Teamsの特徴は?Teamsで目指す業務改善

2020/08/28 業務改善

Teamsとは、Microsoft社が提供しているビジネスチャットツールの1つ。チャット機能だけではなく、業務を改善していく上で重要なツールが備わっているサービスです。

そこで今回は、Teamsの特徴や、どのように業務改善につながるのかをご紹介します。

ビジネスチャットを導入する企業が増えてきている

ビジネスチャットを導入する企業が増えてきている
日本の企業で3割ほどがビジネスチャットを導入しているといわれています。数字を見ると、あまり普及していないようにも思えますが、今後も利用する企業が増えると予測されています。

必要な情報を迅速に伝えられるビジネスチャットは、利便性の高さから今後のビジネスでは重宝されていくことでしょう。ビジネスチャットの導入によりコミュニケーションが生まれて業務の円滑化を手助けしてくれるため、導入を迷っている企業は前向きに検討することをおすすめします。

ビジネスチャットのメリットは?

チャットと聞くと、中にはビジネスに適しているのか?不安に思う方もいらっしゃるのではないでしょうか。

ビジネスチャットのメリットは、もちろん気軽に取れるコミュニケーションです。メールするほどでもないときや、リアルタイムですぐに聞きたいことがあるとき、ちょっとした相談をしたいときに役立ちます。それだけではなく、ほかにもオンライン会議を行うためのテレビ電話機能や、仕事を管理するタスク機能など、ビジネスで活用できるサービスが備わっているのが魅力です。

さまざまなビジネスチャットツールがありますが、ここでは、Microsoftが提供しているTeamsをご紹介します。普段からMicrosoft製品を利用している方にはおすすめのサービスです。

Teamsに備わっている機能

Teamsに備わっている機能
まずは、Teamsに備わっている機能から見ていきましょう。

チャットメッセージ

Teamsは、個人間またはチーム内(複数人)で、チャットでやり取りすることができます。

チームは、参加させたいメンバーを選ぶことができ、プロジェクトごとにチームを作成することが可能です。チームのチャットは、参加しているメンバー以外チャットメッセージを読むことはできません。

オンライン会議

Teamsには、音声電話・ビデオ電話機能が備わっています。Teamsを利用して、オンライン会議をすることもできます。

ファイル共有・共同編集

画像や資料などを共有できるため、チームや上司に確認してもらう必要のある資料やファイルをスムーズにやり取りすることができます。

他のアプリと連携

Teamsは、Officeのアプリケーションはもちろん、外部のビジネスアプリと連携させることができます。連携できるアプリの数は、180以上。例えば、音声やテキストデータなどを管理できるEvernoteや、チームの作業を全体的に管理できるAsanaなどがあります。

外部のアプリと連携させることで、さらにビジネスツールとして幅が広がり、業務に役立つこと間違いないでしょう。

Teamsの導入で業務改善につながる?

業務改善とは、業務の中で生まれるさまざまなムリ・ムダ・ムラをなくし、効率的に情報が流れることを指します。

では、Teamsがどのように業務改善につながるのでしょうか。ここでは、Teamsがどのように業務改善につながるのかをご紹介します。

自分宛てのメッセージをすぐに判別できる

宛先を設定できるため、自分宛てに送られてきたメッセージをすぐに確認することができます。

メールの場合、大量のメッセージが来ていると自分宛ての連絡を把握するのに時間がかかっていませんか。Teamsのチャットメッセージは、自分宛ての連絡が分かるのですぐにチェックし、返信することができます。これは時間のムダを減らすことにつながります。

相手のオンライン状態が分かる

Teamsは、連絡したい相手がオンライン状態であるか確認することができます。退席していることも確認できるため、すれ違いで連絡がつかないなんてことを減らせるでしょう。連絡がつかなそうと判断できれば、他の作業にあたることもできるので、ムダを減らせると考えられます。

どこにいても連絡を取り合える

オフィスでなくても、連絡が取り合え、いつでも気軽に連絡できるのが、Teamsの魅力。テレワーク(在宅勤務)や時間差で勤務している方とのコミュニケーションツールとして活用させることができます。

他のOfficeアプリと連携できる

Teamsは、他のOfficeアプリとの連携ができます。というのも、TeamsはMicrosoft 365(旧Office 365)に備わっているアプリだからです。そのため、Teamsの中でWordやExcel、PowerPointなどのOfficeアプリを利用することができます。

