Microsoft 365(旧Office 365)のOutlook設定方法まとめ。活用法も紹介

2020/11/27 Microsoft 365

Microsoft 365(旧Office 365)の利用契約を行うと、Outlookがアプリとして利用できるようになります。

Outlookをより便利に活用していくために、設定方法や概要について確認していきましょう。利用の幅を広げる方法についても解説していきます。

Microsoft 365(旧Office 365)のOutlook設定概要

Office 365のOutlook設定概要
Microsoft 365(旧Office 365)と契約すると、WordやExcelなどのOfficeアプリが利用できるようになります(一部プランを除く)。

Outlookも、その1つです。Outlookは電子メールの送受信や予定表、連絡先の管理に利用できます。

Microsoft 365と契約した後、Outlookの初回起動の設定方法から見ていきましょう。

初回起動時、自動でセットアップが始まる

Microsoft 365(旧Office 365)を起動し、Officeアプリをインストールした際にOutlookも自動でセットアップが始まり、インストールが開始されます。

ここでメールアカウントの登録などを行うため、利用するメールアカウントについてはこの時点で控えておきましょう。

なお、すでにOutlookがデバイスに導入されている場合、最新のMicrosoft 365のOutlookのバージョンにアップデートされます。

設定できない場合は手動設定を行う

回線が不安定な場合など、なんらかの理由でアカウント設定やインストールが行えない場合があります。その場合は、手動設定が必要です。

アカウント設定は、スタート画面からOutlookを検索し、『ファイル』→『情報』→『アカウントの追加』です。

インストール自体ができない場合は、『管理センター』に移動してセットアップを行いましょう。

POP、IMAP、SMTP情報の確認方法

別のメールアプリを利用する場合などに、POP、IMAP、SMTPといった情報は必須です。Outlookにおけるこれらの情報を確認するには、Microsoft公式サイトにある以下のページを参上するのが簡単な方法です。

『Outlook.com の POP、IMAP、および SMTP の設定』という行をクリックすると、情報が開示されます。

『Outlook.com の POP、IMAP、および SMTP の設定』確認はこちらから

Outlookの設定確認や設定変更方法

設定確認や設定変更方法
Outlookに登録しているアカウントのIDアドレス情報や、その他の設定について確認・変更の方法を見ていきましょう。

Outlookの設定の確認方法

Outlookの設定方法は以下になります。

  1. Outlookを起動
  2. 『ファイル』→『情報』→『アカウント設定』→『アカウント設定A』の順に選択
  3. 『詳細オプション』→『自分で自分のアカウントを手動で修復』にチェックを入れる
  4. 『修復』を開始する

すると『POPアカウントの設定』という画面が表示され、ユーザー名やパスワード、サーバーやポートなどの情報が確認できます。

Outlookの設定変更の手順

設定変更の手順ですが、先述した『設定の確認方法』の手順に従い、修復画面にて手動で変更が行えます。また、別の方法として『コントロールパネル』から行うという方法もあるので、そちらも見ていきましょう。

コントロールパネル内の『ユーザーアカウント』をクリックし、その中にある『Mail Microsoft Outlook ○○』をクリックします。アカウント設定が表示されたら、『変更』をクリックしてください。

すると、情報を確認・変更する画面が開きますので、ここから入力ができます。

Outlookをより便利に使いこなす

より便利に使いこなす
他のメールサーバーとの提携や、アカウントの追加など、Outlookをより便利に利用する方法について解説します。

OWAを活用する

OWA(Outlook Web App)は、その名前の通りOutlookをWebで利用できるようになるサービスです。インストールが不要な点や、ブラウザ利用ができるなどメリットが多くあります。

特にOWAを利用すると、他のMicrosoftが提携している他のサービスとの連携ができるようになるため、ビジネスシーンにおけるOutlookの価値をさらに向上させることが可能です。

 

OWAについてはこちらでもご紹介しています。

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Microsoft 365がテレワークに向いている4つの理由

テレワークのようにオフィスから離れて仕事をすると、チーム内のコミュケーション不足や、セキュリティの不安などの課題があります。実はMicrosoft 365ではそれらの課題を解決してくれる事はご存知ですか?
Microsoft 365が持つテレワーク実施時に絶大な効果を発揮する機能を紹介させて頂きます。

コミュニケーションツール「Teams」がそなわっている


Microsoft 365には、コミュニケーションツールであるTeamsが付属しています。
Teamsは、社内でのコミュニケーションを活性化するためのビジネスチャットはもちろん、Web会議も可能です。社内でのちょっとしたやり取りから、ミーティングまでオンラインでできます。

高度なセキュリティ機能

Microsoft 365には、マルウェア対策機能、資格情報の保護、行動分析に基づく脅威の検知、ファイル・メールの閲覧や操作を保護する情報漏えい対策機能など、高度なセキュリティがそなわっています。また、常に最新状態で利用できるため、安心してオフィス外でも利用できます。

ファイルやデータの共有が楽に


Microsoft 365には、オンラインストレージサービスのOneDriveやSharePointを利用してすぐに情報共有ができます。Officeドキュメントで作成した資料をすぐにチームに共有できますし、共同で編集することも可能です。オンラインストレージは容量も大きいので、大量のデータも格納できます。

複数のデバイスで利用できる

Microsoft 365はビジネス版の場合、1ライセンスにつき、パソコン5台・スマートフォン5台・タブレット5台までインストールすることが可能です。スマートフォンやタブレットを利用して資料を確認したいときにも、利用することができます。
テレワークが導入されたことにより、デスクトップパソコンからノートパソコンを利用する場合もスムーズに移行することが可能です。

まずはテレワーク導入チェックリストをご活用ください!

今回ご紹介したMicrosoft365以外にもどんなツールを導入すべきなのか?何が必要なのか?自社にあったツールや重要なポイントをセルフチェックできるチェックリストをご用意しました。
ぜひ、テレワーク導入を検討している際にはテレワーク導入チェックリストをご活用頂きまして最新のツールや導入の失敗を回避する知識をつけて頂ければ幸いです。

他のメールアカウントを追加する

ビジネスシーンでは、メールアカウントを複数使い分けているケースも多いでしょう。Outlookを利用して、他のメールアカウントを一括管理することも可能です

Outlookを起動した後、『ファイル』→『アカウントの追加』によってアカウントを追加することで、複数のメールアカウントを管理できるようになります。メールの閲覧や返信も可能なので、有効活用すると良いでしょう。

Gmailと同期する

Gmailもメールサーバーとして大手で、非常に便利な機能が備わっています。そのGmailとOutlookを同期させることで、どちらの機能も利用できるようになり、利便性が大きく向上するでしょう

具体的な方法ですが、上でご紹介した『アカウントの追加』まで操作を進めた後に、『自動アカウント設定』を選択し、Gmailのアドレスやパスワードを追加し、『次へ』→『完了』をクリックすることで行えます。

以降はGmailに届いたメールを、Outlookのサーバーで確認が可能です。

まとめ

今回は、Outlookの設定方法や概要についてご紹介しました。

Microsoft 365(旧Office 365)を契約するとことで、Outlookが利用できるようになります。さらにGmailとの同期をはじめとしたアカウントの追加で、いろいろなメールアカウントを一括管理できるようになるので、ぜひ使ってみてください。

OWAの活用や他のOfficeツールと提携もできるので、ビジネスにおけるメール面でのパフォーマンスを向上させていきましょう。