テレワークでも大活躍！Microsoft 365でできることとは

感染症拡大防止や働き方改革のために、テレワーク（主に在宅勤務）を導入する企業が増えてきています。テレワークの導入が厳しい企業・業種もありますが、検討している企業も多いのではないでしょうか。

テレワーク導入の際に、よく聞くサービスとして「Microsoft 365（旧Office 365）」があげられます。Microsoft 365はテレワークに最適なのでしょうか？

この記事では、Microsoft 365でできることやテレワークに適しているのかなどを解説します。

Microsoft 365とは

Microsoft 365（旧Office 365）は、Microsoftが提供しているサブスクリプション型のOfficeです。そのため、Officeが入っていないパソコンでも手続きをすれば、すぐに利用することができます。

Microsoft 365のメリット

まず、Microsoft 365は、常に最新のOfficeを利用できるといったメリットがあります。自動でバージョンアップしてくれるので、自分で確認しバージョンアップさせる必要がありません。また、ファイルをチーム内で共有したり共同編集したりすることができるため、資料作成などチームで効率よく進めることができるのもMicrosoft 356のメリットです。

一方で、買い切り型のOfficeは、Officeがバージョンアップした場合、買い替えが必要になります。そのため、長い目でみるとサブスクリプション型の方がコストを抑えられることも。

また、サブスクリプション方式は、いつでも解約することもできます。「Officeを使いたいときに気軽に使える」というのが、Microsoft 365の最大のメリットです。

Microsoft 365でできること

では、Microsoft 365ではどのようなことができるのでしょうか。ここでは、Microsoft 365でできることをご紹介します。

【Microsoft 365でできること1】Officeが利用できる

Microsoft 365では、すべてのOfficeアプリを利用することができます。データ入力に必要なExcel、資料作成に利用するPowerPointやWordなど、Microsoftが提供しているOfficeアプリを利用することが可能です。

※プランによってはOfficeアプリを利用できない場合があります

【Microsoft 365でできること2】OneDriveまたはSharePointでファイル共有

クラウドストレージサービスであるOneDrive、ファイル共有をスムーズに行えるSharePoint。

どちらもインターネットがつながっていれば利用できるサービスで、社内外の人に簡単に情報共有できるツールです。

中でも、業務に利用するファイルや情報を一括でシステム上に保管できるSharePointは、テレワークでも活躍してくれること間違いないでしょう。

【Microsoft 365でできること3】Teamsでビデオ通話とチャットが可能

ビジネス版のMicrosoft 365は、これまでチャットやビデオ通話、音声通話にSkype for Businessを利用していました。現在は、Teamsという機能に移行しています。

Teamsは、Skype同様に、チーム同士や個人間でチャットのやり取りができるのはもちろん、音声通話やビデオ通話にて会議をすることが可能です。会議をしながら画面共有やファイル共有もできるので、Web会議も困ることなくスムーズに行うことができるでしょう。

また、Teamsでは簡易的に在籍状況の確認を行うことができます。テレワーク中のコミュニケーションツールとして活躍するサービスです。

【Microsoft 365でできること4】Exchange Onlineでメールの送受信

Exchange Onlineは、50GBまでの容量とたくさんのメールを保存でき、どこからでも利用できるホスト型のメールサービスです。Microsoft 365に備わっているので、メールのやり取りもスムーズに行えます。

Microsoft 365はテレワークにおすすめ

Microsoft 365は、テレワーク環境を構築するのに適しています。ここでは、Microsoft 365がテレワークにおすすめな理由をご紹介します。

Microsoft 365は複数のデバイスにインストールできる

普段は、「デスクトップパソコンを利用しているけど、テレワーク用にノートパソコンを新調した」という方も多いでしょう。特にモバイルワークを取り入れている方は、複数デバイスをお持ちではないでしょうか。

買い切り型のOfficeであれば、1台ずつOfficeを購入する必要があります。一方で、Microsoft 365は、クラウド型のサービスでもあるため、1アカウントにつき複数のデバイスで利用することが可能です。

個人向けのMicrosoft 365 Personalであれば、インストール台数は無制限。ビジネス向けのプランであれば最大15台まで（パソコン5台、タブレット5台、スマホ5台の計15台）インストールできます。

テレワークの導入により、複数デバイスをお持ちの方はMicrosoft 365の利用がおすすめです。

ただし、複数台インストールできるからといって1アカウントを複数人利用することは避けましょう。

セキュリティが強化されている

テレワークは、社外にパソコンを持ち出すため、監視しにくい状況になります。そのため、セキュリティに不備のあるホームルーターや公共のWi-Fiの利用により、ウイルスに感染してしまう恐れも。

Microsoft 365には、Advanced Threat Analyticsというセキュリティ機能が備わっています。不審なアクティビティがあれば、自動で検知して管理者に報告してくれます。

セキュリティリスクが高まりやすいテレワーク時には、強い味方となってくれるでしょう。

不足しやすいコミュニケーションはTeamsで解決しやすくなる

テレワーク中は、社内やグループのコミュニケーションが減ってしまうこともあります。そこから孤独に感じてしまう方もいらっしゃるかもしれません。

そこで役立つのが、Teamsです。個人間でもグループでもやり取りができるので、テレワークに必須のアイテムといえます。

テレワーク導入の際は、ツール選びが重要！

テレワークの環境を整えるにはツールが必要

テレワーク環境の準備は、端末の用意だけではありません。テレワーク（特に在宅勤務）は、オフィスでの働き方とは異なるため、離れた場所でも適応できるテレワーク向けのツールが必要です。
例えば、オフィスでは簡単にできていたコミュニケーションも、テレワークでは難しくなります。そのため、テレワークには、ビジネスチャットやWEB会議ツールなどのコミュニケーションツールが必要になるのです。
コミュニケーションツールの他にも、ファイル共有サービスや勤怠管理ツールなどもテレワークを導入する上で必要です。

