テレワークのときこそ必要になる「1on1ミーティング」の重要性

2020/10/14 テレワーク

日本の企業でも多く取り入れられ始めている「1on1ミーティング」。大手企業やアメリカの企業が取り入れていることで、話題になりました。

1on1ミーティングは、テレワークのときこそ取り入れたいマネジメント方法の1つです。

そこで今回は、「1on1ミーティング」について解説していきます。

1on1ミーティングとは

1on1ミーティングとは
1on1ミーティングとは、1対1でミーティングを行うことを意味し、ビジネスでは上司と部下が1対1で対話を行うことを指します。

上司と部下が1対1で対話するとなると、人事考課(人事評価)や指摘事項などについて話す面談のようなイメージがあるかもしれません。

しかし、1on1ミーティングは、人事考課(人事評価)面談とは異なり、話す内容は基本的に自由です。

上司と部下でコミュニケーションを図ることを目的としているので、週に一度や月に一度など短期的なサイクルで行われるのも特徴です。

1on1ミーティングの重要性

1on1ミーティングの重要性
1on1ミーティングを実施することは、どのような重要性があるのでしょうか。

部下の成長を促すことができる

1on1ミーティングは、上司が指摘するような一方的なコミュニケーションの時間ではありません。部下の現状や悩みに寄り添いながら、部下の能力を引き出す部下の育成のための時間です。

そのため、1on1ミーティングが部下にとって問題解決方法を見つけるきっかけとなるため、成長につながります。

適切なサポートができる

日頃から指示や指導をしていたり、週次や月次の報告を受けたりなど、部下とコミュニケーションを取っていると思います。

しかし、それだけではお互いの理解を深めることができるとは限りません。どんなことにやりがいを感じるのか、どんな能力を身に着けたいのかなど、その人の成長に関する情報は知ろうと思わないと得ることはできません。

異変に早く気づくことができる

部下と1対1で対話ができるため、顔色をうかがうことや体調面について確認することができます。何か心身に不安がある場合は、早期に対応することが可能です。

部下は上司に相談しやすくなる

忙しく立ち回っている上司に対して話を持ちかけることは、部下にとっては難しいことです。タイミングをはかっているうちに話せずに終わってしまうこともあるかもしれません。

1on1ミーティングという、上司と対話ができる時間が設けられることで、部下は今まで以上に相談しやすくなります。少し話しにくかった体調面や仕事へのモチベーションのことや、作業に関しての疑問についても話しやすくなるでしょう。1on1ミーティングは、部下にとっても安心して相談できる機会となります。

信頼関係を築くことができる

1on1ミーティングは、指摘や評価について話すことは基本的にありません。

部下の話に耳を傾けることから、社員も相談や報告がしやすくなります。繰り返し1on1ミーティングを行うため、信頼関係が強くなってきます。信頼関係が生まれることで、部下に仕事を任せやすくなるでしょう。チーム力が高まるなどのメリットもあります。

急な退職を防止できる

突然、退職の決意をして辞めていった優秀な社員もいらっしゃるかもしれません。それは、社員の状況を把握しきれなかったことが原因と考えられます。やりたいこととは違う仕事を振られていた、自分の意見を伝える場がなかった、悩みを抱えているものの相談する機会がなかった、このまま成長していけるのか……など、悩みや不安を抱えていたかもしれません。

それを聞くことができなかったため、急な退職につながってしまうことがあります。

1on1ミーティングは、部下の変化をつかみやすくなります。また、部下の声を反映するきっかけにもなるため、仕事に対するモチベーションにもつながるのです。

成長を促すなどのさまざまなメリットがあるため、急な退職を防ぐことができます。

テレワークのときこそ「1on1ミーティング」を実施しよう

テレワークのときこそ「1on1ミーティング」

新型コロナウイルスの感染拡大予防や、働き方改革の影響で、テレワークでの働き方が普及しています。実際に、導入している企業も多く、テレワークが常識化しつつあるかもしれません。

