Zoom会議中に個別チャットはできる?Zoomのチャット機能の使い方

2022/11/24 テレワーク

Zoomにはチャット機能が備わっていますが、使ったことがあまりないという方もいるかもしれません。実はZoomに備わっているチャット機能は、便利な活用方法があります。

また、参加者全員ではなく、個人宛てにチャットできるのか気になる方も多いのではないでしょうか。

そこでこの記事では、Zoomのチャット機能の活用シーンや使い方、個人宛てにチャットできるのかを解説します。

Zoomのチャット機能は個別に送れる?

Zoomのチャット機能は個別に送れる?
Zoomのチャットは、個人宛てにも送ることができます

Zoomのチャット機能は、参加者全員が見られる「オープンチャット」と個人宛てに送れる「プライベートメッセージ」があり、送る相手を選ぶことができます。

プライベートメッセージは送付先の相手しか見られない

プライベートメッセージは、主催者側であれば見ることができるのでは?と思うかもしれません。Zoomのプライベートメッセージは、主催者であっても宛先に入っていなければ確認できないようになっています。主催者以外の方も、宛先に入っていなければ見ることはできません。

ビジネスチャットのようには使えない

Zoomのチャットはミーティング中に使用できます。Zoomはチャットが利用できるとはいえ、TeamsやSlackといったビジネスチャットのように、日常的に使うことはできません。あくまでもオンライン会議中のサポートとして使うものだと覚えておきましょう。

Zoomのチャット機能でできること

Zoomのチャット機能でできること
Zoomのチャット機能は、どのように活用できるのでしょうか。ここでは、Zoomのチャット機能でできることをご紹介します。

トラブルが起こった際の連絡手段

オンライン会議でよくあるのが、ネット回線が悪く会議に入れなかったり、音声が届かず発言等ができなくなったりといったトラブルです。音声でアクションができない場合に活用したいのがチャット機能。チャットでトラブルが起こったことを参加メンバーに伝えることができます。

議事録として使う

Zoomのチャット内容は、保存することも可能です。そのため、会議の要点をチャットにまとめておけば、議事録として活用することができます。

メッセージの保存は自動または手動で行うことができ、保存先は、基本的にローカルですが、有料版のZoomであればクラウド保存が可能です。

自社の人だけにメッセージを送る

打ち合わせをしていて、自社の人たちだけで意見のすり合わせたいシーンもあるのではないでしょうか。Zoomでは、個人宛てにメッセージを送受信できるプライベートメッセージが利用できます。取引先との打ち合わせの際、自社の人だけにメッセージを送るということもでき、すり合わせすることが可能です。

ファイルの送受信

Zoomのテキストチャットでは、ファイルの送受信を行うことができます。会議をしていて、音声だけでは、伝えきれないこともあるかもしれません。そんなときに、チャットから画像や資料を送信することができます。

Zoomのチャット機能を活用するメリット

Zoomのチャット機能を活用するメリット
Zoomのチャット機能は、さまざまな活用メリットがあります。

会議中・講義中でも質問しやすい

オンラインだと質問をするタイミングに迷うのではないでしょうか。質問をして流れを止めてしまったら迷惑なのでは?といった心配もあるかもしれません。

チャットであれば、会議の流れを止めずにテキストメッセージで質問を投げかけることができます。主催者側も、質疑応答はチャットで行うよう声がけすると良いでしょう。

他者に知られずに会話ができる

特定の相手に個別にメッセージを送れるZoomは、他者に知られずに会話することができます。体調不良で会議や講義を抜けるなどとったときに主催者側や運営だけに連絡を送ることが可能です。

また、自社の人たちだけで会話をすることもできるので、意見のすり合わせなどを水面下で行えるのはメリットといえるでしょう。

気軽なコミュニケーションの促進

参加者同士でのコミュニケーションが可能となるため、気軽に交流できるようになります。研修やグループワークの際、参加者同士のコミュニケーションの促進に役立つでしょう。

ただ、トラブル防止のためにチャットを禁止したい場合もあるかもしれません。その場合は事前に、チャットでの交流がOKかNGかを決めておき、参加者に通知しておくことをおすすめします。

チャット機能を制限することも可能

チャット機能は便利ですが、会議の内容とは関係ないやり取りに夢中になってしまい会議に集中していないなどのトラブルになることも。

チャット機能を制限することができます。チャットが荒れているときや、個人間でセクハラやパワハラが起こったなどのトラブルがあった際に有効です。

Zoomのチャット機能の使い方

チャットはどのように送信するのでしょうか。ここでは、全体と個人に送る方法と、その他に使える設定等を解説します。

全体にメッセージ送るとき(オープンチャット)

まずは、ミーティング画面を開きます。画面下にある「チャット」をクリック。送信先が、皆様になっていることを確認します。メッセージを入力してEnterボタンを押せば、メッセージを送信できます。

個別にメッセージを送るとき(プライベートチャット)

個別にメッセージを来る場合、チャットをクリックしたら送信先を全員から送りたい相手に変更します。そしたら、あとはメッセージを入力して送信するだけです。宛先を間違えないように気をつけましょう。

スマホでもチャットができる

チャットは、スマホ版のZoomでも送ることができます。ミーティング画面の下にある詳細をクリックし、そこからチャットをさらにクリック。すると、チャット画面が開きます。チャットは、送信相手を選べるので、参加者全員に送るのか個別の送るのかを確認してから送るようにしましょう。

メッセージの保存の仕方

Zoomのテキストチャットを保存するには、チャットを開いたらメッセージを入力する欄後学にある「…」をクリック。そこからチャット保存を押せば、チャットを保存することができます。

ただし、主催者側が保存を許可していないと保存することができません。

制限のやり方

管理アカウントでZoomにログインをし、設定をクリックします。設定のページ内にあるチャットの設定を無効にするだけです。プライベートチャットのみを制限したい場合は、チャットの下にあるプライベートチャットを無効にします。

Zoomは有料プランを使ってみませんか?

Zoomは無料で使うこともできますが、時間制限があったり、録画などはローカルに保存されたりと制限などが多くあります。有料プランであれば時間制限はなく、保存はクラウドにもできます。管理機能が備わっているのも有料プランだけです。

Zoomを使う機械が多いなら、有料プランの契約をおすすめします。HYPER VOiCEでは、プロプランであれば1ライセンスからの取得が可能です。また、電話サポートあり・なしプランをご用意。初めてZoomをお使いになる方で、不安な方はぜひ電話サポートプランをご検討ください。

まとめ

今回は、Zoomのチャット機能についてご紹介しました。

Zoomのチャット機能は、会議をサポートしてくれる便利な機能です。音声トラブルなどが起こった際の連絡手段としてはもちろん、質問をしたいときや議事録といった活用方法もあります。ぜひ、チャット機能を活用して、Zoomを使いこなしてみてください。