無駄な会議とは？ムダ会議を減らして生産性アップさせよう

2021/06/10 業務改善

会議は、大事なことを決めたりプロジェクトを進行させたりするためには、とても大切なものです。しかし、すべての会議が有益というわけではないといわれています。中には、実施しなくても問題ない会議もあるでしょう。

そこで今回は、無駄だと捉えられやすい会議の特徴や、無駄な会議を減らす方法についてご紹介します。

会議自体が無駄というわけではない

会議自体が無駄というわけではありません。意思決定や、スケジュール・プロジェクトの進行に相違がないかなどを確認するにはとても大事なこと。

しかし、単なる情報共有や伝達で終わってしまう会議もあります。こういった内容は、ビジネスツールでも共有ができ、会議を開くほどでもなかったりします。大切なのは、有効的な会議を行うことです。

どんな会議が無駄と捉えられる？

普段から、会議をすることが多いという方々もいるでしょう。無駄な会議があるとはいえ、どのような会議が無駄なのか？判断がつきにくいと思う方も多いはず。

ここでは、どのような会議が無駄と捉えられるのか、無駄な会議の特徴をご紹介します。

1.準備に時間がかかる

会議用の資料を作成するのに時間を掛けている方もいるはずです。営業先でのプレゼンというのであれば、時間をかけるべきです。しかし、社内会議であれば、そこまで時間を掛ける必要はないでしょう。資料は印刷せずに、電子化ファイルで共有するなどして準備の時間を減らすことが大切です。

2.目的が定まっていない

無駄な会議としてとらわれやすいのが、目的が定まっていない会議です。慣例として報告会議などがよく行われると思います。特にこれといった議題が決まっていなければ、無駄になってしまうことも。メールやチャットなどで報告するだけでもOKな内容であることも多いです。目的のない会議の時間を他の業務に使えるようにすることをおすすめします。

3.決議が先延ばしにされる

会議で意思決定が先延ばしにされると、プロジェクトの進行に支障ができることも。どうしても決議できない場合もありますが、あらかじめ準備をしておくと安心です。意見交換をするなら、チャットやツールを利用して意見をまとめてから、会議を行うと良いでしょう。

4.参加しなくても良いメンバーもいる、参加者が多すぎる

報告会議とかでありがちなのが、参加しなくても問題のないメンバーがいることです。これもなくすることで時間を有効に活用することです。

5.会議の時間がついつい延びてしまう

会議で意思決定ができず、会議に時間がかかってしまうことも。本来会議すべき内容からずれてしまったり、ついつい雑談が多くなってしまい1時間2時間も経っていた…なんてこともあるかもしれません。参加しなくても良いメンバーがいる場合は、その分を作業にあてられることも考えれば、無駄な会議をへらすことが必要だといえます。

ムダ会議を減らす・改善するメリット

会議は、社員同士のコミュニケーションを取ることができます。そのため、無駄と分かっていても減らすことができないと思うかもしれません。

しかし、無駄な会議を減らすことでさまざまなメリットがあります。会議を有効なものにするためにも無駄な会議を減らすことはとても大切なのです。ここでは、無駄会議を改善・減らすメリットについてご紹介します。

時間が有効活用できて生産性のアップ

会議の時間が多いと、その分会議に集中しなければなりません。他の作業を行うことができないため、時間が足りず休憩時間を減らして作業にあたる人もいるでしょう。

なにか収穫できる会議であれば良いですが何も決まらない会議であれば、その時間分、手持ちのタスクを進めたほうが時間を有効活用できます。無駄な会議を減らすことで、生産性アップにつながるのです。

チームの結束力がアップ

無駄な会議ではなく、効率の良い会議に切り替えることで、円滑なコミュニケーションが求められます。これまではなんとなく参加してきたメンバーの意見も必要とされます。効率の良い会議には意見を出し合うことが求められるため、そこから仲間意識が高まり結束力のアップにつながります。

ムダ会議の減らす方法とは？効率良く会議をしよう

無駄な会議を減らすには、どのような工夫が必要なのでしょうか。ここでは、有効的な会議を行うための方法についてご紹介します。

目的とアジェンダを事前に共有しておく

まずは目的を決めます。なぜ開くのか、何を決めたい会議なのかを明確にしていきましょう。目的とアジェンダを事前に共有しておくことで、参加者は必要な資料を用意したり意見を考えたりすることができます。会議までにそれぞれが準備できるため、目的やアジェンダは事前に共有しておきましょう。

社内で実施する会議であれば、紙の資料でまとめなくてもOK。

時間を決める

会議は、目的や議題によって時間が異なりますが、30分で終わらせると決めておくと良いでしょう。長くても60～90分を決めておきます。これは、人の集中力が90分までしか持たないこともありますし、時間が押してしまうと個人で持っている仕事を終わらせることができなくなってしまいます。