テレワークは、チームのメンバーが離れて働くことから、テレワーク時こそ1on1ミーティングが必要だといえます。

チームメンバーが離れて働くことには不安がある

オフィスで働くメンバーとテレワークで働くメンバーがいる場合、働いている場所が異なります。対面で話すことができないため、中でもテレワークで働く方たちは、不安になることもあります。

コミュニケーションが取りづらくなるため、コミュニケーションの低下にもつながる可能性があります。

コミュニケーションを取るには「1on1ミーティング」

直接会って働くわけではないため、業務の進捗状況や体調面など、把握しづらい部分があります。先に説明した通りチームメンバーが離れて働くことが不安ですし、孤独を感じてしまう社員もいるかもしれません。

そのため、テレワークのときこそ「1on1ミーティング」を実施し、部下とコミュニケーションを取っていくことが大切です。

長時間労働を防止するためにも、タスクが詰まっていないか、逆に手が空いている人がいないかなどを把握し、適切に指示していけるようにしましょう。

テレワークで1on1をやるときにおすすめのツール

対面で1on1をやるのが理想ですが、離れて暮らしている方との1on1や感染病拡大を防止対策には、Web会議ツールを利用して行うのが適しています

Web会議ツールは、Webカメラがついていれば対面で話しているような感覚になります。音声のみの電話でやりとりするよりも、表情を確認することができるので安心感があるでしょう。

チャットワーク

ビジネスチャットツールですが、ビデオ通話を利用して、オンライン会議も可能です。画面共有もできるので、すでにチャットワーク利用しているなら、1on1の実施を検討してみてはいかがでしょうか。

Google Meet

Googleが提供しているオンライン会議ツールです。G Suiteを利用している方のみ利用できる機能でしたが、無料のGoogleアカウントをお持ちの方でも利用できるようになりました。

Googleアカウントをお持ちであれば、すぐに利用できるので、Googleのサービスを利用している方にはおすすめのツールです。

Zoom

現在、オンライン会議ツールと聞くと「Zoom」を思い浮かべる方も多いのではないでしょうか。ホワイトボード機能が備わっていて研修にも利用できるWeb会議ツールです。外部との打ち合わせでも利用することが多いかもしれません。Zoomでの会議に慣れるために利用するのも良いかもしれません。

Teams

Microsoftが提供しているサービスです。ビジネスチャット機能やWeb会議機能が備わっています。Microsoft 365(旧Office 365)のビジネスプランにも備わっているため、Microsoft 365を利用している企業におすすめです。


テレワーク導入の際は、ツール選びが重要!

テレワークの環境を整えるにはツールが必要

テレワーク環境の準備は、端末の用意だけではありません。テレワーク(特に在宅勤務)は、オフィスでの働き方とは異なるため、離れた場所でも適応できるテレワーク向けのツールが必要です。
例えば、オフィスでは簡単にできていたコミュニケーションも、テレワークでは難しくなります。そのため、テレワークには、ビジネスチャットやWEB会議ツールなどのコミュニケーションツールが必要になるのです。
コミュニケーションツールの他にも、ファイル共有サービスや勤怠管理ツールなどもテレワークを導入する上で必要です。

テレワークには自社にあったツールを選ぼう

テレワークには自社にあったツールを選ぼう
テレワーク向けのツールには、さまざまな商品がリリースされています。
テレワークでよく利用されているWeb会議ツールにも、TeamsやZoomなど、たくさんの種類がある状況です。
そのため、どれをどのように選べば良いのか?迷うことでしょう。
すでにビジネスチャットを利用していても、有料版への移行や別のサービスの方が適している場合もあるかもしれません。
テレワークを導入する際は、テレワーク導入の目的を定めたり業務を見直したりして自社の労務環境にあったツールを選びましょう。

