テレワークでオフィスを縮小化?バーチャルオフィスの利用がおすすめ

2020/12/28 働き方改革

テレワークが普及したことにより、オフィスを利用している人数が少なくなってきている企業も多いのではないでしょうか。

そこで気になるのが、今後オフィスは不要になるのか、という点です。実際に、テレワークが主流になっている企業の中には、オフィスを今よりも縮小化させることを考えている方も多いはずです。

この記事では、オフィス縮小化のメリットやデメリット、おすすめの縮小化方法などをご紹介します。

2020年はテレワーク化が加速

2020年はテレワーク化が加速
2020年は、新型コロナウイルスの流行により、感染防止対策が取られるようになりました。その結果、新しい生活様式として「人との間隔は2m空ける」「マスクを着用する」などが取り入れられています。

新しい生活様式の1つに、オフィスに出社しない「テレワーク」での働き方が取り入れられるようにもなってきました。テレワークを導入したことでITを駆使すれば、自宅にいても仕事ができることがわかってきています。

日本では、なかなかテレワークの普及が進んでいませんでしたが、新型コロナウイルスをきっかけに働き方が見直され、一気に普及していきました。

そのため、これまではテレワークを考えていなかった企業も取り入れるようになり、働き方改革が一気に進んだ企業もあるかもしれません。

ウィズコロナ時代が、まだまだ続くと予想されます。今後もテレワークを取り入れた働き方が必要になるでしょう。もちろん、アフターコロナ時代にも影響して、テレワークでの働き方が継続していくはずです。

テレワークが急速に普及した今、オフィスをどうするか?

テレワークは、通勤時間の削減や作業への集中力が向上するなどのメリットがあります。自宅での仕事は慣れないという方もいらっしゃるかもしれませんが、多くの方が在宅勤務での働き方を希望しているほど、メリットがあります。

営業や外部との打ち合わせも、直接先方に訪問するのではなく、オンラインでのやり取りが主流になりつつあります。この状態はすぐに元に戻るということはなく、オンライン化での商談や打ち合わせは今後も必要であり、継続していくでしょう。

オンラインで会議ができるようになったことで遠方の方とも商談できるようになり、逆にビジネスチャンスを広げた企業もいらっしゃるかもしれません。

このように、業種が限られてはいるものの、オフィスに出社しなくても仕事ができる環境が構築されはじめてきている状況です。

しかし、テレワークを導入し、オフィスに出社する人が少なくなることで見えてくることがあります。それは「オフィスをどうするか?」です。

今後もテレワークを拡充していきたいと考えている場合、広いオフィスは不要なのではないか?と思いはじめている企業もあるのではないでしょうか。

不動産にかかるコストは大きい

不動産にかかるコストは大きい
総務が管理している会社経費は、不動産コストが最も多いといわれていて、全体の半数を占めています。

不動産コストは、会社を経営していくうえで、大きなコストが必要とする部分です。都内にオフィスを構えると、それだけで毎月大きな費用が必要となります。

これまでは、コスト削減というと、業務支援や庶務関連であることが多かったでしょう。不動産コストは、必要な固定費としてあまり見直されることがありませんでした。しかし、昨今は多くの社員がテレワークで働くようになり、オフィス出社する機会が減ってきています。そこで、見直すことができるようになったのが「不動産コスト」です。

経費は違う場所での利用が求められると予測される

テレワークが普及している今、求められるのは社員への「サービス充実」です。在宅やシェアオフィス、ワーケーションや生活支援などの充実が今後求められていくと予想されます。今後は、これまでとは違った場所に、お金を使う必要が出てくるようになったのです。中でも不動産にかかるコストを削減できれば、その分充実したサービスの導入ができるようになります。

オフィスの縮小化が加速化?

オフィスの縮小化が加速化?
テレワークを拡充し、オフィスへの出社する人が減ったことにより、大きなオフィスが不要だと気づいている企業もあります。

実際に、今後はテレワークを拡充してメインオフィスを縮小するという企業が増えて来ているそうです。特に都内に本社を置いている大企業でも、一定数は縮小を考えている企業がいることがわかっています。小規模の企業でも、テレワークを導入し、都内一等地にあるオフィスを引き払っているところもあるそうです。

オフィスの面積を縮小させてフリーアドレス化

フリーアドレスとは、社員の席を固定せず、オフィス内のスペースを自由に活用して仕事できる形式のことです。オフィスを省スペースにしたいときや、テレワークを中心の働き方を取り入れるなら、座席は固定せずフリーアドレス化させてしまうことがおすすめです。

実際に、テレワークを中心に働いていてオフィス出社も取り入れている企業ではフリーアドレスが取り入れられています。オフィスに出社した際に、部署関係なくコミュニケーションが取り入られるため、多様なコラボレーションが生まれるでしょう。

