テレワークを導入するとサボる?サボり防止対策とは

2020/07/17 テレワーク

働き方改革のために、テレワーク導入を考えている企業も多いでしょう。新型コロナウイルスの影響もあり、テレワークでの働き方が普及しはじめています。
しかし、テレワークは社員の姿が見えないこともあり、サボるのではないかという心配を抱える方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、テレワーク時のサボり防止対策についてご紹介します。

テレワークでの働き方が普及している

テレワークでの働き方が普及している

ここ最近、テレワーク(在宅勤務)を導入する企業が増えています。
テレワークとは、仕事場ではなく離れた場所で働くという意味です。自宅(在宅勤務)やコワーキングスペースなどで働きます。

テレワークは、通勤時間の削減ができることや、ワークライフバランスが保つことができることから働き方改革の1つとして推進されている働き方でもあります。
特に、新型コロナウイルスの感染拡大により、社員の安全や事業継続のために一気に普及しました。今後のためにも、テレワークの導入を検討している企業も多いのではないでしょうか。

テレワークを導入すると社員はサボる?

テレワークを導入すると社員はサボる?

テレワークの中でも、在宅勤務を導入する場合、社員の姿が見えないのでサボるのではないかという不安があるかもしれません。
実際にサボりにつながってしまう原因として、どんなことが挙げられるのでしょうか。

私生活との区切りがつきにくい

在宅勤務の場合、十分な環境がつくれず、私生活との区別がつかなくなることがあります。
区別がつかないことにより長時間労働に発展することもありますが、逆に誘惑が多くサボりにつながってしまうことも考えられるでしょう。

仕事の分担があいまいだと何をすればいいのか分からない

どこまでが誰の仕事で、どれが自分の仕事なのか、線引きがあいまいになっていませんか。
日本では、メンバーシップ型と言われる、先に人を採用してから仕事を分担させる雇用形態がほとんどです。
メンバーシップ型は、全員で協力しながら仕事を進められる点では優れたマネジメント方法といえます。
しかし、個人の責任範囲があいまいなので、他の人の仕事を手伝ったり、みんなの仕事が終わらないと帰れなかったりと、負の連鎖が起こることも。
仕事の分担が決まっていないと、仕事を人任せにしてしまう方も出てきてしまうでしょう。「メンバーシップ型」を採用している場合、そのままテレワーク(在宅勤務)を取り入れると、誰がどこまでやるのか、成果をいつまでに上げればいいのか分からなくなってしまい、結果としてサボりにつながってしまうのです。

また、このメンバーシップ型という雇用形態により、日本はテレワーク化が進んでいないともいわれています。

テレワークのサボり防止対策とは

テレワークのサボり防止対策とは

テレワークを導入する際、サボりを防止する対策はあるのでしょうか。ここでは、テレワーク(在宅勤務)のサボり防止対策についてご紹介します。

雇用形態をジョブ型に切り替える、仕事の役割を明確にする

メンバーシップ型で雇用していた場合、ジョブ型への変更をおすすめします。ジョブ型は、欧州では一般的な雇用形態で、職務記述書によって一人ひとりの仕事や勤務地が決まっている仕組みです。日本でもジョブ型での雇用形態を取り入れている企業も増えてきています。

もちろん、すぐに雇用形態を変えることは難しいので、非常時でテレワークを導入する場合は、仕事の分担を明確にするようにしましょう。
自分のやるべき仕事や納期があると、社員のモチベーションがアップ。サボり対策になります。

評価制度を見直す

オフィス勤務を中心とした人事評価制度は、テレワークには向いていない場合があります。例えば、勤務態度も評価に含まれる場合は、テレワーク時には評価することができないため向いていない評価の仕組みです。勤務態度が見えず評価しづらい分、社員自身のモチベーションが下がることも。モチベーションが下がってしまうと、仕事に集中できずサボってしまう方もいるでしょう。
そのため、テレワークの評価制度では、成果に重点をおく必要があります。成果制度を導入にすることで、上司の目を気にすることなく仕事に打ち込めたり、モチベーション維持につながったりするでしょう。
オフィスで働く社員とテレワークで働く社員がいる場合は、公平な評価制度が必要です。

進捗報告やスケジュールの共有を義務付ける

仕事の進捗状況の報告や、スケジュールの共有を義務付けるのもおすすめです。
進捗報告は、成果物がどのくらい終わっているのかなどの報告をメールやビジネスチャットで、終業時に行います。その際に、仕事に関しての悩みや、疑問などの相談も受けられるよう手配すると良いでしょう。
1日のスケジュールを始業時に共有するのもおすすめです。グループや部署内で、スケジュールを共有し、可視化させると社員同士の状況が理解しやすくなります。オフィス出勤している場合も把握しやすくなるでしょう。

