オンライン研修のやり方とは？研修をオンラインで実施するメリット

2024/02/09 テレワーク

働き方が多様化し、オフィスから離れた場所で働くテレワークが主流となりました。その影響から、研修もオンラインで実施されています。多くの企業でオンライン研修ですが、どのようにやれば良いのでしょうか。

そこで今回は、オンライン研修のやり方についてご紹介します。

オンライン研修とは

オンライン研修とは、言葉の通り、オンライン上で実施される研修のこと。主催者（講師）や参加者（受講者）が同じ場所に集まらずに、ZoomなどのWeb会議ツールを使って実施します。

新型コロナウイルス感染症の流行により、感染拡大防止のため、対面での研修を行うことが困難できなくなりました。そこでWeb会議ツールを使ってオンラインで実施することで、従来と同じように研修ができます。

オンライン研修の種類について

オンライン研修は、主に2つのパターンで行われます。ここでは、オンライン研修の種類とそれぞれのメリットについてご紹介します。

録画された講義を視聴する

参加者があらかじめ録画された講義を視聴して受講する方法です。参加者は、好きな時間に受講することができます。研修に参加するためにスケジュール調整をしなくても良いと言うメリットがあります。ただ、リアルタイムで見ているわけではないため、質疑応答がすぐにできないというデメリットがあります。

リアルタイムで配信される講義を受講する

ZoomなどのWEB会議システムを使って、対面式と同じようにリアルタイムで講義を受講する方法です。質疑応答やグループワークができるといったメリットがあります。

ただ、リアルタイムで受講することになるため、社員のスケジュール調整が必要です。

研修をオンラインで実施するメリット

具体的にオンライン研修はどのようなメリットがあるのでしょうか。

研修の効率化ができる

会場の準備の必要がなくなります。また、参加者も移動時間がありません。そのため、研修の実施にかかる時間を大幅にカットすることが可能です。

遠方の社員も参加しやすくなる

遠方の社員もWeb会議ツールを使える環境が整っていれば、自宅や拠点オフィスから参加することができます。

オフライン会議では、1つの場所に集まらなければいけないため、遠方からわざわざ出向かなければいけないこともあったでしょう。出張の負担が減るため、研修に参加しやすくなります。

研修にかかる費用の削減につながる

会場や、遠方から来場する社員の交通費や宿泊費など、オフラインで会議を実施すると大きな費用が発生します。

オンライン研修のやり方

リアルタイム配信を行う場合の研修のやり方をご紹介します。

事前準備

オンライン研修を開催するにあたり必要なものは下記の通りです。

・WEBカメラ
・パソコンなどの端末
・WEB会議ツール
・音声関連（マイク・スピーカー）
・安定したインターネット環境

音声関連は、参加者全員に声が届きやすいようにピンマイクを使うのがおすすめ。参加者から口頭で質問を受け付ける場合は、スピーカーも必要です。WEB会議ツールを導入していない場合は、導入する必要があります。

資料は、電子の場合はPDF等にして送るようにしましょう。紙の資料にする場合は、印刷したら、配布します。受講者が遠方から参加する場合は、郵送するなどして対応するか、データを送って各自で印刷してもらうようにしましょう。

WEB会議ツールを使って配信

研修当日は、WEB会議ツールを使って配信していきます。研修内で、質疑応答の時間を設けることで、受講者の理解が深まりやすくなります。ツールによっては参加者をグループ分け機能があります。グループワークを行い、研修内容への理解を深める方法もあります。

録画機能のついたWEB会議ツールもあるため、後日録画型のオンライン研修として応用することも可能です。

研修後のフォロー

終わった後も、質疑応答を受け付けるなど研修後のフォローを行いましょう。課題を出して提出してもらいフィードバックするのも良いでしょう。研修した内容を理解してもらうためにも、研修後のフォローは大事です。

オンライン研修を実施する際の注意点

オンラインで実施するからこそ、いくつか気をつけたい点があります。

通信環境に気をつける

電波が届きにくい場所でやると、講義の内容が途切れてしまったり聞き取りにくかったりしてしまいます。Wi-Fiなどの電波がしっかりと通る場所でやりましょう。できれば、無線LANよりも有線LANを使ったほうが安心です。

実習を中心とした研修には不向き

グループワークはオンラインでもできますが、実習を中心とした研修の場合は、対面のほうが向いています。基本的に、オンラインで研修を行う場合は、座学型の講座が適しています。研修内容は、オンラインでも履修できるものなのか、確認するようにしましょう。

オンライン研修ならZoomがおすすめ

オンライン研修の際に使うWeb会議ツールは、Zoomがおすすめです。ここでは、オンライン研修で使えるZoomの機能をご紹介します。

録画が可能

Zoomには録画機能があります。研修を録画して、後日の振り返りにも使えますし、ビデオ型の研修としても使うことができます。Zoomの有料プランであれば、クラウド保存が可能です。録画した研修をクラウド保存することで、保存先のURLを通知するだけで簡単に共有することができます。

Zoomにはグループ分け機能がある

Zoomには、大人数の参加者をグループ分けできる「ブレイクアウトルーム機能」があります。このブレイクアウトルーム機能を使うことで、グループワークやディスカッションなども、オンラインで行うことが可能です。

なお、ブレイクアウトルーム機能を使う場合は、会議を開始する前に設定する必要があります。設定→ミーティング→ミーティングにて（詳細）→ブレイクアウトルームをONにしましょう。

画面共有機能・ホワイトボード機能が備わっている

Zoomは、デスクトップ画面やアプリケーションなどが相手の画面に移すことができます。画面共有機能を使って、資料を表示させることが可能です。

また、Zoomにはホワイトボード機能といって、ペンで書き込める機能も備わっています。実際のホワイトボードを使うようにして、オンライン研修を行うことができます。

研修に便利な挙手機能も

オフラインであれば、挙手して質問であったり意見を言ったりすることができますし、誰が質問しているのか把握することができます。オンラインはタイムラグがあるため、発言のタイミングが難しく、進行の邪魔になってしまうことも。また、「質問はありますか？」との問いかけに対して複数人が反応してしまうと誰が言ったのか判断がつかないこともあります。

挙手機能を使えば、誰が質問したいのか、発言したいのかをすぐに判断つきます。

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まとめ

今回は、オンライン研修について解説しました。

オンラインでも研修を行うことができます。特に座学型の講座は、実施しやすいでしょう。

研修をオンラインでやることで、準備にかかる工数を減らせたり、どこからでも参加できたりとさまざまなメリットがあります。まだ、オンラインでの研修を検討中という方は、ぜひ一歩踏み出してみてはいかがでしょうか。