オンライン商談のメリット・デメリットとは？オンライン商談におすすめのツール

2024/07/18 テレワーク

オンラインでの商談は、商談方法の1つとして導入されはじめています。しかし、まだオンライン商談をしようか悩んでいるという企業もあるのではないでしょうか。オンライン商談にどういったメリットがあるのか、どのようにしてオンライン商談を行うのか疑問を抱えている方も多いでしょう。

そこで今回は、オンライン商談のメリット・デメリット、おすすめツールをご紹介します。

そもそもオンライン商談とは？

オンライン商談とは、Web会議システムを通じてオンライン上で行う商談のことで、非対面型の商談を指します。

オンライン商談は多くの企業で取り入れられはじめていて、導入が進んでいます。

オンライン商談の導入が進んだワケ

ここ数年でオンライン商談を活用する企業も増えてきました。これは、新型コロナウイルスの感染が拡大したことにより非接触が求められるようになったことがきっかけです。

これまでは対面で商談していましたが、感染予防を考えると困難になりました。商談機会が失われてしまうと、ビジネスチャンスも失いますし、経営に影響することもあります。

そこでオンラインを活用して商談することで感染予防をしながらも経済活動することが可能になりました。

オンライン商談のメリット

オンライン商談は、感染症の予防対策になるだけではありません。他にもさまざまなメリットがあります。

オンライン商談のメリット1.どこからでも商談が可能

オンラインの場合、場所に囚われないのがメリットです。オフィスからでも、サテライトオフィスでも場所を問わず、商談することができます。

また、すぐに商談したいときにもすぐに対応できるのもオンライン商談のメリット。訪問の場合は移動時間などを考慮して日程を調整しますが、オンラインの場合は時間が空いていれば、場所を用意することなくすぐに対応が可能です。

オンライン商談のメリット2.営業エリアを広げられる

対面での商談となると先方へ訪問するのが一般的です。離れていると移動に時間がかかるため、遠方の企業には商談をすること自体が困難なケースもあったでしょう。

オンラインで商談を行うと、移動が不要になるため、遠方の企業とも商談がやりやすくなります。これまでは難しかったエリアでも、オンラインでの実施であれば、営業ができるようになるでしょう。

オンライン商談のメリット3.移動コストの削減

前述でも紹介の通り、オンライン商談であれば移動が不要になります。訪問先が遠ければ遠いほど、移動コストがかかりますが、オンラインであればそのコストも削減が可能です。

オンライン商談のメリット4.営業の効率化ができる

オンライン商談は、移動時間がなくなる分、時間を有効活用することができます。例えば、1日に行う商談数を増やすことができます。移動時間の分を資料の作成や商談の準備、別業務に充てることもでき、業務の効率化につながります。

オンライン商談のメリット5.ペーパーレス化の促進

資料はデータ化し、お渡しすることとなります。そのため、紙媒体を用意する必要はありません。紙媒体が減るのでペーパーレス化の促進につながります。

オンライン商談のデメリット・注意点

オンライン商談には、デメリットや注意点もあります。ここでは、オンライン商談のデメリットや注意点の他に、解決方法や対策も併せて見ていきましょう。

複数参加が難しい

オンライン商談の場合、複数人で参加してしまうとやりにくい場合があるでしょう。オンラインだと複数人が一度に話すと声が被ってしまい聞き取りづらかったり、話すタイミングを図るのが難しかったりといったデメリットがあります。

可能であれば、1～2人以内に絞るのが良いでしょう。理想は1対1での実施です。

ネット回線に左右される

ネット回線の状況でやりやすさが変わってしまうこともあります。ネット回線の状況が悪いと音声が途切れてしまったり雑音が入ってしまったりして話が聞き取りづらいことも懸念されます。事前に利用している回線で十分かどうか確認しておきましょう。

伝わりにくい場合がある

表情は伝わりやすいものの対面型と比べると熱量などは伝わりにくい場合もあります。

特にもの（商品）を扱う場合、実物を見ないと良さが伝わらないことも。この場合は、オンラインと訪問型の商談を使い分けることが大切です。例えば、オンライン商談を本商談の前段階の案内として行うのがおすすめです。サンプルを用意しておき、希望すれば郵送するのも良いでしょう。

オンライン商談を成功させるためのコツとは

オンラインでの商談は便利なものの慣れていないと難しく感じてしまうことも。1つでも多くの商談が成功するようにコツを知っておくことが大切です。

環境を整える

音声が聞き取りづらい、ネット回線の状況が悪い…といったことがあると商談をしてもうまくいかないことも。伝えたいことを伝えきれないこともあります。オンライン商談をスムーズに行うためにも環境を整えましょう。

ネット環境状況を確認したりオンライン商談に必要なものをそろえたりして、準備しておきます。

商談の前に確認の連絡をする

オンライン商談は、手軽にできることから、リスケされやすかったり忘れられていたりすることが多いです。そのため、リマインドメールまたは電話で確認をしておくと良いでしょう。

また、資料も一緒に送付しておくと、当日スムーズに商談を進めることができます。

商談は、結論から説明する

オンラインの場合、わかりやすさを重視しましょう。そのため、結論や重要な部分は先に伝えます。はじめに結論や重要な部分を伝えてから、説明していくことで商談内容が伝わりやすくなるでしょう。

オンライン商談に必要なもの

オンライン商談を行うには何が必要なのでしょうか。ここでは、オンライン商談に必要なものをご紹介します。

Web会議ツールやオンライン商談用ツール

オンライン会議ができるツールの導入が必要です。Web会議ができる機能や、オンライン商談用のツールなどを利用します。費用やサービスはツールによって異なるため、費用効果を比較して決定するようにしましょう。

カメラ付きの端末

オンライン商談はリアルタイムで映像を通して行うのが一般的です。カメラ付きのパソコンやタブレット、スマートフォンを用意しましょう。カメラがないパソコンを使っている場合は、外付けカメラをつけて行うこともできます。

イヤホンやマイク

音が聞き取りにくいと、商談内容が入ってきません。別でマイクを用意すると相手も聞き取りやすくなります。また、相手の話がきちんと聞けるようにイヤホンやスピーカーも用意しておくと安心です。ヘッドホンとマイクが一緒になったヘッドセットなどを使うと良いでしょう。

オンライン商談におすすめのツール

オンライン商談ツールは、商談以外でも活用できるWeb会議ツールの「Zoom」がおすすめ。無料で使うこともできますし、招待用URLを送れば誰でも簡単に参加できます。扱いやすいツールのため、Web会議ツールに慣れていない方でも使いやすいでしょう。

オンライン商談の他にも、会議や打ち合わせ等で使うことができるので、おすすめのツールです。

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まとめ

今回は、オンライン商談についてご紹介しました。

オンライン商談は、遠方のお客様にも実施できることや、移動コスト・移動時間を削減できるなどメリットが多くあります。ネット回線の状況に依存してしまったり、複数参加が難しかったりとデメリットもありますが、対策をすることで解決することが可能です。

対面での商談とオンラインでの商談をうまく使い分けながら、営業活動してみてはいかがでしょうか。