Web会議を効率化！他ツールと連携するメリット

2024/02/13 業務効率化

Web会議ツールの利用が主流になってきています。オンラインでの打ち合わせはもちろん、商談や説明会といった場面でも使われるようになりました。

そんな便利なWeb会議ツールですが、他ツールと連携するとさらに利便性が高まります。

そこで今回は、Web会議ツールと他ツールを連携するメリットや、連携できるツールをご紹介します。

Web会議ツールは他ツールと連携できる

Web会議ツールは、他のツールと連携することが可能です。例えば、クラウドストレージサービスと連携させることで、ファイル共有が楽になります。他にも、スケジュールツールと連携することで、スケジュール調整が容易になるでしょう。こうして、他のツールと連携することで、Web会議ツールの利便性が高まります。

Web会議ツールと他のツールを連携するメリット

Web会議ツールと他のツールを連携することで、どのようなメリットがあるのでしょうか。

効率化につながる

他のツールと連携するメリットとして、まず効率化が挙げられます。Zoomは、スケジュールを管理きるツールや資料を閲覧できるツールなどと連携できます。

そのため、他のツールと連携することで、スケジュールの調整や資料を閲覧などが容易になります。会議の招待も楽になり、Web会議を効率化させることが可能です。

コミュニケーションの活性化

Web会議ツールは、ビジネスチャットなどのコミュニケーションツールとの連携も可能です。

連携させることで、オンライン会議のセッティングも楽になるため、会議がしやすくなります。電話の代わりとしてWeb会議ツールを使うこともできるでしょう。

コミュニケーションツールと連携することでよりコミュニケーションの活性化につながります。

Web会議ツールと連携できるツールとは？

Web会議ツールでよく使われるMicrosoft TeamsとZoom。ここでは、それぞれ連携できるツールをご紹介します。

Zoomと連携できるツール

Zoomはさまざまなツールと連携することが可能です。他のツールと連携することで、Zoomの利便性が上がるでしょう。

Googleドキュメント

オフィスツールであるGoogleドキュメントはZoomと連携させることができます。Googleドキュメントには、音声入力機能が備わっているため、音声を自動認識して文字起こしが可能です。簡易的な議事録の作成ができます。

Googleカレンダー

Googleカレンダーを連携させることも可能です。会議の参加者は、カレンダーに登録された会議の日程をクリックするだけで参加することができます。主催者は、参加者に会議のURLを送らなくて済みます。

調整アポ

調整アポは、スケジュール調整ができるサービスです。連携させることで、参加者のスケジュールがわかりやすく表示されます。参加者が空いている日時を会議の候補日として指定することが可能です。

会議の日程が決まれば、参加者に会議URLが記載されたメールを送ることが可能です。

Slack

ZoomもSlackとの連携が可能です。SlackとZoomを連携させることで、Slack内からZoom会議を始めることができるようになります。

Zoomの予定をSlackで通知できたり、Zoomで録画した会議をSlackに残しておいたりすることが可能です。

ChatWork

ビジネスチャットツールであるChatWorkとの連携も可能です。ZoomとChatWorkを連携することで、ChatWork内から会議を予約することができます。プロジェクトメンバーで打ち合わせをしたいとき、グループチャットからメンバーを設定してZoomを利用することが可能です。わざわざZoomを立ち上げて予約する必要がなくなるため、ChatWorkを使っているなら連携をおすすめします。なお、Zoomミーティングの開始はPC版のみとなるため、注意が必要です。

Dropbox

ZoomもオンラインストレージサービスであるDropboxとの連携が可能です。Dropboxと連携させることで、Dropbox内に保存しているファイルやデータの画面共有が簡単にできます。

また、Zoomで録画・録音したオンライン会議をDropboxに保存することが可能です。

Coubi（クービック）

クービックは、オンライン集客システムで、Zoomと連携させることができます。Web会議の予約やセミナー、説明会などの参加予約などが行えます。Zoomを通してオンラインで説明会等を行う際に、便利なツールです。

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Microsoft Teamsと連携できるツール

Microsoft TeamsもZoomと同様にさまざまなツールと連携することができます。

同じMicrosoft製品と連携ができ、Outlookと連携すると、チームのリソースやスケジュール管理ができます。Officeも利用でき、便利です。Microsoft以外のツールとも連携が可能です。Teamsは、ビデオ会議以外にもテキストチャットでやり取りができるため、幅広いツールと連携できます。

Slack

ビジネスチャットのSlackと連携できる。SlackからTeamsのビデオ会議ができる機能があります。Slack上から参加者を選択し、ビデオ会議を設定するとすぐにTeamsのビデオ会議が可能です。

Trello

Trelloは、タスク管理ができるツールです。Teamsと連携させることで、タスクが動いた際、Slackに通知することができます。メンバーの動きや状況をすぐに把握することが可能です。

Qast

Qastとは、ナレッジを蓄積できるツールです。業務中に発生するQ＆Aを共有する機能や、情報を発信できるようにメモ機能が備わっています。Teamsと連携することで、ボタン1つでQastに投稿でき、重要な情報が流れにくくなります。オンライン会議で出てきた情報をチャットでメモし、そこからQastに投稿するのも良いかもしれませんね。

Dropbox

クラウドストレージサービスであるDropboxとの連携もできます。連携させると、Dropbox内にあるOfficeファイルを開き、作成や編集が可能になります。

Zoom

TeamsはZoomとの連携も可能です。Teamsに「Zoom App Marketplace」をインストールすることで、Teamsを起動したままZoomを利用することができます。ただし、Zoomはプロ以上の有料プランに加入していることが連携の条件となりますのでご注意ください。

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まとめ

今回は、Web会議ツールと連携できるツールについてご紹介しました。

Web会議ツールと他のツールを連携することで、より便利にお使いいただけます。例えば、スケジュール管理ツールと連携すれば、会議の日程を調整したりスケジュールに即時反映させたりすることが可能です。今回ご紹介したツール以外にも連携できますので、ぜひ他ツールと連携して使ってみてください。