Teamsの特徴は?Teamsで目指す業務改善

2020/01/15 業務改善
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Teamsとは、Microsoft社が提供しているビジネスチャットツールの1つ。チャット機能だけではなく、業務を改善していく上で重要なツールが備わっているサービスです。

そこで今回は、Teamsの機能や、どのように業務改善につながるのかをご紹介します。

ビジネスチャットを導入する企業が増えてきている

ビジネスチャットを導入する企業が増えてきている
日本の企業で3割ほどがビジネスチャットを導入しているといわれています。数字をみると、あまり普及していないようにも思えますが、今後も利用する企業が増えると予測されています。

必要な情報を迅速に伝えられるビジネスチャットは、利便性の高さから今後のビジネスでは重宝されていくことでしょう。ビジネスチャットの導入によりコミュニケーションが生まれて業務の円滑化を手助けしてくれるため、導入を迷っている企業は前向きに検討することをおすすめします。

ビジネスチャットのメリットは?

チャットと聞くと、なかにはビジネスに適しているのか?不安に思う方もいらっしゃるのではないでしょうか。

ビジネスチャットのメリットは、もちろん気軽にできるコミュニケーションです。メールするほどでもないときや、リアルタイムですぐに聞きたいことがあるとき、ちょっとした相談をしたいときに役立ちます。それだけではなく、ほかにもオンライン会議を行うためのテレビ電話機能や、仕事を管理するタスク機能など、ビジネスで活用できるサービスが備わっているのが魅力です。

さまざまなビジネスチャットツールがありますが、ここでは、Microsoftが提供しているTeamsをご紹介します。普段からMicrosoft製品を利用している方にはおすすめのサービスです。

Teamsに備わっている機能

Teamsに備わっている機能
まずは、Teamsに備わっている機能から見ていきましょう。

チャットメッセージ

個人間またはチーム(複数人)で、チャットでやりとりすることができます。

チームは、参加させたいメンバーを選ぶことができ、プロジェクトごとにチームを作成することが可能です。

オンライン会議

Teamsには音声電話・ビデオ電話機能が備わっていて、その場でオンライン会議をすることができます。

ファイル共有・共同編集

画像や資料などを共有できるため、チームや上司に確認して貰う必要のある資料やファイルをスムーズにやり取りすることができます。

他のアプリと連携

Teamsは、Officeのアプリケーションはもちろん、外部のビジネスアプリと連携させることができます。連携できるアプリの数は、180以上。例えば、音声やテキストデータなどを管理できるEvernoteや、チームの作業を全体的に管理できるAsanaなどがあります。

外部のアプリと連携させることで、さらにビジネスツールとして幅が広がり、業務に役立つこと間違いないでしょう。

Teamsの導入で業務改善につながる?

業務改善とは、業務のなかで生まれるさまざまなムリ・ムダ・ムラをなくし、効率的に情報が流れることを指します。

では、Teamsがどのように業務改善につながるのでしょうか。ここでは、Teamsがどのように業務改善につながるのかをご紹介します。

自分宛のメッセージをすぐに判別できる

宛先を設定できるため、自分宛てに送られてきたメッセージをすぐに確認することができます。

メールの場合、大量のメッセージが来ていると自分宛の連絡を把握するのに時間がかかるころも。すぐに自分宛の連絡が分かるのでチェックし、返信することができます。これは時間のムダを減らすことにつながるでしょう。

相手のオンライン状態がわかる

Teamsは、連絡したい相手がオンライン状態であるか確認することができます。退席していることも確認できるため、すれ違いで連絡がつかないなんてことを減らせます。連絡つかなそうと判断できれば、他の作業にあたることもできるので、ムダを減らせると考えられます。

どこにいても連絡を取り合える

オフィスでなくても、連絡が取り合え、いつでも気軽に連絡できるのが、Teamsの魅力。リモートワークや時間差で勤務している方とのコミュニケーションツールとして活躍させることができます。

Officeと連携できる

コミュケーションを1つにまとめてチームや組織の情報共有と個人の仕事を効率化が可能です。仕事が分担しやすくなるので、1人の負担が減り、効率よく業務を進めることができます。

共同作業がしやすくなる

ファイルの共有ができ、コミュニケーションもとれるので、共同作業がしやすくなります。Web版のOfficeと連携していて、リアルタイムで編集を確認することができます。

オンライン会議で移動時間などを短縮

オンライン会議はインターネットがつながっていればその場で会議することができます。リモートワークの方との打ち合わせはもちろん、外部の人とも会議することが可能です。移動時間や場所の準備などの手間がなくなるため、その分を他の業務に時間を割くことができます。

また、会議中はTeamsを利用してメモをとることや、デスクトップの共有ができるため資料を確認しながら会議することが可能です。

多くの企業がMicrosoft社のサービスを利用している

Teamsは、外部のユーザーを招待することも可能です。

現在では、多くの企業がマイクロソフト社のサービスを利用しているため、取引先とのやり取りにも利用することが可能です。共同作業が必要な場合も手間がかかりにくいでしょう。

このようにTeamsは、業務改善につながると考えられます。

とはいえ、業務改善につなげるには、Teamsを導入するだけではなく、従業員一人ひとりの意識も大切です。Teamsの使い方など社内でルールなどを設けて利用するようにしましょう。

Teamsが利用できるプラン

Teamsが利用できるプラン
Teamsの単体プランは無料で利用できますが、有料プランはありません。Teamsは、Office 365に付属しているため、有料プランを検討している場合は、Office 365を選ぶ必要があります。

また、Teamsはビジネスでの活用を想定しているため、家庭向けのOffice 365では利用できません。

なお、Office 365に付属していたSkype for Businessは、Teamsに移行しています。

【Teamsが利用できるプラン一覧】
・Microsoft Teams
・Office 365 Business Premium
・Office 365 Business Essentials
・Office 365 E1
・Office 365 E3
・Office 365 E5

※Teamsを利用できないプラン
家庭向けOffice 365
Office 365 Business
Office 365 ProPlus

詳しいプラン内容はこちらの記事でご紹介しています。

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まとめ

今回は、Microsoftが提供しているビジネスチャットツール「Teams」についてご紹介しました。

チャット機能だけではなく、ファイルの共同編集やオンライン会議機能など、ビジネスに役立つツールが備わっています。Office 365を利用している企業や、これから導入を考えている企業は、ビジネスチャットにTeamsの利用を前向きに検討してみてはいかがでしょうか。

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クラウドインフォボックス編集部

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