Office 365のメール機能はOWAでより便利に。概要まとめ

2020/03/16 Office365
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OWAを利用することで、Office 365のメール機能をより便利に活用できます。

ビジネスシーンで頻繁にメールのやりとりをする際にはOWAを導入してみてはいかがでしょうか。

この記事では、OWAの機能や設定方法について解説します。

OWAとは

OWAとは
まずは、『OWA』(Outlook Web App)の概要についてご紹介します。どのようなことができるのか、また利用条件についても見ていきましょう。

ウェブ上で利用できるOutlook

Outlookは、Microsoftが提供しているメールサービスです。利用するにはソフトをインストールして立ち上げなければなりませんが、これをブラウザ上で利用できるのがOWAになります。

Microsoft社が提供しているのは『Outlook.com』ですが、こちらとどのような違いがあるのかも追々見ていきましょう。

利用の条件

OWAを利用するには条件があります。それは『Office  365』か、『Exchange Online』との契約、もしくは『Exchange Server』を導入していなければなりません

一方で、『Outlook.com」は、MicrosoftアカウントID(無料で取得可能)があれば利用することができます。

OWAを使うメリット

OWAを使うメリット
OWAを利用することで、ユーザーにどのようなメリットが生まれるのかを見ていきましょう。Outlookとの違いやポイントを解説します。

どこでもメールの確認や送受信が可能

OWAを利用するメリットの1つ目が、インターネットに接続されていてブラウザが開ける環境であれば、どこにいてもメールの確認や送受信ができるという点です。

外出先や出張で離れた土地にいても、会社用のアカウントに届いた自分宛のメールを確認し、返信もできることから、現在のビジネスシーンでは不可欠な機能と言えるでしょう。

PCだけでなく、タブレットやスマートフォンなどのモバイルでも利用が可能です。また、Exchange で利用されているカレンダー機能なども利用できるのも、メリットとして挙げられます。

端末へのインストールが不要

基本的にはブラウザ利用なので、PCやその他モバイルへの端末にインストールする必要はありません。これによって、複数の恩恵が獲得できます。

ソフトウェアダウンロードによる容量を圧迫しないことが、まずは大きなメリットです。他のソフトの動作を邪魔して重くなるということもありません。

また、別のメリットもあります。それはOWAのバージョン管理をマイクロソフト側で行ってくれるので、常に最新の状態に保てるということです。ユーザー側で更新をする必要はありません。

OWAの設定手順

OWAの設定手順
続いては、OWAの設定手順について見ていきましょう。ブラウザ利用のためそれほど複雑ではありませんが、次の手順に従うとスムーズな利用が可能です。

Office 365にログイン

まずはOffice 365にログインを行いましょう。Office 365へのログインには、Microsoftのアカウントが必要なので、この時点で取得しておく必要があります。

無料で取得できますし、Microsoftの他のサービスの利用にも使えるので作っておくと良いでしょう。

Office 365へのログインは、Office 365のオフィシャルページから行えます。リンクを記載しますのでそちらからログインを行ってください。

Office 365ログインはこちら

OWAのURLを入力しサインイン

OWAを利用するには、OWAのURLを入力します。このURLは、メールを管理する担当者によって提供されるものです。そこで決められたIDとパスワードを入力し、OWAへのサインインを行いましょう。

OWAからExchange Serverへのアクセス方法ですが、こちらはフォームベース認証のログインページにてIDとパスワードを記入してサインインすることができます。

利用時の注意

利用時の注意
最後に、OWAを利用する上での注意点について記載します。今から説明するポイントは、利用前に留意してください。

ライトモードでは機能が制限される

バージョンが古いブラウザを利用している場合は『ライトモード』となり、機能のいくつかが制限されます。お気に入りフォルダの利用や、オフライン状況下での利用はできません。

連絡先にグループを作成することもできないなど、ビジネスシーンではかなり不便な制限を強いられます。可能であれば、ブラウザのバージョンは最新を保つようにしておきましょう。

初期設定はスレッド表示

初期はスレッド表示になっていて、閲覧しにくいことが想定されます。不便に感じる場合は切り替えを行いましょう。

『設定』→『クイック設定』の中にある『スレッド ビュー』の項目で、オプション選択のところで切り替えてください。

まとめ

OWAはブラウザから起動できるため、メールソフトのインストールを省けますし、いろいろな端末で利用できるのでビジネスシーンに非常に有効です。

ただし、利用にはOffice 365やExchange Onlineの導入、さらに便利に使うには、ブラウザを最新の状態にしておくといった条件があります。利用する前に確認しておくことをおすすめします。

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クラウドインフォボックス編集部

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