テレワークによるコミュニケーションや商談機会の減少……解決方法は？

2020/10/14 テレワーク

テレワーク（在宅勤務）による課題はさまざま。中でも多く挙げられるのが、コミュニケーションの減少です。テレワーク時は、コミュニケーションをどのように図るべきなのか悩んでいる方が多いのではないでしょうか。また、商談機会も減ってしまっているかもしれません。

この記事では、テレワークによる社内コミュニケーション・商談機会の減少の解決方法についてご紹介します。

新しい生活様式により、さらに求められるテレワーク化

緊急事態宣言は解除されましたが、新型コロナウイルスの感染が完全に収まったわけではありません。ワクチンや有効な治療法が確立していないため、密閉・密接・密集を回避できるような行動が求められています。

そこで、感染拡大を防止するために呼びかけられているのが「新しい生活様式」です。例えば、人との間隔を2m以上空ける、買いものは1人または少ない人数でいくように呼びかけられています。

ビジネスでは、ローテーション勤務やテレワークでの勤務が新しい生活様式として挙げられています。また、会議や名刺交換についてもできるだけオンライン化させ、密閉・密接・密集回避をするように呼びかけられています。

これまでなら、対面でのやり取りが基本でしたが、今後はビジネスでも「非接触」「非対面」での行動が求められます。

テレワークの課題「コミュニケーションの減少」

テレワーク導入による問題で、最も悩まれているのが、社内コミュニケーションの減少です。テレワークの場合、文章でのやり取りが基本となります。

直接会話をするわけではないため、相手の様子を伺うことができず、コミュニケーションが取りにくいという課題があります。

そして、非接触・非対面を求められているため、社内だけではなく社外との人とのやり取りも減ってきているのではないでしょうか。商談機会がなくなり、厳しい問題に直面しているかもしれません。

テレワーク中のコミュニケーションの減少を解決するには

テレワーク時は、社員同士が見えない中で仕事を行わなければなりません。そのため、円滑にコミュニケーションを取ることが重要になるのです。

ビジネスチャットの使い方を見直す・ルールを決める

ビジネスチャットは、報告や相談だけに使うのではなく、いつもとはちょっと違う使い方や、意識を持つ必要があります。

レスポンスは早めを意識する

普段よりも返信はなるべく早めに送ることを意識します。すぐに返信するのが難しい場合は、待ってほしいなどアクションを入れると良いでしょう。

かといって、相手のレスポンスが遅くても焦らずにいる必要があります。事前に○時頃までには返信がほしいなどとスケジュールを抑えるのも1つの手段です。

緊急時は電話を利用する

ビジネスチャットは、レスポンスがしやすいツールです。そのため、ついついチャットに頼りがちになってしまうかもしれません。

しかし、緊急性の高いことは、ビジネスチャットやメールに頼るよりも電話を利用した方が良いケースもあります。なにかトラブルがあった場合や、すぐに返答がほしい相談については、電話を利用するようにしましょう。

ちょっとした報告も行う

長い間席を外すときは、報告するようにしましょう。家事と在宅勤務を両立させている方、育児も行っている方は、席を外さなければいけない時間があります。

事前に分かっているスケジュールがあれば、報告するようにしましょう。カレンダーに書いてあるから大丈夫と思っていても、気づかないこともあるかもしれません。

業務についてもグループ内で報告し合うことをおすすめします。こまめに報告することで、情報共有がしやすくなります。

分かったつもりにならないよう気をつける

文章だけでのやり取りとなるため、分かったつもりになってしまうこともあります。分かったつもりになってしまうと、すれ違いに発展し、トラブルの原因になることも。

レスポンスを重ねたり、ビデオ電話機能などを有効活用したりして、意思疎通ができているかどうか確認するのも1つの手段です。

雑談も容認する

仕事の邪魔にならない程度に、雑談を容認することもおすすめです。テレワーク中は、雑談専用のグループを作るのも良いかもしれません。雑談をすることで、気分転換になることも。

特に新型コロナウイルスの影響で、外出しにくい状況です。中には、孤独を感じる方もいらっしゃるので、ちょっとした雑談を挟んでみてはいかがでしょうか。

入社したばかり方のことを知るためにもおすすめです。雑談することで相談がしやすくなり、コミュニケーション不足によるトラブルに進展しにくくなります。

1on1ミーティングを実施する

環境の変化により不安を抱える社員もいます。また、オフィスに出社していたときは相談しやすかったことが相談しにくくなる方もいるのではないでしょうか。

テレワークにより孤独を感じる社員もいるかもしれませんので、定期的に1on1ミーティングを実施しましょう。

1on1ミーティングに最適なツールは？

オンライン会議専用ツールでもあるZoomは、1on1ミーティングにも適しています。

他にも、Teamsやチャットワークにもビデオ通話機能が備わっています。すでにTeamsやチャットワークを利用している方は、1on1ミーティングを取り入れてみてはいかがでしょうか。

