WEB会議でのマナーとは?WEB会議をうまく進める方法

2020/07/30 クラウド

テレワークが普及したことにより、WEB会議を行う機会が増えてきているのではないでしょうか。まだ使い慣れていない方からすると、WEB会議には特有のマナーがあるのか?など不安の思うことも多いはずです。

そこで今回は、WEB会議でのマナーやWEB会議をうまく進める方法についてご紹介します。

求められるオンラインでの会議

求められるオンラインでの会議
オンラインで会議を開催することで、移動時間や会議場所を確保する必要がなくなります。そのため、業務の効率化や改善につながると考えられています。

また、新型コロナウイルスの影響で非接触での会議や名刺交換が推奨されています。社外・社内に問わず、今後もますますオンラインでの会議・やり取りが求められていくでしょう。これからは、オンラインでの会議が主流となっていくかもしれません。

WEB会議にはマナーがある?

基本的にマナーは、WEBであっても対面での会議となんら変わりはありません。

しかし、オンラインで行うからこそ、気を付けたい部分もあります。お互いが快く、WEB会議を行うためにも、オンラインならではの状況に慣れていきましょう。

WEB会議に参加する際に気を付けたいマナーとは

WEB会議に参加する際に気を付けたいマナーとは
取引先や社外の方とWEB会議をすることもあるでしょう。社内研修や入社面接でもWEB会議ツールを利用することがあるかもしれません。

そこで知っておきたいのが、WEB会議に参加する際に気を付けたいマナーです。

身だしなみに気を付ける

特に自宅からWEB会議に参加する場合、気が緩んでしまうこともあるかもしれません。寝癖などに注意するようにしましょう。

大人数で行う研修や会議の場合、誰も見ていないから部屋着でも大丈夫なのでは?と思うかもしれません。しかし、服装を見られている場合もあります。

そのため、WEB会議の際は、服装もラフになりすぎないようにオフィス出社しているような服装を意識するのがおすすめです。

背景に気を付ける

自宅で行う場合は、背景にも気を付けましょう。できれば、まっさらな壁を背景にするのが好ましいですが、難しい場合もあるかもしれません。その場合は、WEB会議ツールの背景を設定できる機能やぼかせる機能などを利用しましょう。

静かな場所で行う

にぎやかな場所で行うと、話が聞き取りづらくなってしまいます。相手も聞きづらくなってしまう可能性があるため、できるだけ静かな場所で行うよう意識しましょう。

暗すぎないように注意する

カメラを通して会議をするため、顔が暗く見えてしまうことも。照明を明るくする、デスクライトを利用するなどして、暗くなりすぎないように気を付けましょう。

カメラを意識する

WEB会議中は、ついつい画面を見てしまいがちですが、カメラを見ることも意識すると良いでしょう。もちろん、資料を画面共有されている場合は、画面をチェックした方が良い場合もあります。

会話中は、画面をずっと見ていると、下を向いていて話しを聞いていないと思われてしまうことも。カメラの位置は、目線に合わせてWEB会議することをおすすめします。

相づちに気を付ける

オンラインでの会議はどうしてもタイムラグが発生してしまうことがあります。そのため、声で相づちを打ってしまうと相手の話と被ってしまい、遮ってしまうこともあります。

相づちは相手の話を聞いていることを示すには必要なことですが、WEB会議では声を出しての相づちが邪魔になってしまうことも考えられます。

そのため、オンラインで会議する場合は、動作だけで相づちを打つように意識しましょう。

いつも以上に表情に気を付ける

画面上だと表情がいつも以上に伝わらないことがあります。対面での会話よりも、表情を豊かにすることで、相手に伝わりやすいでしょう。

はっきりと良いテンポで話す

マイクを通して話すため、対面よりも聞き取りにくい場合もあります。テンポはゆっくりと、はっきり話すように心掛けると聞き取りやすくなります。

WEB会議をうまく進めるための方法について

WEB会議をうまく進めるための方法について
トラブルを最小限に抑えるためのWEB会議をスムーズに進める方法についてご紹介します。オンラインでもスムーズに会議を進められることで、商談では相手に良い印象を与える可能性があります。

WEB会議で起こりやすいトラブルとは

ネット回線を利用して会議をするため、さまざまなトラブルが起こる可能性があります。

まずは、起こりやすいトラブルから見ていきましょう。

話が聞こえづらい、話が届かない、見えづらい

WEB会議で最も起こりやすいのが、話が聞こえづらいことや話が届かない、相手が見えづらいなどといったことが挙げられます。

これは、マイクがオフになっていた、カメラがオフになったまま話していたことが原因であることも。また、回線が安定せず音声や映像が乱れてしまうことも考えられます。

誰が話しているのか分からない

複数人でWEB会議をする場合は、誰が話しているのか分からなくなってしまうことがあります。

会話が噛み合わない

誰に話しているのか分からなくなってしまったり、聞こえづらかったりして、会話が噛み合わなくなってしまうこともあります。

【WEB会議のポイント】会議前にやっておきたいこと

事前にカメラの角度や接続状況をチェックしておく

いきなり始めると、カメラの角度曲がっていて見にくかったり、音声が聞き取りにくかったりなどトラブルにつながることがあります。WEB会議を始める前は、カメラの角度やマイク、イヤホン、ネットなどの接続状況を確認しておきましょう。

