テレワーク(在宅勤務)に役立つ!おすすめのツールは?

2020/07/17 テレワーク

現在、感染病拡大防止や、通勤時の混雑を回避するためにテレワーク(在宅勤務)が推奨されています。
急いでテレワークの導入を検討している場合、どのようなツールを使うと良いのか、迷うことがあるかもしれません。
そこで、この記事では、テレワークの際に便利なツールをご紹介します。

テレワークを導入するには

テレワークを導入するためには
まず、テレワークを導入するためには、事前準備が大切です。ここでは、導入までのステップをご紹介します。

運用ルールを決める

まず、テレワーク時の運用ルールを決めることが大切です。例えば、勤務時間はしっかりと決めた方が良いでしょう。うやむやにしてしまうと、逆に長時間勤務につながってしまう恐れも。

適切に運用できるように、社員一人ひとりに運用ルールを共有しましょう。事前にどうしてテレワークを導入するのか、目的を決めることも大切です。

環境を整える

オフィスで働くこととは異なり、テレワーク(在宅勤務)はいろいろと状況が変わってきます。そのため、まずはIT環境と社内制度の整備を行う必要があります。ノートパソコンの支給や、勤務管理システムの導入など環境を整えるための準備が必要です。

実証実験も大切

テレワークを導入する際、今まで利用したことがないシステムを使う場合があります。いきなり導入しても使いこなせないままになってしまうかもしれません。テレワーク導入のために入れたシステムを使わないのは、本末転倒です。

本格的に導入する場合、テレワークの実証実験を事前に行うと良いでしょう。そこから改善点が見られれば、利用するシステムを変更したり、運用ルールを変更したりとより良いテレワーク環境を作ることができます。

また、緊急時に在宅勤務に切り替えられるように対策したいという場合も実証実験を定期的に行う必要があります。

社員一人ひとりの理解が必要

テレワークをスムーズに導入し、かつ生産性やクオリティなどを落とさずに良い状況でテレワークを導入するためには、理解が必要です。社員一人ひとりが、テレワークに対する理念を理解してくれないと、スムーズには導入できません。テレワークを導入するメリットを運用ルールと一緒に共有することが大切です。

セキュリティを見直す

テレワークを取り入れることで、セキュリティリスクが向上してしまいます。モバイル端末を管理できるエンタープライズモビリティ管理ツールの導入を検討してみても良いでしょう。今のウイルス対策ソフトじゃ不安…という場合は、見直してみることをおすすめします。また、社員の意識も大事なので、セキュリティ教育も忘れないようにしておきましょう。

テレワークの導入の際に役立つツール

次に、テレワークの際に便利なツールをご紹介します。導入することで、テレワークに対する壁を乗り越えることができるでしょう。

コミュニケーションはビジネスチャット

コミュニケーションはビジネスチャット
テレワークは、オフィス以外の場所で仕事することとなります。特に在宅勤務となると、社員同士のコミュニケーションが減ってしまうことも。コミュニケーションが減ってしまうと、業務が進まない、トラブルが起こるなど、問題点が出てきます。

ビジネスチャットは、そのデメリットをカバーしてくれます。チャットだけではなく、ビデオ通話機能が付属しているサービスが多いため、ミーティングや朝礼・終礼を、テレビ電話を通じて行うことができます

【おすすめのビジネスチャット1】Slack

海外の数多くの企業で利用されているチャットツールです。現在、日本語版が利用できるため、日本でも数多くの企業で利用されています。

【おすすめのビジネスチャット2】ChatWork

国内の多くの企業が採用しているビジネスチャットです。テレビ電話も可能で、Web会議をすることができます。

【おすすめのビジネスチャット3】Teams

Microsoftが提供しているチャットツールです。Office 365の法人向けプランを契約している場合、すぐに利用できます。テレビ電話も可能です。

【おすすめのビジネスチャット4】LINE WORKS

LINE WORKSは、LINEが提携できるビジネスチャットです。チャット画面は、プライベートでよく使われているLINEと似ているので、使い勝手が良いのがメリット。スケジュールを管理したり、アンケート機能が備わっていたりと便利な機能が豊富です。

【おすすめのビジネスチャット5】Zoom

Zoomは、WEB会議をメインとしたサービスです。テレビ電話を通じて、ミーティングやセミナーなどを行うことができます。ビジネスチャットとは別に、WEB会議用にZoomを導入している企業も多くいます。Zoomは、大人数での会議も可能です。

ファイル共有はクラウドストレージサービス

ファイル共有はクラウドストレージサービス
クラウドストレージサービスとは、ファイルをクラウド上で管理・保存するサービスのこと。社内の共有サーバーを利用してファイルを保存している場合、テレワークでは利用することが難しくなります。インターネットがつながっていれば、確認ができるクラウドストレージサービスは共有や共同編集がしやすいので、おすすめです。

【おすすめのクラウドストレージサービス1】OneDrive

Windows10を利用しているなら、すでに標準装備されているOneDriveがおすすめです。Microsoftから提供されているOneDriveは、Office 365を利用していると1TBまたは無制限で利用することができます。

【おすすめのクラウドストレージサービス2】Dropbox

Dropboxは、クラウドストレージサービスに特化したサービスです。国内で多く利用されています。保存できる容量も多いため、大量のデータを保存したい・共有したい場合におすすめです。

【おすすめのクラウドストレージサービス3】G Suite(Google Drive)

G Suiteは、Googleから提供されているクラウドタイプのグループウェアサービスです。G Suiteでは、Google Driveの利用が可能です。容量も無制限に利用できるため、G Suiteを利用している場合、Google Driveでも良いでしょう。

勤怠管理はクラウドシステムを利用

テレワークで一番困るのが、勤怠管理です。オフィスではない場所で勤務すると、残業したのか、出社時刻に仕事を始められたのかなど、見えない部分があります。そこで役立つのが、勤怠管理のクラウドシステムです。打刻や残業報告などを離れた場所からもできるので、テレワークに役立ちます。

【おすすめの勤怠管理システム】jinjer

人事管理・勤怠管理・コンディションなどをクラウド上で管理できるシステム。人事の業務負担を軽減させることができます。また、出退勤を社員のスマホやノートパソコンから打つことができるため、テレワークのような勤務形態であっても勤怠管理が可能です。

デバイスは管理ツールで守る

テレワークを導入する際に不安なのが、デバイスの管理です。情報漏えいを防ぐためにも、管理しなければなりません。

【おすすめの管理ツール】Microsoft Intune

Microsoftが提供するサービスです。クラウドで、モバイルデバイス・モバイルアプリケーション・パソコンの管理ができます。会社で利用するデスクトップパソコン、ノートパソコン、タブレット、スマホはもちろん、ダウンロートしたアプリケーションなどを管理することができます。

Office 365を導入している場合、Office 365のインストール状況もMicrosoft Intuneで確認が可能です。

まとめ

今回は、テレワーク(在宅勤務)に役立つツールをご紹介しました。

テレワークには、インターネットを通じたツールが必要です。ツールを利用することで、テレワークによる作業がスムーズになります。テレワークや在宅勤務が導入しやすくなるでしょう。

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クラウドインフォボックス編集部

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