成果物の提出を義務付けて締め切りを作る

サボり防止対策として、成果物の提出を義務付けるのも、おすすめです。成果物の準備に時間がかかる場合は、締り切り(期限)を設けると良いでしょう。
提出や期限を設けることで、サボりにくく、仕事をしなければいけないと思える状況になります。

定期的にミーティングをする

テレワークになると、社員同士でのコミュニケーションが減ってしまいます。コミュニケーションを取る機会が減ることで、帰属意識がなくなりサボりにつながってしまうことが考えられるでしょう。
そのため、1日に一度決まった時間にビデオ会議をする、週に一度オフィスに出社してミーティングを行うなど、定期的にミーティングをすることをおすすめします。

テレワーク時のサボり防止には環境作りも大切

テレワーク時のサボり防止には環境作りも大切

サボりを防止するには、制度を見直す、仕事を見直すことも大切ですが、環境作りも大切です。ここでは、環境作りのポイントについてご紹介します。

機器の貸し出し

サボりを防止するには、まず集中できる環境を作ることが大切です。環境づくりのためには、十分なスペックのノートパソコンやモバイルルーターなどの機器の貸し出しも検討しましょう。

テレワークで働く上で、特にインターネット回線が必要になります。すでに、社員が個人的に回線を引いているなら良いですが、自宅にインターネット回線がない方もいるでしょう。
スマートフォンが普及したことにより、あえてインターネット回線をつないでいない人も多いようです。社員が快適なネット環境下で、作業ができるように安定した回線が利用できるモバイルルーターの貸し出しを検討しましょう。

ツールを導入する

ツールを活用した環境作りも大切です。テレワークが普及していることもあり、さまざまなツールがあります。サボり防止対策として、ツールの導入を検討してみてはいかがでしょうか。ここでは、おすすめのツールと活用方法をいくつかご紹介します。

ビジネスチャットツール

ビジネスチャットは、業務を効率化させるためのビジネスに特化したチャットツールです。
ビデオ通話機能もついているので、定期的にビデオ会議を行うことができます。チャットだと相談しやすくなり、在宅勤務で見ない悩みなどを把握することも可能でしょう。
ビジネスチャットは、社員同士で連絡が取りやすくなるツールのため、テレワーク時は活躍してくれます。
また、進捗状況の報告や、成果物の報告にビジネスチャットを利用するのも良いでしょう。

在席確認・勤怠時間管理ツール

クリックするだけで勤務時間の記録ができる在席確認ツールがあります。操作1つで、作業している時間や休憩時間、退勤時間を把握することが可能です。ちょっと家事をしなければいけないときなどは、中抜け時間を記録することもできます。
細かく時間管理することができるので、お子さんがいらっしゃる方、介護をしている方で、作業に入れない時間がある方におすすめのツールです。
また、作業中の画面をランダムにキャプチャを撮影してくれる機能もついているので、仕事とは関係ないことをしていないか、チェックすることができます。

なりすまし・覗き見防止ツール

カメラで常時顔認証を行ってくれるツールがあります。顔認証により、自動的に離席や在席を確認してくれ、社員本人が働いているかどうか分かり、在籍状況の把握や、勤怠管理ができるのでおすすめのツールです。
また、このツールは社外の人が覗き見をすると自動的にブラックアウト。覗き見していた人を撮影してくれたり、覗き見された画面のキャプチャ撮影をしてくれたりと、セキュリティ対策にもなるツールです。

仮想オフィスツール

カメラで顔を撮影し、仲間に共有されるツールがあります。顔が見えるので、電話しているのか、席にいるのかなどをすぐに確認することが可能です。オフィスのように、様子を確認しながら、話しかけることができます。他にもチャットツールやつぶやき機能が付いていて、会議もワンクリックで始めることができるツールです。

目的を忘れない、信頼関係を築く

テレワークは、会社側と社員側、お互いの信頼関係が必要です。社員は成果をあげること、企業側は成果をあげてもらうために環境を提供すること。こうして、互いが仕事をすることを信頼し合うことが大切です。

また、在宅勤務の目的は、非常時の事業継続や、生産性の向上、働き方改革であります。テレワークは、サボりを目的として導入されるわけではありません。目的については、管理者も含めて社員一人ひとりに理解を得るようにしましょう。

まとめ

今回は、テレワーク時のサボり防止対策についてご紹介しました。
サボり対策のポイントは、成果主義に切り替えること、環境づくりを構築することが重要です。サボれない仕組みを作っていくことがサボり防止につながります。ビジネスチャットや勤怠管理ツールなどを活用し、仕組みを作っていきましょう。

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クラウドインフォボックス編集部

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