テレワーク導入チェックリスト」で自社に必要なツールをチェック


働き方改革や、感染病拡大予防のためにテレワークが導入され始めています。最近では、各企業に対して、社員の在宅勤務を70%になるように要請されています。原則テレワークでの働き方を導入する企業も増えてきている状況です。今後も、テレワークでの働き方が普及していくでしょう。
このテレワーク普及の影響もあり、テレワーク導入を考えている担当者さまも多くいるはずです。特に、新型コロナウイルスの影響が大きく、事業継続を守るにはできる限りでテレワーク導入を検討した方が良い状況であるといえます。

しかし、中にはテレワークの導入に不安を抱いている担当者さまもいらっしゃるのではないでしょうか。テレワークの導入を難しく感じている、テレワークでの働き方にメリットはあるのかなど、疑問に思うことが多いかもしれません。
そこで、テレワーク導入チェックリストをご用意いたしました。テレワーク導入に向けて、どんなツールを導入すべきなのか?何が必要なのか?自社にあったツールや重要なポイントをセルフチェックすることが可能です。ぜひ、テレワーク導入チェックリストをご活用ください。

1on1ミーティングの実施ポイントとは

1on1ミーティングを実施ポイントについてご紹介します。

1on1ミーティングの実施頻度

短期間でのサイクルが理想のため、週に一度は行うことをおすすめします。1on1ミーティングは、回数を重ねてコミュニケーションを取ることが重要です。ミーティングの時間は、15分だけでも問題ありません。週に一度、15分程度のミーティングを継続して行いましょう。

1on1ミーティングを実施する目的を明確にしておく

1on1ミーティングをやる目的を事前に明確にしておきましょう。目的が曖昧なままだと、1on1ミーティングの効果を得ることが難しくなってしまいます。実施する目的を明確にしておき、社員にも伝えておくようにしましょう。

1on1ミーティングの内容を決めておく

基本的には、話し合う内容は自由ですが、テーマを事前に決めておくとスムーズに進みます。テーマの具体例は下記の通りです。

・心身の健康状態のチェック、プライベートの相互理解
・仕事へのモチベーション状況の確認
・目標設定や評価についての報告
・戦略や方針の報告

1on1ミーティングを実施する際の注意点

1on1ミーティングを実施する際の注意点
1on1ミーティングは、有効に活用することが大切です。そこでメリットを感じられるように、気をつけたい点もあります。

部下の話を聞く

1on1ミーティングは部下がメインで話をする場でもあります。部下の話を差し置いて、話してしまわないように注意が必要です。意見についても、上司が先に言ってしまわないようにしましょう。1on1ミーティングは、部下の話を聞くことが中心です。部下に質問をするなどして、話しやすい状況にすることをおすすめします。

雑談だけで終わらないように注意する

雑談も必要ですが、雑談だけで終わってしまうと、1on1ミーティングの目的からずれてしまうことも。雑談だけで終わってしまいそうなときは、事前に話す内容を決めておくようにしましょう。

高圧的にならないように気をつける

部下は、上司と話すというだけでも緊張します。ついつい、アドバイスや意見、上からものを言いたくなるときがあるかもしれません。上司が、あまりにも高圧的になってしまうと、部下は話しにくくなってしまいます。本音が出せないままだと、本来の目的である信頼関係の構築や部下の成長を促すことから遠ざかってしまいます。

1on1ミーティングでは、上司は「傾聴側」に回ることを意識しましょう。

まとめ

今回は、テレワークのときこそ実施したい「1on1ミーティング」について解説しました。

1on1ミーティングは、短いサイクルで行う上司と部下のミーティングのことを指します。仕事への不安や、体調面など、さまざまなことを相談できる場として、設ける企業が増えてきています。

特にテレワーク時は、離れて働くため、部下とコミュニケーションを取る大切なシステムとなります。ぜひ、社内のコミュニケーション方法の1つとして1on1ミーティングを導入してみてください。

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クラウドインフォボックス編集部

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