【採用担当向け】オンライン面接を実施する際のポイントと注意点

2021/03/15 テレワーク

新型コロナウイルスの影響により、採用活用を積極的に行うのが難しい状況です。

しかし、中には応募者を増やしたいと考えている企業もいるのではないでしょうか。

そこで今回は、企業目線からオンライン面接を実施する際のポイントと注意点をご紹介します。

オンライン面接とは

オンライン面接とは

オンラインを通じて行う面接のことをオンライン面接といいます。Web会議ツールを利用して、応募者との面談を行うため、Web面接と表記されることもあります。

感染病拡大防止や、遠方にお住まいの方とも面接ができることから、近年多くの企業で取り入れられている面接方法です。

遠方からの応募者が増えることで、優秀な人材獲得の視野が広がるため、導入されています。

オンライン面接のメリット・デメリット

オンライン面接は、さまざまなメリットがあります。しかし、その反面デメリットも。ここでは、メリットとデメリットについてご紹介します。デメリットについては解決方法も見ていきましょう。

メリット

・幅広い人材にアピールできる
対面で面接をするとなると、オフィスまで行かなくてはなりません。遠方にお住まいの方は採用しにくく、また志望者も応募しにくいというデメリットがありました。

しかし、オンラインでの実施となると場所を選びません。移動する必要がないため、感染症対策にもなります。雪などの天候に悩まされることもありません。幅広い優秀な人材を採用できるので、オンライン面接の実施はおすすめです。

・時間をカットできる
面接会場の準備や移動時間がなくなります。これまでかかっていた準備時間をカットできるため、その分他の業務を行うことが可能です。

・面接官の育成にもつながる
面接内容を録画することで、面接官の振り返りに利用することが可能です。やり取りの中でトラブルが合った際も、録画しておくと安心です。録画はいけないことではありませんが、流出しないようセキュリティを強化しておくようにしましょう。また、応募者に事前に録画する旨を伝えるのも良いでしょう。

デメリット

オンライン面接のデメリットとして下記の2点が挙げられます。

・ネット環境に依存してしまう
・表情が読み取りにくい

オンライン面接のデメリットとして、ネットで行うからこそ起こるトラブルが挙げられます。ネット環境の調子が悪いとなれば、面接を続けるのが困難になります。特にネットを利用する人が多い時間帯は、遅延が発生してしまうことも。このようにネット環境に依存してしまうことは、オンライン面接のデメリットともいえます。

事前に通信状況を確認しておく、無線LANではなくできるだけ有線LANを利用する、応募者にもネット環境について注意してもらうように呼びかけておくなどとして対策しておきましょう。

また、オンラインの場合、表情が読み取りにくい場面も。話の内容や声のトーンで判断しなければならないこともあるかもしれません。オンラインの際は、対面よりもリアクションに気を付けるなどして対策することをおすすめします。

オンライン面接に必要なもの

ツール

オンライン面接を実施するにあたり、Web会議ツールが必要です。ツールは応募者が登録しなくても参加できるものがおすすめです。

応募者がパソコンを所有していないことも想定し、スマホからも可能なツールを選ぶようにしましょう。

おすすめのツール

【オンライン面接に特化したツール】
インタビューメーカー:面接スケジュールを自動調整してくれる機能などが備わっています。

どこでも面接:通話中にPDFやワードなどの資料を共有することが可能です。

オンライン面接に特化したツールは導入費用・初期費用が必要となるケースが多いです。

【オンライン面接以外にも使えるツール】
Zoom:参加者は登録せずに利用できます。主催者側がURLで招待するだけでOK。

Skype:Microsoftが提供しているツールです。無料で利用可能です。

Teams:参加者を無料で招待することができます。

上記3つのツールは、採用面接だけではなくオンライン会議でも利用可能です。仕事をする上で、幅広く使うことができます。

パソコンなどの端末・カメラ・マイク・スピーカー

オンライン面接をする上で、パソコンやタブレットなどの端末が必要です。ノートパソコンであれば、応募者の情報が漏れてしまわないようにセキュリティ対策を行いましょう。

また、オンライン面接を実施する際に、面接官も写し出す必要があります。そのためのWebカメラが必要です。端末に付属している場合は用意する必要はありませんが、付属していない場合は、Webカメラを用意しましょう。

音声についても相手の声が聞き取りやすいように、マイクとスピーカーを用意しておくと安心です。

パソコンやスマホなどの端末にマイク・スピーカーが付属している場合もありますが、音声の質が下がってしまうこともあります。スムーズなやり取りをするなら、外部のマイク・スピーカーを用意しておくことをおすすめします。マイク付きのヘッドセットやイヤホンでも問題ありません。

