テレワークには何が必要?テレワーク導入に必要になるもの

2021/02/01 テレワーク

テレワークとは、職場から離れた場所で働くことです。オフィス外の自宅やサテライトオフィスでの勤務することを意味します。

近年、働き方改革のために多くの企業でテレワークが取り入れ始めています。中でも新型コロナウイルスの影響もあって、在宅勤務での働き方が普及している状況です。

今回は、テレワークに必要なものをご紹介します。

テレワークという働き方

テレワークという働き方
オフィス以外で働くことをテレワークといいます。出張のための移動中に仕事をすること、企業が用意しているサテライトオフィスで働くこと、自宅で勤務をすること、これらすべてテレワークにあてはまります。

自宅

コロナ禍の影響で、テレワークと聞くと自宅での勤務を思い浮かべる方もいらっしゃるのではないでしょうか。自宅での勤務は、通勤時間が削減できるため、時間を有効的に利用できるメリットがあります。また、感染症が流行した際や、自然災害・天候悪化など通勤することが難しいときにテレワークで事業継続が可能です。

サテライトオフィス勤務

サテライトオフィスとは、本拠地から離れた場所に設置した部門共用オフィスのことです。基本的に、サテライトオフィスは自社や自社グループで利用するケースがほとんど。営業活動中や出張のときなどに立ち寄るオフィスとしてはもちろん、社員の最寄り駅から近い場合はサテライトオフィスを利用して働くことができます。

自宅では作業するのが難しいという場合は、サテライトオフィスで作業するのも1つの手段です。

モバイルワーク

営業職といった外回りでの仕事することが多い方が、移動中や顧客先などを就業場所として働くことです。モバイルワークを取り入れることで、隙間時間も作業することができるため、作業効率がアップします。

テレワーク導入に必要になるものとは?

まずは、テレワークを導入する際に、最低限必要になるものをご紹介します。

1.インターネット回線

テレワークはICTを活用して仕事をすることもあるので、安定したネット回線が必要になります。

スマホの普及により自宅にインターネット環境がないという方もいらっしゃるかもしれません。スマホのテザリング機能を利用することもできますが、通信に制限がかかってしまうことも。

光回線やモバイルルーターなどを用意して、安定したインターネット回線を利用する必要があります。企業側は、テレワークを導入する際、モバイルルーターを用意できると良いでしょう。

2.パソコン

パソコンも必須アイテムです。社員の私物利用も可能ですが、セキュリティ面を考え、企業側が用意できると良いでしょう。

必要スペックが備わっていて、カメラが付いているノートパソコンがおすすめです。カメラが付いているとビデオ会議をスムーズに行うことができます。

テレワークに必要なパソコンのスペック
CPU:Core i3
メモリ:8GB(8~16GBあれば十分です)
ストレージ:200GB~(500GBあると安心です)
OS:Windows10

すぐにテレワークを始める際に用意しておきたいこと

社用のパソコンやスマホを外に持ち出すため、セキュリティ対策は必須です。ウイルス対策のためのソフトウェアの導入はもちろん、情報を守るためにVPNの利用をおすすめします。

他にもユーザーログインや、ハードディスクの暗号化、データの閲覧状況を確認できるようにするなどといった対策も必要です。

パソコンに導入しておきたいツール

ビジネスチャット

社員が離れた場所でもスムーズにやり取りができるツールが必要です。コミュニケーションツールであれば、ビジネスチャットやビデオ会議専用ツールの導入をしましょう。

クラウドストレージサービス

他にも、クラウドストレージサービスの利用がおすすめです。ファイルがクラウドに保存されるため、すぐにチームのみんなに共有することができます。ファイルのやり取りが楽になるので便利なツールです。

勤怠管理ツール

オフィスに出社するわけではないため、出退勤が打てないなんてこともあるかもしれません。社員を目視することができないこともあり、勤怠管理は不安な部分です。そこで、勤怠管理ができるツールを導入することで、各社員が自宅やテレワーク場所から出退勤を打つことができます。休暇や欠勤なども登録できるので、テレワークを継続するなら導入しておきたいツールです。

もし、テレワーク導入の際に勤怠管理システムの導入が間に合わなかった場合は、ビジネスチャットで勤怠報告をすると良いでしょう。

在宅勤務のときにあると便利なもの

テレワーク(在宅勤務)のときにあったら便利なもの
テレワークの中でも在宅勤務をする場合、働きやすい環境を作ると安心です。ここでは、在宅勤務のときにあったら便利なものをご紹介します。

外付けモニター

ノートパソコンの場合は、外付けモニターがあると快適です。オフィスでは、デスクトップパソコンを利用している場合、ノートパソコンだと作業がしにくいでしょう。作業効率をアップさせるためには、外付けモニターを用意しておくことをおすすめします。他にも、外付けキーボードやマウスもあると便利です。

デスク・イス

家でも長時間作業をすることもあるでしょう。長時間作業する場合、適切な高さのデスクとイスがないと、腰や足が痛くなることがあります。コンパクトなデスクでも大丈夫です。パソコンデスクやイスを用意しておくと、作業がしやすくなります。

マイク付きイヤホン・ヘッドセット

ビデオ会議や電話をするときに便利です。マイクが付いていると、相手も音声が聞きやすくなるので、マイク付きがおすすめです。

サテライトオフィスやモバイルワークのときに必要なもの

サテライトオフィスやモバイルワークのときに必要なもの
自宅以外でテレワークする場合は、移動することもあります。そのため、便利なものや必要になるものが在宅勤務とは少し異なります。