必要なファイルやアプリをすぐに確認・利用できるため、作業時間の短縮ができ、業務の効率化につながるでしょう。

共同作業がしやすくなる

ファイルの共有ができ、コミュニケーションも取れるので、共同作業がしやすくなります。Web版のOfficeと連携していて、リアルタイムで編集を確認することも可能です。

オンライン会議で移動時間などを短縮

オンライン会議は、インターネットがつながっていればその場で会議ができます。テレワーク(在宅勤務)の方との打ち合わせはもちろん、外部の人とも会議することが可能です。遠方の方と会議できるため、遠い場所にある企業との取引もできます。

移動時間や場所の準備などの手間がなくなるため、その分を他の業務に時間を割くことができるでしょう。

多くの企業がMicrosoft社のサービスを利用している

Teamsは、外部のユーザーを招待することも可能です。

現在では、多くの企業がマイクロソフト社のサービスを利用しているため、取引先とのやり取りにも利用することが可能です。共同作業が必要な場合も手間がかかりにくいでしょう。

このようにTeamsは、業務改善につながると考えられます。

とはいえ、業務改善につなげるには、Teamsを導入するだけではなく、従業員一人ひとりの意識も大切です。Teamsの使い方など社内でルールなどを設けて利用するようにしましょう。

Teamsはテレワークにもおすすめ

テレワークは、社員が離れて仕事します。そのため問題となっているのが、コミュニケーションの取りにくさです。オフィスで勤務している際は、直接会話ができますし、席を離れているのかどうかなども確認しやすい状態です。

しかし、テレワークになると、直接話せるわけではなく、在席しているかどうかの確認もできなくなってしまいます。そこで役立つのが、Teamsです。

メールよりも気軽にコミュニケーションが取れる

チャットツールは、メールよりも気軽にコミュニケーションを取ることができます。業務に関する質問や報告などもスムーズにやり取りが可能です。

グループごとにチャットルームが作成できるので、プロジェクトごとにチャットを作成してやり取りすることができるのもTeamsの魅力。オンライン会議機能も備わっているので、テレワーク中でもコミュニケーションもしっかりと取ることができます。

簡易的に在席確認ができる

Teamsには、在席情報を確認できる機能が備わっています。「連絡可能」「取り込み中」「応答不可」「一時退席中」など予定に合わせて手動または自動で設定できます。

プロフィールの写真の横にカラーの丸が表示されています。連絡可能であれば、緑の丸がでてきます。「取り込み中」「応答不可」のときは赤い丸が表示されます。

テレワーク中に連絡を取りたいとき、いつ連絡すればいいのか?アイコンを見ると分かるので便利です。

Teamsは勤怠管理も可能

勤務中の在席確認だけではなく、勤怠管理も可能です。Teams内にある「シフト(Shifts)」という機能を利用して、出退勤・休憩を記録することができます。シフトから、スケジュール管理はもちろん、シフト交換や休暇申請を行うことも可能です。

そのため、テレワーク中の勤怠管理は、Teamsを利用してみても良いかもしれません。

Teamsが利用できるプラン

Teamsが利用できるプラン
Teamsの単体プランは無料で利用できますが、有料プランは提供されていません。TeamsはMicrosoft 365(旧Office 365)に付属しているため、有料プランを検討している場合は、Microsoft 365を選ぶ必要があります。

また、Teamsはビジネスでの活用を想定しているため、家庭向けのOffice 365では利用できません。

なお、Office 365に付属していたSkype for Businessは、Teamsに移行しています。

【Teamsが利用できるプラン一覧】
・Microsoft Teams(無料)
・Microsoft 365 Business Standard(旧Office 365 Business Premium)
・Microsoft 365 Business Basic(旧Office 365 Business Essentials)
・Office 365 E1
・Office 365 E3
・Office 365 E5

【Teamsを利用できないプラン】
・Microsoft 365 Personal(旧Office 365 solo)
・Microsoft 365 Apps for business(旧Office 365 Business)
・Microsoft 365 Apps for enterprise (旧Office 365 ProPlus)

詳しいプラン内容はこちらの記事でご紹介しています。

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まとめ

今回は、Microsoftが提供しているビジネスチャットツール「Teams」についてご紹介しました。

チャット機能だけではなく、ファイルの共同編集やオンライン会議機能など、ビジネスに役立つツールが備わっています。Office 365を利用している企業や、これから導入を考えている企業は、ビジネスチャットにTeamsの利用を前向きに検討してみてはいかがでしょうか。

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クラウドインフォボックス編集部

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