また、座席を固定してしまうと私物が多くなったり資料をそのまま放置したりと環境が乱れてしまうことも。自由にすることでものを置かない癖がつくため、環境美化にもつながります。

オフィスを縮小化させてテレワークに必要なものに費用を充てる

テレワークの導入には、ノートパソコンなどのモバイル端末や、コミュニケーションツールなどのシステム構築をしなければなりません。また、オフィスの外に持ち出すため、セキュリティにも気をつける必要があります。となると、テレワークを拡充するには、大きなコストがかかります。

そこでオフィスを従来よりも縮小させ、オフィスにかかる費用を削減。コストカットした部分は、テレワークに必要なものへの購入費用に充てることができるため、テレワークの拡充を進めることができるでしょう。

働き方を多様化させることもできる

オフィスを縮小化させることで、テレワークの推進を大きく進めることができるため、出社ありきで成り立っていた組織風土や価値観を変えることが可能です。テレワークにより、主婦の方や介護をしている方などにも働きやすい環境を作ることができるでしょう。働き方改革の促進につながることもあると考えられます。

オフィスを縮小化することにデメリットはあるのか?

オフィスを縮小化することにデメリットはあるのか?
テレワークで、ほとんどの社員が働ける場合、オフィスの縮小化が頭に入ってくると思います。では、縮小化にはデメリットがあるのでしょうか。

縮小移転には時間がかかる

まず、今のオフィスを手放して別の場所でオフィス縮小移転をする場合、時間がかかる恐れがあります。解約や契約手続き、原状復帰などを行う必要があります。特に解約は、解約予告期間(通常は半年程ですが物件により異なります)があるためすぐに退去するわけにはいきません。

オフィスの縮小化までには、時間が必要であることを考慮し、計画を立てることをおすすめします。

縮小移転コストがかかる

運用コストが削減できるメリットがありますが、縮小移転コスト(初期費用)が大きくかかる場合があります。

まず、新しい働き方を採用する場合は、就業規則や評価制度などを見直す必要があります。そこにはまず人的コストを割かなければなりません。レイアウトを決めたり、実現する準備を行ったりすることでコストが必要です。

オフィスの縮小化にはバーチャルオフィス?

オフィス縮小化の方法の1つとして、バーチャルオフィスの利用が挙げられます。

バーチャルオフィスについて

バーチャルオフィスとは、実態するオフィスを借りるのではなく、住所や電話番号のみをレンタルする仮想のオフィスのことです。レンタルした住所や電話番号は登記にも利用ができ、会社の住所として公開することもできます。実体がないので、実際にはそこで仕事をするわけではありません。

ただし、バーチャルオフィスの中にはオフィスを構えていて、必要であれば会議室をレンタルしたり受付対応までも行ってくれます。他にも、郵便物を受け取ったり、電話代行を行ったりしているため、バーチャルとはいえどオフィスとしての機能は十分に持っています。

バーチャルオフィスを導入することで得られるメリット

コストが抑えられる

一番のメリットともいえるのが、コストを抑えることができることです。まず、オフィスの賃貸料金がコストカットできます。他にも、オフィスで必要になる家具や備品が不要になるため、起業の際は準備する必要がないため便利です。

また、光熱費もかからなくなるため、オフィスを構えるにあたり必要になるコストは抑えることができます。

オフィス機能はそのまま!

バーチャルオフィスのサービスは、利用する会社によって異なりますが、書類の保管・郵便物の受け取り・会議室のレンタル・電話代行・受付対応が可能です。

仮想オフィスではありますが、オフィスとしての機能が備わっているので安心して利用できます。

バーチャルオフィスはオフィスの縮小化に最適!

これからオフィスの縮小化を考えている場合、バーチャルオフィスの利用を考えて見ても良いかもしれません。特に社員が少人数しかおらず、ほとんどがテレワークで業務可能であれば、オフィスを手放すのも1つの手段といえるでしょう。

バーチャルオフィスは、大きなコストがかかる不動産コストを削減することができます。テレワーク費用を確保するためや、新しい事業への資金を確保するために、オフィスの縮小化を考えて見ても良いかもしれません。

職種によってはバーチャルオフィスが利用できないこともある

注意したいのが、バーチャルオフィスは職種によっては利用できないことです。これは、営業許可を得る際に、事務所を構えること(実態するオフィスが必要)が条件となるためです。例えば、士業や人材派遣業などが当てはまります。バーチャルオフィスの利用を検討している場合、はじめにバーチャルオフィスが利用できる職種であるか再確認しておくと良いでしょう。

まとめ

今回は、オフィスが不要になるのか、オフィスを縮小化させるメリットやデメリットについてご紹介しました。

今後もテレワークを拡充し、長期的に導入することを検討している企業もいるでしょう。

そこでオフィスにかかる経費が見直されるかもしれません。その際に、オフィスの縮小化を検討してみても良いのではないでしょうか。

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クラウドインフォボックス編集部

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