バーチャルオフィスとは？バーチャルオフィスでできること

2020/12/28 働き方改革

個人事業主の方や、中小企業の方は、「バーチャルオフィス」というサービスを聞いたことがあるかもしれません。バーチャルオフィスとは、どのようなオフィスなのでしょうか。

そこで今回は、バーチャルオフィスについて解説していきます。

バーチャルオフィスとは

バーチャルオフィスとは、名前の通り「仮想のオフィス（事務所）」のことをいいます。バーチャルとなるため、オフィス自体を貸し出すのではなく、事務所の住所や電話番号をレンタルしてくれます。バーチャルオフィスは、物理的な場所を必要としないまま、オフィスとしての機能を果たしてくれる特徴があります。

都内の一等地にオフィスを構えるよりも、初期費用や維持費などが抑えられるため、注目されているサービスです。

バーチャルオフィスの利用は違法ではない

実体のない仮想のオフィスを利用することは違法なのではないか？不安に思う方もいらっしゃるかもしれません。基本的には、登記で利用する住所は、実体のないバーチャルオフィスでも問題ありません。

しかし、業種によっては、実体する事業所がないと営業や申請の許可が下りない場合があります。許可が下りない可能性がある職種については下記の通りです。

バーチャルオフィスでは許可が下りない可能性がある業種

職業紹介業

職業紹介業を行う場合、同道府県労働局を通じて厚生労働大臣の許可を得る必要があります。申請の際には、実体のある事業所が必要です。

人材派遣業

人材派遣業の一般労働者派遣を行っている場合、20平方メートル以上の事業所が必要です。さらに、賃貸借契約書も提出しなければなりません。そのため、バーチャルオフィスの利用は難しいといわれています。

廃棄物処理業

産業廃棄物などの処理を行う業種は、都道府県や政令指定都市による許可が必要です。廃棄物の処理を行う場合、処理を行う施設や処理能力が的確に継続にして行える必要のため、バーチャルオフィスでの許可は下りない可能性があるでしょう。

他にも不動産業や士業、建設業や古物商、探偵業などもバーチャルオフィスを利用できない可能性があります。

バーチャルオフィスでできること

できることは、ほとんど一般的なオフィスと代わりはありません。ただし、利用するバーチャルオフィスによってサービス内容が異なる場合もあります。

住所の貸し出し

バーチャルオフィスのある住所で登記が可能です。都内の一等地のオフィスを借りるよりもコストを抑えることができます。

電話代行

電話は、代行で対応してくれます。折り返しでの対応や簡単な会社案内など、電話内容によって対応方法を依頼することもできるでしょう。

書類の保管や郵便物の受け取り・転送

請求書や新年のあいさつ（年賀状）が届くこともあるでしょう。お得意さまからオフィス宛てにお中元が届くことも。バーチャルオフィスで受け取った郵便物は、自宅や別の事業所など指定した場所に転送してくれます。

会議室の利用

バーチャルオフィスでは、会議室を用意している場所が多くあります。会議室を利用して、事前のクライアント訪問などの対応が可能です。

受付対応

来客時に受付対応をしてくれます。打ち合わせで、来客された際はもちろん、急な訪問でもスムーズに対応してくれる場所が多いそうです。

オプションでできること

オプションサービスとしてできることもあります。こちらも利用するオフィスによって、サービス内容が異なる場合もあります。

法人登記の代行

バーチャルオフィスは、ほとんどの方が、法人登記を目的に利用しています。そのため、バーチャルオフィスのある住所で法人登記したい方に向けて、代行で行ってくれる場合もあります。

会計サービス

会社の経理を代行してくれるサービスです。小規模で事業を展開している場合やフリーランスの方にとっては、経理の業務を請け負ってくれるのはとても便利なサービスです。

バーチャルオフィスの場合、納税地はどこになるのか

登記の住所がバーチャルオフィス、実際に働いている場所が自宅となると、納税地はどこになるのか気になる方もいるかもしれません。経営する上で必要な納税の納税地について見ていきましょう。

法人税

会社を設立すると法人税の支払いが必要です。法人税の納税地は、その法人の本店所在地または主となっている事務所の所在地のいずれかを納税地として必ず税務署に届け出を行います。

バーチャルオフィスにて法人登記している場合は、その住所を納税地として届け出を行います。しかし、稼働している他の事業所の住所で届け出を出しても問題はありません。

所得税

個人事業主の場合は、所得税の納税が必要となります。個人事業主は、バーチャルオフィスの住所を使う場合、自宅と事業所の住所のいずれかを納税地として登録することが可能です。

住民税

会社を設立した場合の法人住民税は、本店や支店ごとに事業所がある自治体へ支払います。個人事業主の場合は、居住地の役所で住民税を支払うことになります。

バーチャルオフィスを利用して法人口座・クレジットカードの開設はできるのか？

口座開設は、全くできないわけではありません。ただし、口座開設の条件は、金融機関によって異なります。そのため、バーチャルオフィスであることが与信審査の判断材料になることもあります。

