テレワーク時のマネジメントはどうする?課題や解決方法をご紹介

2020/10/14 テレワーク

働き方改革の一部として導入されはじめたテレワーク。ここ最近では、新型コロナウイルスの感染拡大防止のための対策として導入され、浸透してきた働き方です。

いきなり導入した企業も多く、マネジメントに困っている方もいらっしゃるのではないでしょうか。そこで今回は、テレワーク時のマネジメントについてご紹介します。

テレワークとマネジメントについて

テレワークとマネジメントについて
まずは、テレワークとマネジメントについておさらいしていきましょう。

テレワークは、離れた場所で働くことを意味する

最近は、新型コロナウイルスの影響もあり、「テレワーク=自宅で働く(在宅勤務)」というイメージをお持ちかもしれません。在宅勤務もテレワークの1つですが、テレワークは他にも、サテライトオフィスやモバイルワークでの働き方も含まれます。

テレワークには、オフィスに出社するのではなく、離れた場所で働くという意味があります。自宅で働くことも、自宅から近いサテライトオフィスで働くことも「テレワーク」ということです。

「マネジメント」についておさらい

マネジメントとは、管理や経営という意味があります。日本では、経営管理を意味する言葉として使用されています。マネジメントとは、業務の管理や部下の管理などを行うことを一般的に表します。

働き方改革や、感染病拡大の予防のためにオフィスに出社して働くという常識が変わりはじめてきています。今後もテレワーク導入が進んでいくことでしょう。そこで気になるのが、テレワーク時のマネジメントです。これまでとの働き方が異なるため、対面をもととしていたマネジメントでは不十分だと考えられます。そこで新たに、テレワークにあったマネジメントを導入する必要が出てきました。

テレワークにおけるマネジメントの課題とは

テレワークにおけるマネジメントの課題とは
テレワークは、オフィスでの勤務とは異なるため、マネジメントもオフィス勤務とは異なります。ここでは、テレワークにおけるマネジメントの課題についてご紹介します。

タスク管理やスケジュール管理が難しい

社員の働く姿を直接見ることができないため、話を聞くことも難しくなります。そのため、誰がどの作業を行っているのか明確になりにくい部分があります。

他にも、在宅勤務になると仕事とプライベートの区別がつきにくくなり、長時間労働をしてしまうといった課題もあります。

コミュニケーションが不足しやすい

テレワークでの勤務は、直接的に会話ができるわけではないため、コミュニケーション不足になりやすくなります。具体的にどのようなコミュニケーションが不足しやすいのか、見ていきましょう。

上司とのコミュニケーションが取りにくい

テレワークの場合、連絡するタイミングがお互いに難しく感じてしまいます。そこから、コミュニケーション不足やちゃんと伝わっているのかどうか不安に思うこともあるでしょう。

また、チームの全員が離れた場所で仕事をするとなると、指導や指示がしにくいなどの課題もあります。

誰かにすぐ相談できない

テレワークの場合、誰かにすぐ相談できるわけではありません。そのため、社員が抱え込んでしまうことも。そこから発注ミスや納期の遅延など、トラブルを招いてしまうことも考えられます。他にも、孤独を感じてしまいオフィス出社よりも疲弊してしまうかもしれません。

テレワーク時の評価基準が決まっていない

もしものときや、働き方改革のためにテレワーク導入を準備していた企業であれば、「テレワークにおける評価基準」や「テレワーク時の運用ルール」などを決めていたかもしれません。

しかし、新型コロナウイルスの影響で急いでテレワークを導入した場合は、評価基準や運用ルールが曖昧になっていることが多いはずです。

評価基準が曖昧だと、評価する人によって、評価ポイントがずれてしまう場合があります。社員もテレワークでも働いていけるか不安に感じますし、適正な運用で、適正な評価をすることが大切です。そのため、テレワークを導入する場合は、評価基準を見直すことをおすすめします。

テレワーク時のマネジメントはどうするべきか

テレワーク時のマネジメントはどうするべきか
オフィスで行うマネジメントをそのままテレワークによる勤務で引き継ぐことは難しいといえます。では、テレワーク時のマネジメントはどうするべきなのでしょうか。

