仮想オフィスとは？仮想オフィスを使うメリットとデメリット

2021/05/24 クラウド

テレワークが普及してきていて、新しい働き方の選択肢としてテレワークを選ぶ方も増えてきたのではないでしょうか。

そこで気になるのがコミュニケーション不足の問題や、相手の様子が分からないことなどの問題です。

問題を解決するために、さまざまなツールがありますが、中でも注目されているのが仮想オフィスです。この記事では、仮想オフィスについてご紹介していきます。

仮想オフィスとは？

仮想オフィスとは、web上に仮想のオフィスを構築したシステムのことを指します。チャットや通話システムが備わっていて、テレワーク中のコミュニケーションを目的としたシステムです。

仮想オフィスは、バーチャルオフィスと呼ばれることもあります。ただし、仮想の事務所と意味することもあり、オフィスを持たずに事務所の住所や電話番号だけをレンタルすることも指します。

ここでは、前者である仮想オフィスのシステムについてご紹介します。

仮想オフィスツールの特徴・機能

仮想オフィスツールは、テレワークに役立つシステムといわれていますが、どのような特徴があり機能が備わっているのか、疑問に感じる方も多いでしょう。

ここでは、仮想オフィスツールの主な機能についてご紹介します。

【特徴・機能1】オフィスのような仕様

ブラウザ上から仮想オフィスツールにアクセスすると、各自のデスクやミーティングスペースなどがゲーム画面のように表示されます。デスクや部屋に在席している社員は写真やアバター、名前で判断するような仕様になっているのが一般的です。

※利用するツールによって仕様が異なります

【特徴・機能2】コミュニケーション機能

仮想オフィスツールには、コミュニケーション機能が備わっています。

チャット機能、ビデオ電話機能、音声電話機能など、文章とオンライン会議でのやり取りが可能です。個人やグループでのやり取りはもちろん、SNSのように全体に呼びかけられる機能が備わっていることもあります。

【特徴・機能3】情報共有機能

画面共有や、資料が共有しやすいような機能が備わっています。オンラインミーティングをしながら画面共有することができます。

【特徴・機能4】在席機能

チームの人に連絡したいけど、今電話しても大丈夫なのか？すぐに連絡がつくのか？などと困ってしまうこともあるでしょう。テレワーク中は連絡しそびれてしまうこともあるものです。

バーチャルオフィスの在席機能は、誰が誰と会議をしているのか確認しやくなっています。休憩中なのか、離席しているのかも確認が可能です。連絡のタイミングが見つけやすくなります。

仮想オフィスを使うメリット

複数の機能を利用できるのが、仮想オフィスのツールです。ここでは、仮想オフィスを使うメリットをご紹介します。

テレワーク中でもオフィスにいるような感覚を作り出せる

オフィスがインターネット上にできるため、テレワーク中でもオフィスにいるような感覚になります。気軽にコミュニケーションが取れるため、在宅勤務で孤独を感じている方にとっては、安心できる場所になることでしょう。

スムーズなやり取りができる

オフィスに出社しているときは、すぐに周りに相談できていたことも、テレワーク中は相談しにくくなってしまうのがデメリットです。

仮想オフィスには、さまざまなコミュニケーション機能が備わっています。在席確認もできるため、休暇を取っている方や、会議中の方がひと目で分かる仕様になっていて、スムーズなやり取りが可能です。

すぐにコミュニケーションを取ることができると、ちょっとした雑談・相談もしやすくなります。

入室・退室、リアルタイムの状況が分かる

在席確認ができるため、勤怠管理が楽になるというメリットもあります。リアルタイムでの勤務状況が確認できるため、オンとオフの切り替えがしやすくなります。誰がいつ何をしているのかを確認できるので、従来のオフィスと一緒の感覚で働くことが可能です。

仮想オフィスを使うデメリットはあるの？

さまざまな機能が備わっているため、多くのメリットがあります。では、仮想オフィスを利用するにあたり、デメリットはあるのでしょうか。デメリットを見ていきましょう。

ツールをうまく使いこなせない人もいる

ITに慣れない方だと、うまく使いこなせない可能性があります。ITツールに慣れない方は、仮想オフィス中心になってしまうのが負担に感じてしまうことも。そのため、導入前には、説明や使い方のサポートをすることがとても重要です。