テレワークには自社にあったツールを選ぼう

テレワーク向けのツールには、さまざまな商品がリリースされています。
テレワークでよく利用されているWeb会議ツールにも、TeamsやZoomなど、たくさんの種類がある状況です。
そのため、どれをどのように選べば良いのか？迷うことでしょう。
すでにビジネスチャットを利用していても、有料版への移行や別のサービスの方が適している場合もあるかもしれません。
テレワークを導入する際は、テレワーク導入の目的を定めたり業務を見直したりして自社の労務環境にあったツールを選びましょう。

テレワーク導入チェックリスト」で自社に必要なツールをチェック

働き方改革や、感染病拡大予防のためにテレワークが導入され始めています。最近では、各企業に対して、社員の在宅勤務を70％になるように要請されています。原則テレワークでの働き方を導入する企業も増えてきている状況です。今後も、テレワークでの働き方が普及していくでしょう。
このテレワーク普及の影響もあり、テレワーク導入を考えている担当者さまも多くいるはずです。特に、新型コロナウイルスの影響が大きく、事業継続を守るにはできる限りでテレワーク導入を検討した方が良い状況であるといえます。

しかし、中にはテレワークの導入に不安を抱いている担当者さまもいらっしゃるのではないでしょうか。テレワークの導入を難しく感じている、テレワークでの働き方にメリットはあるのかなど、疑問に思うことが多いかもしれません。
そこで、テレワーク導入チェックリストをご用意いたしました。テレワーク導入に向けて、どんなツールを導入すべきなのか？何が必要なのか？自社にあったツールや重要なポイントをセルフチェックすることが可能です。ぜひ、テレワーク導入チェックリストをご活用ください。

株式会社ハイパー｜マーケティング部

「クラウドインフォボックス」では、働き方改革や経営に役立つクラウドサービスの情報を掲載しています。
姉妹サイトである「HYPERVOICE（ハイパーボイス）」では、企業様の情報システム代行サービス「Business Core NEXT（ビジネスコアネクスト）」や、クラウドサービス導入支援サービス「クラウドコンシェルジュ」を運営しております。

Microsoft 365（旧Office 365）の料金プラン

Microsoft 365には、さまざまなプランが用意されています。ここでは、Microsoft 365の料金プランやプラン内容についてご紹介します。

一般法人向けプラン

※1ユーザーあたりの価格

価格の安い「Microsoft 365 Business Basic」は、OfficeやSharePoint、Teams等を利用できます。ただし、OfficeはWeb版のみ利用できます。

「Microsoft 365 Business Standard」は、「Microsoft 365 Business Basic」の機能にプラスして、デスクトップ版のOfficeを利用することができるプランです。

「Microsoft 365 Business Premium」は、高度なセキュリティにも対応しています。利便性だけではなく、セキュリティ対策も整えたいと考えている場合は、適しているプランです。

「Microsoft 365 Apps for business」は、デスクトップ版の Word、Excel、PowerPoint、Outlookのみ利用できるプランです。TeamsやSharePointは利用できませんので、注意が必要です。

Microsoft 365 Businessについてはこちらでも詳しくご紹介しています。

法人向けMicrosoft 365（旧Office 365）の導入プランの詳細とメリットをご紹介

2024/02/06
Microsoftが提供する法人向けの「Microsoft 365 Business」にはいくつかのプランがあり、それぞれ含まれるサービスが異なります。 そこで今回は、M...
続きを読む

大企業向けMicrosoft 365

※1ユーザーあたりの価格

Microsoft 365には、300ユーザー以上から利用できる大企業向けのプランがあります。セキュリティやコンプライアンスの確保に適しています。中でも、Microsoft 365 E5は、高度な情報保護やコンプライアンス管理、セキュリティ機能が備わっています。

大企業向けのMicrosoft 365プランについてはこちらで詳しくご紹介しています。

大企業向けのMicrosoft 365（旧Office 365）プラン！Enterpriseとは？

2024/02/06
Microsoft 365（旧Office 365）のビジネスプランには、いくつか種類があります。 例えば、一般法人向けのプランである、Microsoft 365 Apps ...
続きを読む

まとめ

今回は、Microsoft 365（旧Office 365）でできることをご紹介しました。

Microsoft 365では、Officeだけではなく、さまざまなツールを利用が可能です。コミュニケーションを活性化させるTeamsをはじめ、ファイル共有や保存、管理ができるOneDriveなどが利用できます。どのツールもインターネットをつなげることで利用できるため、Microsoft 365は、テレワークにも最適だといえるでしょう。

株式会社ハイパー｜マーケティング部

「クラウドインフォボックス」では、働き方改革や経営に役立つクラウドサービスの情報を掲載しています。
姉妹サイトである「HYPERVOICE（ハイパーボイス）」では、企業様の情報システム代行サービス「Business Core NEXT（ビジネスコアネクスト）」や、クラウドサービス導入支援サービス「クラウドコンシェルジュ」を運営しております。