能です。

テレワークにおすすめのクラウドストレージサービス3選

【おすすめのクラウドストレージサービス1】OneDrive

Windows10を利用しているなら、すでに標準装備されているOneDriveがおすすめです。Microsoftから提供されているOneDriveは、Office 365を利用していると1TBまたは無制限で利用することができます。

【おすすめのクラウドストレージサービス2】Dropbox

Dropboxは、クラウドストレージサービスに特化したサービスです。国内で多く利用されています。保存できる容量も多いため、大量のデータを保存したい・共有したい場合におすすめです。

【おすすめのクラウドストレージサービス3】G Suite(Google Drive)

G Suiteは、Googleから提供されているクラウドタイプのグループウェアサービスです。G Suiteでは、Google Driveの利用が可能です。容量も無制限に利用できるため、G Suiteを利用している場合、Google Driveでも良いでしょう。

おすすめの勤怠管理システムは?

次に、おすすめの勤怠管理システムをご紹介します。

【おすすめの勤怠管理システム】jinjer

人事管理・勤怠管理・コンディションなどをクラウド上で管理できるシステム。人事の業務負担を軽減させることができます。また、出退勤を社員のスマホやノートパソコンから打つことができるため、テレワークのような勤務形態であっても勤怠管理が可能です。

おすすめのデバイス管理ツール

【おすすめの管理ツール】Microsoft Intune

Microsoftが提供するサービスです。クラウドで、モバイルデバイス・モバイルアプリケーション・パソコンの管理ができます。会社で利用するデスクトップパソコン、ノートパソコン、タブレット、スマホはもちろん、ダウンロートしたアプリケーションなどを管理することができます。

Office 365を導入している場合、Office 365のインストール状況もMicrosoft Intuneで確認が可能です。

まとめ

今回は、テレワーク(在宅勤務)に役立つツールをご紹介しました。

テレワークには、インターネットを通じたツールが必要です。ツールを利用することで、テレワークによる作業がスムーズになります。テレワークや在宅勤務が導入しやすくなるでしょう。

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クラウドインフォボックス編集部

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