ここでは、サテライトオフィスなど、自宅ではなく社外で働く場合に必要なもの・便利なものをご紹介します。

モバイルルーター

在宅勤務ではない社外勤務の場合は、インターネット回線を持ち歩けるモバイルルーターが必要です。サテライトオフィスなどでは、無料でWi-Fiを利用できることもあります。

とはいえ、公共の場のWi-Fiはセキュリティ面で不安な部分もあるでしょう。インターネット環境は、自身で用意しておくと安心です。

充電器

モバイルルーターやノートパソコンなどの充電がなくなってしまうと、仕事ができなくなってしまいます。モバイルルーターやノートパソコン、スマホの充電器を忘れないようにしましょう。

モバイルバッテリー

外出先や移動中に作業する場合など、モバイルワークをする際は、電子機器の充電がなくなってしまうこともあります。充電がないと仕事ができなくなってしまいます。

そのため、パソコンやスマホなどを充電できる大容量なモバイルバッテリーを持ち歩いていると安心です。

サブディスプレイ

普段はデュアルモニターで作業しているなら、サブディスプレイとしてモバイルモニターを用意しておくと快適に作業できるでしょう。

導入費用には助成金を活用しよう!

導入費用には助成金を活用しよう!
テレワークを導入するには、さまざまなものが必要になるため、その分コストがかかります。国や自治体では、テレワークを導入する企業に向けて、助成金制度を設けています。

条件が合えば、利用できますのでぜひ利用を検討してみてください。

厚生労働省:働き方改革推進支援助成金(テレワークコース)

中小企業が働き方改革のために、テレワークを取り入れた場合、厚生労働省が導入にかかった費用を助成してくれる制度です。対象となる事業主や、助成金が発生する費用に条件がありますので、確認しましょう。

対象となる事業主

・労働者災害補償保険の適用事業主である
・下記に該当すること

業種 A.資本または出資額 B.常時雇用する労働者
小売業(飲食店を含む) 5,000万円以下 50人以下
サービス業 5,000万円以下 100人以下
卸売業 1億円以下 100人以下
その他の業種 3億円以下 100人以下

・テレワークを新規で導入する事業主であること(※1)、またはテレワークを継続して活用する事業主であること(※2)

(※1)試行的に導入している事業主も対象
(※2)過去に本助成金を受給した事業主は、対象労働者を2倍に増加してテレワークに取り組む場合に、2回まで受給が可能

支給対象となる取り組み

下記のいずれかの取り組みを行うことで、支給対象になります。

・テレワーク用通信機器を導入・運用
・就業規則・労使協定などの作成・変更
・労務管理者向けの研修
・労働者に向けての研修、周知・啓発
・外部専門家によるコンサルティング

成果目標の設定

支給対象の取り組みは、成果目標の達成を目指して行う必要があります。成果目標については、下記の通りです。

・評価期間に1回以上、対象となる労働者全員に、在宅やサテライトオフィスでの勤務を行う
・評価期間において、対象労働者が在宅やサテライトオフィスにおいてテレワークを行った回数の週平均を1回以上とする

評価の期間は?

成果目標達成の有無は、事業実施期間の中で、1~6カ月の間で設定する評価期間で判断されます。評価期間については、申請者が事業実施計画を作成する際に自ら設定します。

※事業実施期間:交付決定の日から令和3年2月15日まで

支給額について

【対象経費】
謝金、旅費、借損料、会議費、雑役務費、印刷製本費、 備品費、機械装置等購入費、 委託費

【助成額】
1.対象経費の合計額×補助率

2.1で上限額を超える場合は下記の通りの金額になります

成果目標の達成状況 達成 未達成
補助率 3/4 1/2
1人あたりの上限 40万円 20万円
1企業あたりの上限 300万円 200万円

※1人あたりの上限額×対象労働者数または1企業あたりの上限のいずれか低い方が適用

東京都:はじめてのテレワーク

東京しごと財団が行っている助成金制度です。東京都が実施するテレワーク導入に向けたコンサルティングを受けた都内の中堅・中小企業等に対して、環境構築に必要な費用を補助してくれます。

対象事業主

・東京都が実施するテレワーク導入に向けたコンサルティングを受けていること
・都内に勤務している常時雇用する労働者を2人以上999人以下、かつ6カ月以上継続して雇用していること
・就業規則にテレワークに関する規定がないこと
・東京都が実施する「2020TDM推進プロジェクト」に参加していること

補助対象となる費用について

【テレワーク環境構築】
在宅勤務、モバイルワーク、サテライトオフィス勤務を行うための環境構築費用
東京都が別途管理・提供する「テレワーク導入プラン」より選定したテレワーク環境を構築するための機器・関連ソフト等導入費用
モバイル端末等整備費用

【就業規則へのテレワーク制度整備】
テレワークに関する規定を就業規則に定めることに要する専門家への委託費

支給額の上限について

・従業員数300人~999人の企業…110万円
・従業員数100人~299人の企業…70万円
・従業員数100人未満の企業…40万円
(いずれも制度整備費10万円を含む)

申請期間

令和2年4月8日から令和3年3月31日(必着)まで。予算の全額が執行された場合は、その時点で終了となりますのでご注意ください。

まとめ

今回は、テレワークに必要なものをご紹介しました。

テレワークを行うには、ツールや機器など、さまざまなものが必要です。しかし、テレワーク導入の準備にはコストがかかります。テレワーク導入に向けた助成金もありますので、利用を検討しましょう。

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クラウドインフォボックス編集部

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