タスク管理の解決方法

タスク管理のポイントは「可視化」

部下のスケジュールやタスクが分からないため、仕事を振ることができないかもしれません。逆に、タスクが多いなかで、さらに仕事を増やしてしまうと、長時間労働のきっかけになってしまいます。

そこでテレワーク時は、それぞれのタスクを「可視化」させるようにしましょう。それぞれのタスクを可視化することで、指示が出しやすくなり、仕事の振り分けも行いやすくなります。

チャットなどを利用して「タスク報告」

オフィスで出社していたときは、朝礼でタスクやスケジュールを報告するという方も多かったのではないでしょうか。

テレワークのときは、オンライン会議ツールを使って朝礼を行うことができます。また、チャットを使って、スケジュールを共有することも可能です。

他にも、タスクを可視化して管理する「プロジェクト管理ツール」があります。

コミュニケーションの解決方法

積極的にコミュニケーションを取る

テレワーク中は、全員が積極的に連絡するように意識することをおすすめします。

もちろん、管理職や上司であっても部下やチームメンバーからの連絡を待つことは避けて積極的にコミュニケーションを取っていきましょう。業務が順調に進んでいるのかどうか、確認することでメンバーも相談しやすくなります。

社内SNSの活用

チャットでのやり取りだけではなく、社内SNSも活用すると良いでしょう。社内SNSは名前の通り社内だけに発信されるSNSのことです。テレワークで使えるノウハウや、ツールの使い方、社内イベントなどを発信することができます。社内SNSは、コミュニケーションだけではなく災害時の対応にも利用できます。

オンラインランチ会を開催してみる

オフィス出勤しているときは、昼休みにチームのみんなでランチをすることもあるでしょう。しかし、テレワークになるとそれが難しくなってしまいます。

そこでおすすめなのが、「オンラインランチ会」です。昼休みにオンライン会議ツールを利用して、みんなでランチをします。

オンラインランチ会は、テレワーク中の仕事の悩みを話せるのはもちろん、育児や介護であまり外に出歩けない方にとっては、ちょっとした息抜きになります。社員同士のコミュニケーションの活性化はもちろん、モチベーション向上にもつながるでしょう。


テレワーク導入の際は、ツール選びが重要!

テレワークの環境を整えるにはツールが必要

テレワーク環境の準備は、端末の用意だけではありません。テレワーク(特に在宅勤務)は、オフィスでの働き方とは異なるため、離れた場所でも適応できるテレワーク向けのツールが必要です。
例えば、オフィスでは簡単にできていたコミュニケーションも、テレワークでは難しくなります。そのため、テレワークには、ビジネスチャットやWEB会議ツールなどのコミュニケーションツールが必要になるのです。
コミュニケーションツールの他にも、ファイル共有サービスや勤怠管理ツールなどもテレワークを導入する上で必要です。

テレワークには自社にあったツールを選ぼう

テレワークには自社にあったツールを選ぼう
テレワーク向けのツールには、さまざまな商品がリリースされています。
テレワークでよく利用されているWeb会議ツールにも、TeamsやZoomなど、たくさんの種類がある状況です。
そのため、どれをどのように選べば良いのか?迷うことでしょう。
すでにビジネスチャットを利用していても、有料版への移行や別のサービスの方が適している場合もあるかもしれません。
テレワークを導入する際は、テレワーク導入の目的を定めたり業務を見直したりして自社の労務環境にあったツールを選びましょう。

テレワーク導入チェックリスト」で自社に必要なツールをチェック


働き方改革や、感染病拡大予防のためにテレワークが導入され始めています。最近では、各企業に対して、社員の在宅勤務を70%になるように要請されています。原則テレワークでの働き方を導入する企業も増えてきている状況です。今後も、テレワークでの働き方が普及していくでしょう。
このテレワーク普及の影響もあり、テレワーク導入を考えている担当者さまも多くいるはずです。特に、新型コロナウイルスの影響が大きく、事業継続を守るにはできる限りでテレワーク導入を検討した方が良い状況であるといえます。