参加者の確認

プロジェクトや会議の内容から、参加すべき人と参加しなくてもOKな人を割り出します。これはアジェンダや目的（最終的に決めたいこと）がわかっていれば直ぐに確認できます。

また、最終的な意思決定を行える方が参加することで、目的に沿った会議を行いやすくなります。

進行役を決める

会議の進行役を事前に決めておきましょう。意見をまとめたり会議を進行してくれる人がいないと、話が逸れてしまうことも。話がまとまらず、目的をなさないまま会議が終わってしまうことがあるため、進行役を決めます。

決定事項の確認

会議で決定したことが、参加者それぞれの認識が違ったということもあります。それでは、会議の意味をもたなくなってしまいます。そのため、会議の最後には、必ず決定事項を確認するようにしましょう。参加者全員に共通認識を持ってもらうためにも、とても大切なことです。

会議後は、議事録を共有する

会議が終わったら、議事録をまとめて共有します。会議の最後に決定事項を確認するだけではなく、議事録も共有することで認識のズレを減らします。また、決定事項の実行にも役立ちます。議事録は紙で作成するよりも、電子で共有するのが楽です。

会議をしなくても良い内容はツールを使って共有する

なにかを決める会議ではなく、報告や連絡事項については、会議をして共有するのではなくツールを利用して共有するようにしましょう。メールでも良いですが、ビジネスチャットだとスムーズに伝えられます。

会議の効率アップに役立つツールとは？

最近では、会議の効率アップにつながるツールが増えてきています。効率の良い会議を行うためにも、ツールの活用も検討するようにしましょう。ここでは、会議の効率アップに役立つツールをご紹介します。

1.スケジュール管理ツール

まず、役立つのがスケジュール管理ツールです。会議を行うにあたり、社員のスケジュールの把握が必要です。参加者それぞれがスケジュールを共有することでいつ会議を行うことができるか、すぐに把握することができます。会議の開催日の決定や、ツール上で会議の連絡も行うことができるため、必要なツールといえるでしょう。

【おすすめスケジュール管理ツール】Googleカレンダー、Outlook　など

2.議事録ツール

議事録をWordなどに残しメールで送信…となると、少し手間がかかります。

そこでおすすめなのが、議事録ツールです。議事録を残せるツールがあると、会議後の共有も行いやすくなります。議事録ツールは、クラウド上で管理するため、共有もボタンひとつで簡単なものがほとんど。文書の検索もできるため、過去の議事録を探すときにも時間短縮に。見やすく、また簡単に扱えるとより効率アップにつながります。議事録ツールは、会議に参加していない人への共有にも役立ちます。

【おすすめ議事録ツール】Dropbox Paper、NotePM　など

3.Web会議ツール

テレワークワークの方や遠方の支店の社員と会議をするなど、参加者が1カ所に集まることが難しいケースもあるでしょう。会議のために集まろうとすると、時間がかかることもあるため、この場合はWeb会議ツールの利用がおすすめです。

Web会議ツールを使うことで、集まらなくてもインターネットを通じて会議を行うことができます。遠方の方とも移動せずにスムーズに会議を行えるため、効率の良い会議を行うにあたり役立つでしょう。

【おすすめWeb会議ツール】Zoom、Teams　など

4.会議室の予約ツール

次にあると便利なのが、会議室の予約ツールです。会議室の予約を書面で行うのは、手間がかかります。ダブルブッキングが起こった…といったことも起こりやすくなるため、ツールの活用が有効です。会議室がいつ何時に予約されているのか、いつ空いているのかが分かり、予約のダブルブッキングも起こりにくくなります。

【おすすめの会議室予約ツール】ChoiceRESERVE、SmartRooms　など

5.ビジネスチャットツール

ビジネスチャットツールは、メールとは異なり、チャット式のコミュニケーションツールです。他の社員と簡単にやり取りをすることができます。ビジネスチャットは、ビデオや音声での通話、ファイルの共有も可能です。報告だけを目的とした会議は、ビジネスチャットを使って共有するのがおすすめ。プロジェクトや部署でグループを作り、作業の進捗報告や相談などをすると良いでしょう。

【おすすめビジネスチャットツール】Teams、ChatWork

まとめ

今回は、無駄だと捉えられやすい会議の特徴や、無駄な会議を減らす方法についてご紹介しました。

会議自体は、業務で必要なことでもあります。しかし、目的が決まっていない、決議ができないなどといった会議は、無駄と捉えられてしまうことも。時間が長引けは長引くほど、生産性が低くなってしまうこともあるでしょう。生産性アップのためにも、会議を見直すことはとても重要です。