Zoomのブレイクアウトルームとは？特徴や設定方法について

2024/02/09 テレワーク

Zoomには、さまざまな便利機能がそなわっています。中でもブレイクアウトルームは、グループワークを行うのに便利な機能です。

そこで今回は、Zoomのブレイクアウトルームについて解説します。

Zoomのブレイクアウトルームとは

ブレイクアウトルームとは、会議の参加者をグループ分けしてミーティングができる機能を指します。ミーティング中に一度参加者を分けて、セッションしたい場合などに活用できる機能です。

ブレイクアウトルームが使えるのは「Zoomミーティング」のみ

ブレイクアウトルームが利用できるのは、「Zoomミーティング」のみです。Zoomウェビナーでは、ブレイクアウトルームを利用することができないため、注意しましょう。

ブレイクアウトルームは無料プランでも使える？

無料プランであっても、ブレイクアウトルーム機能は使用可能です。ただし、無料プランの場合、会議できるのは40分までと制限があるので注意しましょう。

ブレイクアウトルームを利用するメリット

オンライン会議でチーム分けをすることでどのようなメリットが得られるのでしょうか。

参加意識の向上

大人数でオンライン会議や研修などを行うと、発言者が限られてしまうことも。チーム分けを行い、少人数になることで一人ひとりが発言しやすくなります。議論が行いやすくなるでしょう。

参加者同士で交流ができる

大人数が集まるとなかなか発言できないことも。ブレイクアウトルームでグループ分けして会議をすることで、交流することができます。

新入社員のオリエンテーションでグループワークを行う際にブレイクアウトルームが大活躍。このように交流を目的としている場合は、ブレイクアウトルームの利用がおすすめです。

Zoomのブレイクアウトルームの設定方法

ブレイクアウトルームはどのように利用するのでしょうか。ここでは、ブレイクアウトルームの設定方法についてご紹介します。

ブレイクアウトルームが作成できるのは主催者のみ

ブレイクアウトの設定・作成ができるのは、ミーティングを作成した主催者のみです。参加者がブレイクアウトの設定や作成をすることはできませんのでご注意ください。

利用する前に設定を確認しよう

ブレイクアウトルームを設定する場合、事前に設定から有効化しておきましょう。

1.ブラウザからZoomへアクセスし、サインインする
2.マイアカウントページにある設定をクリック
3.「ブレイクアウトルーム」をオンにする

ミーティングが始まる前に割り当てる方法

ミーティングを開始する前に、設定することができます。

1.ブラウザからZoomへアクセスし、サインインする
2.マイアカウントページにある「ミーティングをスケジュールする」をクリック
3.オプションにある「ブレイクアウトルーム事前割り当て」をクリック
4.「ルームを作成」をクリックし、参加者をグループ分けしていく
5.保存をクリックしたら事前設定が完了

ミーティング中に割り当てる方法

1.会議画面の下にある「ブレイクアウトルーム」をクリック
2.ブレイクアウトルームの数を設定し、「自動で割り当てる」「手動で割り当てる」「参加者によるルーム選択を許可」のどれかを選ぶ
3.割り当てが完了したら「すべてのルームを開ける」をクリックし、作成完了

ブレイクアウトルームを使う際の注意点

クラウド保存かローカル保存かで録画できる範囲が異なる

クラウド保存の場合は、メインルームのみ録画ができます。ローカル保存の場合は、入っているルームのみ録画が可能です。ルーム内での会議の様子を録画したい場合は、ローカル保存を利用し、代表者を決めて録画するのがおすすめです。

定員は最大で500人

ブレイクアウトルームには、ルームに割り当てできる人数が決められています。

1～20ルーム作った場合は最大で合計500人まで割り当てることができます。21～30ルーム作った場合は合計400人まで、31～50ルーム作った場合は合計200人まで割り当てることが可能です。

チーム間でのメッセージのやり取りはできない

別のルームとチャットでのやり取りはできません。チーム内のみでしかチャットができないため、別のチームとのやり取りが必要な場合は別のチャットツールを用意しておくと安心です。

ブレイクアウトルームの便利な機能

ブレイクアウトルームでは、タイマー設定機能やメッセージ機能など便利な機能を利用することができます。

主催者は入退室ができる

ミーティングの主催者は、各ルームを自由に入退室することが可能です。各ルームのミーティングの進捗を確認したり見回りをしたりすることができます。共同ホストを指定しておくと、複数人での訪問が可能になります。

メッセージ機能

ブレイクアウトルームを実施している最中は、メインルームで主催者がチャットを送信してもルームには届きません。ブレイクアウトルームへのメッセージ送信機能がそなわっているため、ブレイクアウトルーム中はそちらの機能を使いましょう。「全員にメッセージを放送」をクリックして入力、ブロードキャストすることでメッセージを送ることができます。

タイマー設定機能

グループワークを行う際、時間制限を設ける場合もあるでしょう。そんなときに便利なのがタイマー設定機能です。タイマー設定機能は、ブレイクアウトルームが自動的に閉じるタイミングを指定することができます。自動的にカウントダウンが実施され画面上に表示されるため、参加者は時間を見ながらグループワークを行うことができます。時間が来ると強制的にメインルームに戻らされます。

ヘルプ機能

グループワークをしていると、参加者は疑問に思うことあるでしょう。そのときに、参加者が主催者に知らせることができる機能があります。

ミーティングの画面内にある「ヘルプを求める」を押すと、主催者に通知が届きます。主催者はポップアップから呼び出されたルームへとアクセスすることが可能です。

ホワイトボード機能

ホワイトボード機能は、ミーティングの議事録を行うのに便利な機能です。入力した文字や図形は、画面のまま保存することができます。

ホワイトボード機能を使う場合は、画面下部にある「画面の共有」を選択し、「共有するウィンドウまたはアプリケーションを選択する」から「ホワイトボードを選択します。

Zoomの有料プランを契約するならハイパーから

Zoomの無料プランは40分までと会議時間に制限があります。グループワークを行う場合は、時間制限に注意しなければなりません。ただ、有料プランを利用していると、時間は無制限となります。Zoomを頻繁に利用するのであれば、有料プランの利用がおすすめです。

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まとめ

今回は、Zoomのブレイクアウトルームについてご紹介しました。

ブレイクアウトルームは、オンライン会議に参加しているメンバーをチーム分けできる機能です。作成したチームで会議や打ち合わせ、意見交換などができます。オンライン研修などでグループワークを行うのに便利な機能でもあります。