商談はどうするべきなのか

テレワークの課題は、社内のコミュニケーションだけではありません。商談など外部との打ち合わせにも影響がでてきています。

現在、新型コロナウイルスの影響で、社外への営業や訪問などが難しくなってきているのが現状です。このような現状であっても、経営を守るためにも売上が大切になってきます。

では、商談はどのように行うべきなのでしょうか。

訪問しない商談方法（インサイドセールス）を選ぶ

まず、できるだけ非接触での対話が求められる中で、訪問での商談を選ぶことは困難です。

そこで商談については、「訪問しない方法を選ぶ」必要があります。訪問しない商談とは、内勤型営業のことで、インサイドセールスと呼ばれています。

インサイドセールスは、アメリカで生まれた商談方法で、幅広く営業活動ができるように訪問しない営業方法が取り入れられるようになりました。現在、インサイドセールスによる営業方法は、日本でも浸透しています。

インサイドセールスによる営業方法とは

内勤型の営業と聞くと、テレアポを思い浮かぶかもしれません。インサイドセールスは、テレアポとは少し異なります。

テレアポは、商談を獲得するために電話やメールでアポイントを取ることが目的です。

一方で、インサイドセールスは、メールや電話、オンライン商談ツールを使って「見込み顧客へのヒアリング」と「サービスへの興味付け」を中心に行っていきます。ヒアリングや興味付けは、一度だけではなく定期的に行うことで顧客の育成につなげます。

また、インサイドセールスによる営業方法は新規顧客だけではなく、既存のお客様にもリピートしていただくためにアプローチにも利用できます。

インサイドセールスのメリット

インサイドセールスのメリットは、新型コロナウイルスのような感染症予防だけではありません。企業にとってさまざまなメリットがあります。

移動に掛かるコストや時間を削減できる

訪問を減らすことで、移動に掛かるコストや時間を削減することが可能です。時間に余裕ができれば、より企画や資料作成に力を入れることができますし、他の営業に時間を費やすこともできます。インサイドセールスを取り入れることで効率よく営業ができるようになるのです。

遠方の会社と取引ができる

訪問しないでクロージングすることもあるので、遠方の方とも商談が可能です。これまでは、対象としていなかった地域への営業もできるのです。

少ない人材でも成果を挙げられる

人材不足により1人あたりの負担が大きくなってきています。また、ローテーション勤務を取り入れるとなると、営業にあたれる人材が減ってしまうことも。

営業される側にもメリットがある

営業される側にもメリットがあります。インサイドセールスであれば商談の場所や日時を決める必要がありません。そのため、商談を受け入れやすく、聞きたいときにすぐ話しを聞くことができます。

インサイドセールスを成功させるためには…

インサイドセールスを成功させるためには、ICTの活用や、環境を整えることが重要です。ここでは具体的に必要なものをご紹介します。

顧客管理ツールや営業支援システムを導入する

顧客に対してアプローチするためには、管理が必要です。顧客育成のために、定期的にアプローチします。その際に、どの程度まで提案が終わっているのか、誰がどのようなことをしたのかを記録しておくことで、いつどんな提案や商談をすればいいのかが分かります。

その記録として顧客管理ツールや営業支援システムが必要となります。

Web会議ツールを利用する

商談がうまくいけば、Web会議ツールを利用して、オンライン上での打ち合わせや会議などを行う場合があります。そのため、Web会議ツールは、導入しておきましょう。

オンライン商談システムの導入も良いでしょう。

快適な環境下でWeb会議ができるようにする

オンラインで商談・打ち合わせを快適に行うため、Webカメラの購入、マイクやスピーカー（またはヘッドセット）の準備を行いましょう。

名刺交換ができるツールの導入も検討する

新しい生活様式では、名刺についてもWebでの交換が推奨されているため、名刺交換ツールもあると便利かもしれません。

まとめ

今回は、テレワークでの課題とされる「コミュニケーション」についてご紹介しました。

ウィズコロナ時代では、密閉・密接・密集の回避が求められます。これはビジネスも例外ではありません。

感染予防しつつも営業活動や生産性を維持するためには、ICTの活用が求められます。特に営業活動については、内勤型のインサイドセールスが現状に適しているでしょう。