オンライン会議に招待したい！Zoomミーティングの招待の仕方について
2023/02/24 テレワーク
リモートワークが推奨され、オンラインで会議を行うことが増えてきたことでしょう。オンライン会議でよく使われるツールとして「Zoom」が挙げられます。Zoomは難しい操作はなく、簡単にオンライン会議できることから重宝されているツールです。
使ったことはあるけど、招待をしたことがないという方もいらっしゃるかもしれません。
そこでこの記事では、Zoomミーティングの招待の仕方について解説します。
Zoomは最も多く使われているオンライン会議ツール
感染症が流行した影響で、オフライン対面での会議が避けられるようになり、オンライン会議が一般化しました。感染症が落ち着き、コロナ禍以前の生活に戻った今でも、その便利さからオンライン会議を行う場所も多いでしょう。
そんなオンライン会議ですが、最も多く使われているツールが「Zoom」です。日本でも世界でもシェア率が高いといわれているオンライン会議ツールです。
Zoomは、会議時間に制限はありますが、画面共有ができたりホワイトボードが使えたりと無料でも多くの機能が使えます。
Zoom会議の参加者は、招待URLをクリック、またはミーティングIDから検索することで簡単に参加することが可能です。しかし、これまで参加することが多かったものの実際に招待したことがないという方もいらっしゃるかもしれません。次から、招待の仕方を解説していきます。
まずはZoomのアカウントを作ろう
自分が主催者となってオンライン会議を開催する際、Zoomミーティングへ招待するには、アカウントが必要です。まだ、アカウントを持っていなければ、まずはアカウントを作成しましょう。
パソコンでアカウントを作成する方法
- Zoomのポータブルサイトにアクセスする
- サイト内にある「無料でサインアップ」をクリック
- 生年を入力し、メールアドレスを入力する
- 入力したメールアドレス宛に届いたメール内のリンクをクリックする
- 必要情報を入力したら、アカウント作成が完了
スマホで作成する方法
- App StoreまたはGoogle PlayからZoomアプリを検索する（※アプリ名はZoom Cloud Meetings）
- アプリをダウンロードしたらサインアップをタップ
- 生年月日やメールアドレスを入力する
- 届いたメールのリンクをクリックしたらアカウント作成が完了
Zoomミーティングの招待の仕方は？
アカウントを作成したら、ミーティングをセッティングし、参加者を招待します。ここでは、Zoomミーティングの招待の仕方をパソコン・スマホの端末ごとに解説します。
パソコンから招待する方法
【ブラウザから招待する方法】
- サインインを行う
- 画面左側にあるナビゲーションから「ミーティング」をクリック
- 画面の右側にある「ミーティングをスケジューリング」をクリック
- ミーティングをスケジューリングしたら保存を押す
- スケジューリングしたミーティング画面の下に出てくる「招待状をコピー」を押す
- URL・ミーティングID・パスワードなどが入った招待の案内文をコピーしたら、参加者に送付する
【ミーティングIDを共有する】
スケジューリングしたミーティングに記載されているミーティングIDを共有することで招待することも可能です。参加者はミーティングIDからミーティングルームに入ることが可能です。
【Zoomアプリから招待する方法】
- スケジュールのアイコンをクリック
- ミーティングを設定する
- 設定後、案内文が出てくるためコピーして参加者に送付する
すでにミーティングを設定している場合は、ミーティングをクリックすると、ミーティングの予定が出てきます。設定されたミーティングから、招待のコピーまたはミーティングIDを参加者に共有することで招待することが可能です。
スマホアプリから招待する方法
- スマホアプリを起動する
- スケジュールからミーティングを作成する
- 保存を押すと案内文が記載されたメールが立ち上がるため、そのまま参加者に送付する
すでにスケジューリング済みの場合は、表示されているミーティングルームをタップし、「予定参加者の追加」をタップすると、メッセージやメールから送付または案内文をコピーして送ることができます。また、ミーティングIDが記載されているため、そのIDを参加者に教えることで参加することができます。パスコードを設定している場合は、ミーティングIDと一緒に共有するようにしましょう。
ミーティング中に招待する方法
- 会議画面下にある参加者をクリック
- 招待をクリックして参加者に招待メールを送付
Zoomミーティングに招待する際の注意点とは
Zoomミーティングに参加者を招待する際、いくつか注意点があります。
パスワードの共有を忘れない
基本的に会議には、入室するためのパスワードが設定されます。ミーティングIDや招待URLだけではなく、必ずパスワードも一緒に共有するようにしましょう。
ミーティングの設定を確認する
ミーティングの設定には、ミュート設定、カメラオン・オフ、画面共有設定などが含まれます。これらの設定を事前に確認し、必要に応じて変更する必要があります。
セキュリティ設定を確認する
ホストは、ミーティングに参加する前に、ミーティングのセキュリティ設定を確認する必要があります。例えば、パスワードの有効化、ウェイティングルームの有効化、共有ファイルの制限設定などがあります。
Zoomは有料プランの利用がおすすめ
Zoomの使用頻度が多いなら、無料ライセンスではなく、有料ライセンスの利用がおすすめです。有料ライセンスを使うことで、3人以上のグループ会議の時間制限がなくなったり、録画データをクラウドに保存できたりとさまざまなメリットがあります。
また、無料ライセンスでは使えない共同ホスト機能なども有料ライセンスにはあります。
無料ライセンスでも十分に使えますが、使用頻度が高いなら、有料ライセンスの利用がおすすめです。
HYPER VOiCEではZoomミーティングの導入をサポートしています
HYPER VOiCEでは電話サポート付きのZoomライセンスをご用意しています。サポートは、日本語対応しているため、安心してご利用いただけます。Zoomの有料プランの導入に関して不安がある企業さまは、ぜひご相談ください。
Zoomを1ライセンスから取得するならこちらから【HYPER VOiCE】Zoomプロラインセンス1本から！Zoomプランと価格
オンライン会議で使える便利なアイテムもご用意！
HYPER VOiCEでは、ツールだけではなく、Webカメラやマイクなどオンライン会議で使えるアイテムもご案内しています。中でもおすすめのアイテムが、360°カメラや広角カメラです。
会議をオンラインで行うことが増え、多人数で会議室から実施することも多くなったのではないでしょうか。360°カメラや広角カメラは、広い範囲を映し出すことできます。多人数で会議室からオンライン会議を行うことが可能です。
会議室用のWeb会議カメラを含めてテレワークやオンライン会議の導入を検討している場合は、ぜひHYPER VOiCEへご相談ください。
WEB会議環境やテレワーク環境に付いてのご相談はこちらから
【HYPER VOiCE】テレワークご相談窓口
まとめ
今回は、Zoomミーティングに招待する方法をご紹介しました。
ミーティングをセッティングすると、参加者宛てに送付できる案内文が出てきます。それを参加者に送るだけで、招待することができます。他にも、ミーティングIDを共有することで、参加者は検索からミーティングルームに入ることが可能です。
「クラウドインフォボックス」は働き方改革や経営に役立つクラウドサービスの情報を掲載しています。姉妹サイトも是非ご覧ください。
働き方改革に関する自社事例、サブスクリプション製品を紹介「#818式」
テレワークに関する情報のまとめ、お悩みの解決方法「HYPERVOICE」