ただし、事業実績があればバーチャルオフィスを利用していても口座を開設できる可能性は十分にあります。財務や税務などの資料を口座開設時に、添付するなどして対策を取りましょう。

また、バーチャルオフィスのある場所を会社の登記住所としている場合、法人名義の銀行口座を開設できるかどうか、事前に確認しておくことをおすすめします。

クレジットカードや融資についても同じです。融資を受けられないわけではありませんが、審査の際には与信審査の判断材料の1つになります。

バーチャルオフィスの利用目的とは

バーチャルオフィスは、どのような人がどのような目的で利用しているのか気になるかもしれません。ここでは、バーチャルオフィスの主な利用目的をご紹介します。

個人事業主（フリーランス）の法人登記に

バーチャルオフィスの利用は、個人事業主の方が多いといわれています。個人事業主の方は、オフィスを構えなくても自宅やカフェで十分に仕事が可能です。

しかし、法人登記や税務署への開業届、名刺などには、住所を設定する必要があります。住所を伏せたまま仕事をするのは信用問題にも関わってきます。

とはいえ、自宅の住所を利用するのはためらってしまうのではないでしょうか。賃貸住宅によっては事務所用途での使用が不可の場合もあり、自宅住所での法人登記自体ができない可能性もあります。

小さなオフィスを借りるといっても、初期費用やそれなりの維持費がかかってしまいます。そのため、個人事業主の方にとってはここもためらいを感じてしまう部分です。

そこで、バーチャルオフィスにて住所を借りれば、バーチャルオフィスのある住所にて法人登記・開業届ができます。また、荷物も受け取ってくれるため、名刺にも記載でき、自宅の住所を教えずに書類や荷物を送っていただくことができます。

オフィスを構えず、かつ自宅の住所を利用することがなく、事業を立ち上げることができるため、個人事業主の方が多く利用しているのです。

地方の中小企業の本社として

都内の一等地にオフィスを構えていると、信用度があったり、ビジネスチャンスが生みやすかったりとメリットがあるといわれています。

地方に事業所を構えている中小企業では、ビジネスチャンスが少なかったり取引実績がすくないために信用度がもっとほしかったりなどするかもしれません。

バーチャルオフィスサービスでは、都内の一等地の住所を借りることができます。本社として都内の一等地の住所であることで、会社の信用度向上につながり、ビジネスチャンスにもつながりやすくなるでしょう。

ただ、現在新型コロナウイルスの影響により、大手の企業でも人の密集を避けるため地方に事業所を移転するようになってきています。これまでは、都内の一等地の住所がブランドだったものが重要なことではなくなるかもしれません。

バーチャルオフィスであることがクライアントにばれる？

バーチャルオフィスの利用は悪いことではないので、個人事業主であれば、事前にクライアント側に伝えておくのも1つの手段です。

しかし、企業となると信用問題などの観点から、顧客や取引先にバーチャルオフィスであることがバレたくないというケースもあるかもしれません。

急な訪問でバレることもありますが、受付対応がしっかりしているバーチャルオフィスもあります。受付で用件などを伺うなどして対応をしてくれるので、受付対応してくれるバーチャルオフィスを選びましょう。

バーチャルオフィスは、オフィスとして機能している場所もありますが、中には住所の貸し出しだけでオフィスとして機能していない場所もあります。もしものときを考えて、オフィスの機能があると、対処できるため、サービス内容をよく堪忍し利用することをおすすめします。

テレワークとバーチャルオフィス

新型コロナウイルスの感染予防策として、多くの企業が在宅勤務を導入しはじめました。まだまだ収束が見えないため、これまで通りテレワーク、在宅勤務で仕事を行うことを検討している経営者の方もいらっしゃると思います。

特に全社員完全テレワーク化している、今後その予定でいるという企業の方々は、今ある固定のオフィスをどうするべきか？悩んでいるのではないでしょうか。人があまり出社することがないのに家賃を払いつづけることは、コスト面から見ると大きな圧迫になることも。

現状、一部の業種ではありますが、今後はオフィスが不要になるかもと予想している方も多いはず。

そこで注目を集めているのが、レンタルオフィスやバーチャルオフィスです。実際に、固定のオフィスを手放し、レンタルオフィスやバーチャルオフィスを利用して事業を小さくしたという企業もあるようです。

これまで固定オフィスでかかっていた費用、家賃や光熱費などがカットできるため、その分より良いテレワーク環境を作るための費用にすることができます。

まとめ

今回は、バーチャルオフィスについて解説しました。

バーチャルオフィスは、事務所の住所や電話番号をレンタルしてくれるサービスで、仮想の事務所のことをいいます。仮想ではありますが、オフィスとしての機能は備わっているので、オフィスを不要としている方にとっては便利なサービスです。

個人事業主の方はもちろん、中小企業で全社員テレワークを検討していてオフィスを持つことに疑問を感じている方にはおすすめのサービスともいえるでしょう。