しかし、中にはテレワークの導入に不安を抱いている担当者さまもいらっしゃるのではないでしょうか。テレワークの導入を難しく感じている、テレワークでの働き方にメリットはあるのかなど、疑問に思うことが多いかもしれません。
そこで、テレワーク導入チェックリストをご用意いたしました。テレワーク導入に向けて、どんなツールを導入すべきなのか?何が必要なのか?自社にあったツールや重要なポイントをセルフチェックすることが可能です。ぜひ、テレワーク導入チェックリストをご活用ください。

評価についての解決方法

評価項目を明確化させる

評価項目を明確にさせ、社内全体に周知しておくようにしましょう。全員に共有しておくことで、管理者によって偏りのある評価の防止につながります。

評価方法を見直す

テレワークになると物理的に評価をすることは難しくなってしまいます。そのため、目に見える実績や成果などで判断してしまいがちになります。プロセスと成果のバランスを考慮しながら行えるような評価方法にしましょう。

テレワークマネジメントに必要な環境整備とは

テレワークマネジメントに必要な環境整備とは
テレワークのマネジメントを成功させるには、環境整備も必要です。次に、テレワークに必要な環境整備についてご紹介します。

コミュニケーションツールの導入

コミュニケーションツールの導入がまだできていないなら、導入しましょう。

代表的なツールは、ビジネスチャットです。テレワーク中のコミュニケーションとしてはもちろん、業務効率化につながるツールとしても導入することができます。

【代表的なビジネスチャット】

・Microsoftが提供している「Teams」
Microsoft 365(元Office 365)のビジネスプランを利用している場合は、すぐに利用することが可能です。在席管理やシフト管理もできるチャットツールです。

・国内利用率No.1の「チャットワーク」
国内で作られたビジネスチャットで利用者も多いツールです。外部とのやり取りも簡単にできます。ビデオ通話もできるので、社内での会議を行うことが可能です。チャットワークは、無料プランもありますが、機能に利用制限があるのでビジネスプランの利用がおすすめです。

・世界中で利用されている「Slack」
アメリカで誕生したビジネスチャットで、世界中で利用されています。日本語にも対応しているので、スムーズに導入できます。G Suiteなどの外部ツールとの連携できるメリットがあります。

テレワークに適したセキュリティ対策を行う

外部に会社用の端末を持ち出したり、社内システムを利用したりします。そのため、情報漏えいのリスクが、オフィス勤務よりも高まります。テレワーク時には、適したセキュリティ対策を導入しましょう。セキュリティソフトはもちろん、仮想の専用線をおけるVPNや二段階認証などを導入することをおすすめします。

端末の紛失や、盗難、ウイルスなどの感染により情報漏えいしてしまえば、業務を停止しなければならないケースも。マネジメントを成功させるための環境作りとして欠かせない部分です。

労働管理ツールの導入

テレワーク、オフィス勤務に関係なく、働くとなると労働基準法が適用されます。そのため、労働時間の管理が必要です。社員の健康を保つためにも、時間の管理が必要です。

長時間労働を避けるためのツールとして、労働時間を管理してくれるシステムが適しています。

【おすすめの労働管理ツール】

・PCやスマホから打刻ができる「jinjer」
Jinjerは、パソコンやスマホ、チャットツールなどを利用して打刻を行うことができます。打刻方法が豊富なので、テレワークであっても安心して勤怠管理することが可能です。

勤怠管理だけではなく人事や労務などのさまざまなサービスが提供されていて、それぞれデータを共有することができます。給与計算や経費精算なども可能です。

・勤怠に合わせて給与計算してくれる「人事労務freee」
人事労務freeeは、打刻はもちろん、給与計算やマイナンバーの管理、年末調整ができる人事・労務管理ツールです。他にも、有給休暇の管理や入退社管理などができます。

まとめ

今回は、テレワーク時のマネジメントについてご紹介しました。

テレワーク時のマネジメントでは、コミュニケーション・評価方法について課題があります。

課題を解決するには、コミュニケーションツールの導入や定期的に取れるコミュニケーションの場を設ける、評価方法を見直すなどといったことが必要です。

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クラウドインフォボックス編集部

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