Zoomの待機室機能とは？便利な使い方と利用するメリット

2024/02/09 テレワーク

オンライン会議ツールとしてよく使われる「Zoom Meeting」。Zoomで会議を行う場合、ホスト（主催者）がミーティングルームを作成、そのミーティングにゲスト（参加者）が順に参加していきます。

しかし、ゲストがホストよりも先に入ることもでき、ホスト側が準備できないままはじまってしまうことも。また、面接や面談などゲストを一人ずつ入室させたいシーンもあるでしょう。

そこで「待機室機能」の利用がおすすめです。この記事では、Zoomミーティングの待機室機能について解説します。

Zoomの待機室機能とは

Zoomの待機室機能とは、ミーティングやウェビナーに参加する前に、ホストがゲストを一時的に待機室に置くことができる機能のことです。

待機室機能を使用することで、ホストはゲストを事前にスクリーニングをし、望ましくない参加者を排除することができます。

また、ホストは待機室にいる参加者を必要に応じて手動で承認することができます。これにより、Zoomを使用したオンライン会議のセキュリティを向上させることが可能です。

Zoomの待機室機能の便利な使い方

Zoomの待機室機能は、さまざまなシーンで利用できます。ここでは、待機室機能の便利な使い方をご紹介します。

面接や面談に利用できる

Webで面接や面談で行う場合、Zoomの待機室を使って、参加者を一時的に待機室に置くことができます。

ウェビナーでも利用できる

ウェビナーに参加する前にも、参加者を待機室に置くことができます。待機室機能を使うことで、ウェビナーに参加する前に必要な準備を整えることが可能です。

チームミーティング

Zoomの待機室を使って、チームミーティングに参加する前にも利用できます。

Zoomの待機室機能を利用するメリットとは？

Zoomの待機室機能を使うメリットは以下の通りです。

セキュリティの向上につながる

Zoomの待機室機能は、ホストが参加者を一時的に待機室に置くことができるため、不要な参加者が入室するのを防止することができます。

また、ホストは手動で参加者を承認することができ、セキュリティを強化につながります。

スムーズな進行ができる

待機室機能を使うことで、ホストは参加者が入室する前に必要な準備を整えることができます。また、ホストは参加者をスクリーニングをし、問題がある参加者を待機室に留めることができます。これにより、ミーティングやウェビナーの進行をスムーズに行うことが可能です。

参加者をコントロールできる

ホストは待機室にいるゲストを手動で承認することができます。これにより、参加者の流入をコントロールし、混乱を避けることが可能です。

カスタマイズも可能

待機室機能は、ホストが待機室にいる参加者にメッセージを送信したり、待機室の背景画像を設定したりするなど、カスタマイズをすることもできます。

これらのメリットは、Zoomの待機室機能がオンライン会議やウェビナーにおいて非常に有用であることを示しています。

Zoomの待機室機能で使える便利な機能

Zoomの待機室には、次のような便利な機能があります。

参加者の管理

ホストは、待機室にいる参加者を一覧表示して管理することができます。必要に応じて参加を承認したり、拒否したり、削除したりできます。

ロビーにメッセージを表示できる

ホストは、待機室にメッセージを表示することができます。参加者にメッセージを送信することで、待機時間中に重要な情報を共有することができます。

待機室に参加者を分類できる

ホストは、待機室にいる参加者をグループ分けすることができます。例えば、新規参加者、特定のグループの参加者、スピーカー、聞き手などに分類することができます。

参加者は待機室からメッセージが送れる

参加者は、待機室にいる間にホストにメッセージを送信することができます。この機能を使用することで、参加者がミーティングに参加する前に質問や要望を送信することができます。

以上のように、待機室は、ホストにとって非常に便利な機能であり、ミーティングをよりスムーズに進行させることができます。

Zoomの待機室機能の設定方法

Zoomの待機室機能を設定する方法は以下の通りです。

1. Zoom Webポータルにログインし、アカウント管理をクリック
2. 左側のメニューで、「ミーティング設定」を選択し、詳細を展開
3. 「待機室」のオプションを有効にする
4. 「保存」をクリックして設定を反映させる

以上の手順に従うことで、Zoomの待機室機能を簡単に設定することができます。待機室を有効にすることで、参加者をより効果的に管理でき、セキュリティ上の問題を回避できるようになります。

待機室のカスタマイズの設定の仕方

1. Zoomポータルへログインする
2. 個人→設定をクリックする
3. セキュリティから待機室オプションの「Customize Waiting Room」 をクリックする
4. 待機室のオプションを設定する
5. 完了したら閉じるを押す

カスタマイズでできること

待機室への参加者情報の表示

参加者が待機室に入ったときに、参加者名やメールアドレスなどの情報を表示するように設定できます。

待機室への参加者の自動承認

特定の参加者やドメインからの参加者を待機室に入れず、自動的に会議に参加させることができます。

待機室からのホストの通知

待機室に参加者がいると、ホストに通知することができます。

待機室でのプロモーション

待機室に参加者がいる間に、カスタムメッセージや画像を表示して、ブランディングやプロモーションを行うことができます。

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まとめ

今回は、Zoomミーティングの便利な機能「待機室」について解説しました。

Zoomの待機室機能では、ミーティングやウェビナーに参加する前に、ホストが参加者を一時的に待機室に置くことができます。

面接や面談、ウェビナーを開催する際に一時的にゲストを待機室にいてもらうことができます。ホスト側は、準備ができますし、不正侵入を防ぐことが可能です。

セキュリティ対策になるため、ぜひ活用してみてください。