オンライン面接の準備

オンライン面接の準備

ツールのインストール

利用するツールが決定すれば、事前にインストールしておきます。また、アカウント作成が必要な場合もありますので、登録も忘れずにしておきましょう。当日スムーズに使えるように準備しておきます。

通信環境や音声のチェック

オンライン面接をする上で、通信環境に問題がないか確認しておきましょう。通信環境は光回線などの固定回線の利用がおすすめです。

さらに通信の安定性を求めるなら、有線LANの利用がおすすめです。モバイルルーターを利用する場合は、通信量の制限などに注意します。

必要書類の準備

事前に応募者の履歴書などのレジュメをチェックしておきましょう。面接中も確認することがあるかもしれませんので、手元においておけるように準備しておきます。

応募者への連絡

決定した面接日時や、利用する会議ツールなどを事前に応募者へ連絡しておきます。ツールのダウンロード案内や、簡単に使い方の説明などを記載しておくと安心です。

オンライン面接時の流れ

オンライン面接時の流れ

1.開始時間前に入室しておく

開始時間の5分前には入室しておきます。開始時間を過ぎてしまうと、応募者に不安を与えてしまうことも考えられます。できるだけ、開始時間の前に入室しておきましょう。

2.接続の確認

当日も接続に問題ないか確認しておきましょう。音声や映像に乱れがある場合は、一度退出するなどして対応します。また、途中でトラブルが起こってしまった際の対応方法も、面接開始時、事前に応募者に知らせておくことをおすすめします。

3.面接開始

接続に問題なければ、面接を開始していきます。

まず、対面での面接の場合は、待ち時間に採用担当者と会話をしたりして心がまえすることができます。オンラインの場合は、入室したらすぐに面接という状態です。

そのため、雑談を挟んでアイスブレイクしてから、本格的に面接を始めていくことをおすすめします。

アイスブレイク後は、普段の面接と変わらずに、質問を行っていきます。

4.終了後、退室する

応募者から退出ボタンを押すのは勇気がいるものです。採用担当者は、終了後に押すようにしましょう。

オンライン面接中のポイント

オンライン面接中のポイント

対面での面接とは異なるため、オンラインで実施する際は、いくつかポイントがあります。

リアクションは大きめに

オンラインの場合、対面よりも相手に反応が伝わりにくいため、話す際はジェスチャーを多めに交えて話すようにしましょう。

目線

ついつい相手の表情を見るために画面をみてしまいますが、カメラの位置によっては下を向いているように感じてしまうことも。画面で相手の表情を見ることは大切ですが、適度にカメラを見ることで目線を合わせるようにしましょう。

相づち

オンラインの場合、遅延が発生するため、相づちを声に出してしまうと会話を遮ってしまうこともあります。相づちは、動作(うなづく)で行うことをおすすめします。

確認を適度に行う

オンライン状況によって、聞こえづらくなってしまうこともあります。最初は良くても途中から悪くなってしまうことがあるため、適度に確認しましょう。

オンライン面接の注意点

集団面接はやりにくい

複数人でもオンライン面接の実施は可能ですが、集団面接はオンラインだとやりにくい場合も。説明会のように話を聞くことがメインの場合は問題ありませんが、対話をする場合は1対1がおすすめです。そのため、短時間の面接を数回行うといった対応をしている企業もあります。

雑音・社内の機密情報が漏れてしまわないように会議室で行う

オンライン面接は、どこでも可能ですが、自席で行ってしまうと周囲の雑音が入ってしまうこともあります。また、周りに人がいることで思わぬところから社内の機密情報が漏れてしまう恐れも考えられます。そのため、面接はできるだけ、誰もいない会議室で行うようにしましょう。

接続不良が起こった場合はアフターフォローを入れる

通信状況や音声状況をチェックしていても、面接当日に予期せぬトラブルによりうまく行かないこともあるかもしれません。もし、音声や映像などの乱れによりあまりうまく行かずに終わってしまった場合は、終了後にメールやメッセージ機能を利用してフォローしておくことをおすすめします。

まとめ

今回は、オンライン面接についてご紹介しました。

新型コロナウイルス感染症の影響で、対面での面接の実施が難しくなっています。このような状況下でも採用活動するには、対面だけではなく、オンライン面接が有効です。

オンライン面接を実施することで遠方の優秀な人材を取り込める効果もあります。新型コロナウイルス感染症の流行が収束しても、オンラインでの面接が主流になっていくと予測されます。対面式とうまく合わせながら、オンライン面接の実施を検討してみてはいかがでしょうか。

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クラウドインフォボックス編集部

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