Office Onlineの使い方まとめ。利用環境の制限に注意

2020/02/06 Microsoft 365
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Office Onlineは、OfficeのアプリケーションをWebブラウザ上で、無料利用できるサービスです。

現在は、Web版のOfficeとして知られています。無料で利用できるサービスなので、ぜひ活用したいところ。

そこで今回は、Office Onlineの使い方や注意点についてご紹介します。

Office Onlineの特徴

Office Onlineの特徴
まずは、Office Onlineとは全体としてどのようなサービスであるのか、その概要について見ていきましょう。

Word、Excelなどが無料利用可能

Office Onlineは、Officeアプリを利用するためのオンラインツールです。

利用できるOfficeアプリは下記の通りです。

・Word
・Excel
・PowerPoint

WordやExcel、PowerPointとOfficeアプリの中でも基本的なツールがすべてインターネットを通じて利用できます。

しかも、費用は一切かかりません。製品版への足がかり、あるいはOfficeソフトの使い心地を知るためのお試し版として利用してみても良いかもしれません。

インターネット環境で利用する必要がある

Office Onlineを利用するにあたって、いくつか注意点があります。そのうち最も大きな注意点は、インターネット環境がなければ利用できないという点です。

Office Onlineは、基本的にインターネットブラウザから利用が基本です。オフライン状況下の作業を前提とした仕様にはなっていないため、注意しましょう。

オフライン状況下で作成したファイルなどを保存する場合、オンラインになってから改めて行う必要があります。

無料で利用できるが一部機能に制限がある

Office Onlineは無料でできる代わりに、一部機能に制限がかけられています。

Wordにおいてはグラフの作成やフォントの一部が利用できない、Excelであればマクロの作成が行えないといった、製品版との違いには注意しましょう。

製品版のデータを開いた場合に、正しく表示されない可能性も考慮しなければなりません。

また、Office Onlineを単体で利用する場合、商用利用(ビジネスでの利用)は認められていません。ビジネスで利用する場合は、法人用Office 365との契約が必要です。

 

Office Onlineの機能や注意点はこちらでも紹介しています。

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Office Onlineの使い方

Office Onlineの使い方
Office Onlineの具体的な利用方法や、その他必要な提携サービスなどについて解説します。Office Onlineをうまく使うために以下の点を押さえておきましょう。

インストールは不要

「Office Onlineはどこからインストールすれば良いのか?」という疑問をインターネット上で見かけますが、基本的にOffice Onlineはインストールは不要です。

基本的にはインターネットブラウザから利用できます。ただし、利用に際してはMicrosoftのアカウントが必要になりますので『https://www.office.com』であらかじめ作成しておきましょう。

アカウントの作成自体は無料ですし、他のMicrosoft社のサービスの利用にも使うことになるので、取得しておくことをおすすめします。

豊富なテンプレートを用意

履歴書や資料の作成など、デザインが必要なデータを作成する必要が出た場合に、Office Onlineでは豊富なテンプレートが用意してあり、その中から選ぶことができます。

スタイルシートや書式設定ツール等も用意されているので、必要な資料をいち早く作成するのにも便利です。

読み込みや保存はOneDriveを利用

Office Onlineでは作成・保存したデータはすべてOneDriveの中に保存されます。

OneDriveはMicrosoft社が提供しているオンラインストレージです。無料で5GB、Office 365と提携することで1TB以上のストレージを利用できるようになります。

OneDrive内にデータがない場合はOffice Onlineによる作業ができないので、あらかじめデータを移行しておく、ストレージの容量を確認しておくといった作業が必要です。

Office Onlineを利用できる機器

利用できる機器
Office Onlineが利用できるのはPCだけではありません。他にどのような機器が利用できるのか、またその仕組みを見ていきましょう。

PCの他、スマホやタブレットでも利用可能

Office Onlineの利用には機種は問いません。PCはWindowsとMacのどちらも利用できますし、スマートフォンやタブレットなどのモバイルでも利用が可能です。

前述したように、ソフトをインストールする必要がないため、インターネットにつながっているデバイスさえあれば、どこからでもOffice Onlineを使用することができます。

ブラウザまたはOfficeアプリの利用

インターネットブラウザから利用できるのは前に触れていますが、推奨ブラウザとしてMicrosoft EdgeかGoogleChromeの利用をおすすめします。

APP Storeからダウンロードすることで、ツールバーの中にアイコンを作成しワンクリックで起動できるようになるなど、便利な使い方ができるからです。他のブラウザでも特に不便ということはありませんが、バージョンは最新のものにしておきましょう。

また、モバイルでは端末のバージョンによって、ブラウザよりもモバイルOfficeアプリを利用した方が良い場合があります。IOSのバージョンが古い場合、さらに機能制限がかかってしまう可能性があるからです。

まとめ

Office Onlineは、多様なOfficeアプリをブラウザ上から利用できる便利なツールです。文書の作成やデータの管理などの事務が行えるようになりますし、編集したデータはOneDriveによって共有できます。

インストールも不要といったメリットもあるのですが、製品版と比較すると機能制限やオンライン前提の仕様といった条件もあるので、導入の際には利用事項についてあらかじめ確認しておきましょう。

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クラウドインフォボックス編集部

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