監視されていると感じてしまう場合も

リアルタイムで、離席中や会議中なのかが分かります。そのため、仕事を監視されていると感じてしまう方もいらっしゃいます。仮想オフィスツールの中には、カメラで顔を映し出す機能があります。会議以外では、カメラをオフにするなどといった対策をとると良いでしょう。

仮想オフィスを導入する前に気をつけたいこと

テレワークが普及したことにより、さまざまな仮想オフィスがあります。そのため、導入する際には、いくつか確認・気をつけたいことがあります。

デザインや機能がマッチしているかどうか確認

仮想オフィスツールは、利用するサービスによってデザインやできることが異なります。特に仕様はとても重要な部分です。見やすいか、分かりやすいかなどしっかりと確認しておきましょう。

また、連携できるツールも異なります。現在、使用しているツールと連携できると便利です。連携できるツールを確認しておきましょう。

社員に共有する

いきなり導入するのではなく、どのようなツールを導入するのか事前に社員に説明しておきましょう。どのような目的で導入するのかも共有することで、社員の理解を得やすくなるはずです。その際に、ITツールの利用を覚えるのがニガテという社員のためにも、気軽に質問ができる環境にします。例えば、Googleフォームを使って質問募集すると良いでしょう。

セキュリティの確認

仮想オフィスは、リンクを共有することで参加可能です。気軽に参加できることもあり、セキュリティ面は気をつけておきたいところ。立ち上げ時に毎回パスワードを入力するなどといった高セキュリティなツールを選択しましょう。

おすすめの仮想オフィスツール

いろんな仮想オフィスツールがあるため、どれを選べばいいのか、迷う方もいらっしゃるかもしれません。そこで、ここではおすすめの仮想オフィスツールをご紹介します。

※2021年4月時点の料金です。情報変更している可能性もありますので、詳細はサイトをご確認ください。

Sococo

仮想オフィスツール「Sococo（ソココ）」は、オフィスのようにブースが作られている仕様になっています。レイアウトは70種以上から選択でき、そこで自身のアバターを操作しながら、コミュニケーションを取ることができます。

Sococo は、Web会議ツールとの連携が可能で、会議は外部の方を招待することもできます。

また、スマートフォンやタブレットからもアクセスできるため、外出中の営業の方も利用できます。社内にいても、外出中でも他の支店でもコミュニケーションを取ることができるツールです。

【特徴】	【対応OS】	【料金プラン】
・マルチデバイスで利用可能・ブラウザからのアクセス（Google Chromeからアクセス、アプリダウンロード不要）・web会議システムとの連携可能（Zoom、Teams、Googleハングアウト、Webex）・70種以上の中から選択できるオフィスレイアウト・社外の方も会議の参加が可能・無料トライアルあり	PC：Windows10.8、Mac X（最新版から2世代前までのバージョンに対応）モバイル：Android OS Android6.0以降、iOS 9以降	月額：2750円／ユーザー（税込み）

Remotty

Remotty（リモティ）は、日本で作られたテレワークに対応した仮想オフィスツールです。会議機能はもちろん、リアルタイムでつぶやけるチャットもあり、気軽に雑談や相談をすることができます。

また、カレンダーツールとの連携もでき、社員のスケジュールを確認することも可能です。連絡するタイミングや仕事の依頼などコミュニケーションが取りやすくなります。また、気軽にできる連絡できる手段があると、テレワークにより感じる孤独感を解消することができます。

【特徴】	【対応OS】	【料金プラン】
・入退室ログが可視化されるため勤怠管理が可能・自分の座席スペースがある・PCカメラで自動撮影された写真が2分間隔で共有され、社員の様子が分かる・周囲の声やつぶやきをタイムラインで流せる・ワンクリックで会議を始められる・カレンダー連携が可能（Googleカレンダー、Office 365など）	デスクトップ版：PCブラウザ（Google Chrome、Microsoft Edge）アプリ版：Windows7以上、OS X 10.10以上	10人：20000円（20GB） 20人：40000円（40GB） 30人：60000円（60GB） 40人：80,000円（80GB） 50人：100,000円（100GB） 60人：120,000円（120GB） 70人：140,000円（140GB） 80人：160,000円（160GB） 90人：180,000円（180GB） 100人：200,000円（200GB）※100人を超える場合は要相談