始まる前に資料や会議の目的を共有しておく

オンラインであっても、会議に利用する資料や会議の目的などは事前に共有しておきましょう。参加者が事前に資料に目を通すことができるので、会議を進めやすくなります。できれば、前日までに共有しておくとスムーズに会議を進められるでしょう。

進行役・記録役を決めておく

会議の進行役を決めておくと、話が被ってしまったり会話が噛み合わなかったりなどのトラブルを防ぐことができます。また、議事録を作成する方も設けておくと良いでしょう。

社内で事前にルールを決めておくのもおすすめ

中には、初めてWEB会議ツールを利用するという方もいらっしゃるでしょう。そのため、WEB会議中のルールを社内で事前に決めておき、共有しておくのもおすすめです。

WEB会議に必要なアイテムをそろえる

WEB会議は、パソコンに付属しているマイクやスピーカーを利用することができます。とはいえ、音声が聞き取りづらかったり話が届きにくかったりなどの問題を抱えている場合があります。

マイクやイヤホンなど、WEB会議を快適に行うアイテムをそろえておくのも、WEB会議をスムーズに行うための1つの手段です。マイクやスピーカーを用意してもOKですし、マイク付きのイヤホンでも快適にWEB会議を行うことができるでしょう。

【WEB会議のポイント】会議中に心掛けたいこと

ミュート機能を使いこなす

ミュート機能を使うことは非常識なのでは?と思うかもしれません。

しかし、話をしていない間、静かな環境で会議をしていても雑音が入ってしまうことがあります。そのため、相手が話しているときは、ミュート機能を使うことをおすすめします

他にも、くしゃみや咳などが出るときは、ミュート機能を活用すると相手も快適に話すことができます。

話すときは名前を名乗る

複数人でWEB会議を利用する場合は、名前を名乗ってから発言するのも1つの手段です。また、挙手してから話すのも他の方の話を遮ることがないでしょう。

話しかけるときは相手の名前を言う

対面だと誰に向けて声をかけているのが分かりやすい部分がありますが、オンラインだと分かりづらいことがあります。そのため、声をかけるときは、相手の名前を言ってあげると分かりやすくなります。

チャット機能を活用する

WEB会議ツールの中には、チャット機能が備わっているものもあります。音声などなにかトラブルがあったときに呼びかけられますし、質問を書いておくこともできます。集まった質問をまとめて答えるなどと会議を進めることができるので、チャット機能をオンにして活用しましょう。

【WEB会議のポイント】会議後に気を付けたいこと

議事録を共有する

オンラインでは声が聞こえづらく、会議の内容に対して認識の違いが起こることも考えられます。そのため、参加者全員に議事録を共有すると安心です。

WEB会議のときは名刺交換どうする?

WEB会議のときは名刺交換どうする?
商談など、社外の方ともWEB会議を通して打ち合わせをすることがあるでしょう。では、会議の前に、名刺交換はどうするべきなのか?迷うのではないでしょうか。

WEB会議に限らず、非接触を求められているいま、オンラインでの名刺交換が推奨されています。ここでは、オンラインでの名刺のやり取りについてご紹介します。

事前に共有する

WEB会議を始める前に、事前にメールやチャットで情報を送ります。名刺情報を記載したQRコードを作成しておく、名刺をPDF化させておくなどして、事前に送るのも良いでしょう。

背景にQRコードを埋め込む

WEB会議ツールの中には、背景を画像の変更することができます。そのシステムを利用して、背景にQRコードを埋め込みます。QRコードからリンク先に飛べるようになっていて、そこから情報を渡すという手段もあります。

名刺交換ツールを利用する

名刺交換ツールも、登場しています。オンラインで名刺交換をする際は、チャットやメールで送ることもできるので、絶対に合った方がいいというツールではありませんが、導入しておくと便利なツールです。

まとめ

今回は、WEB会議でのマナーや、会議をうまく進める方法についてご紹介しました。

基本的にマナーは、対面での会議と変わりありませんが、オンラインで行うからこそ気を付けたい部分があります。例えば、カメラを見る、相づちに気を付けるなどといったことは、オンラインだからこそ気を付けたいこと。お互いが気持ちよく会議を進められるようにマナーを意識していみましょう。

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クラウドインフォボックス編集部

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