業務を効率化!RPAの活用方法や事例をご紹介

2020/10/27 業務効率化

働き方改革が推進されているため、業務の改善や効率化のために、作業の自動化を考えている企業も多いのではないでしょうか。業務を効率化してくれるシステムとして、事務作業などを自動化してくれるRPAが注目されています。

業務の自動化による改善や効率化を目指している場合は、RPAについて把握しておくと良いでしょう。そこで今回は、RPAの活用方法や事例についてご紹介します。

RPAについて

RPAについて
RPA(Robotic Process Automation)は、ホワイトカラーのデスクワークをロボットにより自動化させるシステムのことです。主に、定形作業をロボットが代行し、作業を自動化することができます。

RPAはAI(人工知能)とは違う

RPAの他にも、AI(人口知能)により作業を自動化させることが可能です。そのため、RPAとAIが混合してしまうかもしれません。実は、RPAとAIには違いがあります。

RPAは、標準化されたルール通りにミスなく忠実に仕事をこなします。人間が自動化させる業務を指示(設定)しなければ作業ができません。

一方で、AIには学習機能が備わっているのが特徴です。そのため、大量のデータから分析を行い、AI自らが提案までも行ってくれます。

RPAには学習機能が備わっていないため、RPAとAIの違いは、「学習機能の有無」となります。

AIが備わっているRPAも存在する

RPAとAIには違いがありますが、最近では、AI(人口知能)が備わったRPAも存在しています。AIが搭載されていることで定形作業の他に、データを読み込み、分析や推測などを行うことができます。RPAにAIが搭載されることで、自動化できる作業に幅が広がり、複雑な作業にも対応できるようになるのです。

RPAが必要とされている背景

作業を自動化させることで、仕事が減るのでは?といった悪いイメージを持っているかもしれません。そのため、本当にRPAの導入が必要なのか?と疑問に思う方もいるのではないでしょうか。

実は、RPAの導入は現代では必要とされています。その背景について見ていきましょう。

少子高齢化による労働人口の減少

少子高齢化により労働人口が減っていて、今後もますます人手不足が深刻化されると予想されています。

しかし、このまま人で不足の状態が続いてしまうと、社員の一人ひとりの作業負担が大きくなってしまいます。そこで役に立つのがRPAです。定形作業をロボットに任せることで、人が行う作業を減らすことができるため、人手不足を補う解決法として期待されています。

働き方改革が推進されている

働き方改革が推進されていることによって、さらにRPAの導入に注目が集まりました。働き方革命は、主に長時間労働の是正が目的となっています。残業時間の上限規定が設けられ、事業者は対応をしなければなりません。

社員の健康を守り、働く環境をよりよくするために、業務の効率化につながるRPAが注目されているのです。

RPAを導入することで得られるメリット

RPAの導入メリット
RPAを業務に導入することで、さまざまなメリットがあります。

人件費の削減につながる

RPAは、定形作業を人からロボットへと代替することが可能です。定型作業のために、人を雇ったり労働時間を増やしたりする必要がありません。そのため、ロボットのよる自動化することで人件費にかかるコストを抑えることができます。

作業の効率化につながる

RPAは、単純な作業であるものの膨大な量や時間がかかるものに対して自動化できます。ロボットの場合、人が行うよりもスピードが早いため、これまで時間がかかっていた作業を短時間で行うことができます

また、定形作業をロボットにより自動化させることで、人間にしかできない作業に人材を充てることが可能です。他の作業に集中することができるので、全体的な作業の効率化につながります。

24時間稼働させることが可能

ロボットで自動化させるため、24時間稼働が可能です。そのため、作業のスピードアップはもちろん、スケジュールも短縮させることができます。

人の手でやろうとすると時間や労働力に限りがあるため、作業ができる量には限界があります。ロボットには時間や労働力の制限がないため、24時間RPAを活用することで、大量の作業を一気に終わらせることができるのはメリットともいえるでしょう。

人為的なミスの軽減

人による作業は、定型作業であってもミスが発生してしまうことがあります。RPAは、覚えた作業を常に正確に実行してくれます。どのような環境や状況でも一定の品質とスピードが保たれるのは、RPAによる作業の自動化のメリットです。

RPAのデメリット・気をつけたい点

RPAによる業務の自動化は、作業時間を大幅に削減したり、人件費の削減につながったりとさまざまなメリットがあります。しかし、いくつかデメリットもあり、気をつけたい点もあります。

業務が停止するリスクがある

ITシステムのため、システム障害やバグが発生すると作業が止まってしまう恐れがあります。サーバーの能力を超えるほどの動作を実行すればサーバーがダウンしてしまうリスクもあります。この場合、作業のデータを失ってしまうことも。RPAの導入には、十分なストレージのあるサーバーを用意し、安全に運用できる環境を用意する必要があります。

不正アクセスによる情報漏えいの可能性がある

ネットワークにつながったサーバーにインストールしたRPAは、不正アクセスの被害に遭う可能性もあります。不正アクセスによる情報漏えいの危険性もあるため、セキュリティ対策を万全に行う必要があります。

RPAで自動化できる作業とは

RPAで自動化できる作業
RPAで自動化できる作業は、ルール化できるものや繰り返し作業が多いものが適用できます。

そして、パソコンで完結できなければRPAによる自動化は困難です。

ここでは、RPAで自動化できる業務について詳しくご紹介します。

繰り返し行う作業

定期的に作業が発生するものは、RPAによって自動化させることができます。例を挙げると、請求書の管理や、経費の処理、毎月の給料計算などです。

作業内容が定型化しているもの

RPAはルール通りに作業を行うのが得意なため、作業が定型化しているものも自動化できます。例えば、Excelにデータを入力して保存する、まとめたデータをシステムにアップロードするなど、業務がルーチン化しているものは、RPAによる自動化が可能です。

メール・電話対応のサポートも可能

メールが定型化しているものについては、RPAにて対応することができます。事前に文章を設定することで、自動的に送付が可能です。

電話の場合、かかってきた番号からデータを割り出し、オペレーターに提示させることが可能です。オペレーター自らがデータを入力し、探し出す必要がないため、問い合わせの案内をスムーズに行うことができます。

RPAではできないこともある

RPAは、さまざまな業務を自動化できます。しかし、RPAではできないこともあります。それは、イレギュラーなことに対して対応を行うことです。

RPAの特徴として、事前に設定したルールを元に作業を行います。そのため、通常とは違うことが起こると処理をすることができません。

例えば、数字をデータ入力する際に誤って文字が入力されていた場合、RPAはそのまま入力しようとするため、エラーが発生してしまい作業が進まなくなってしまいます。

そのため、RPAを導入する際には、エラーが発生した際は通知をするなど、イレギュラーな事象に対しての処理手順を決めておくことが大切です。

RPAを導入した成功事例

RPAを導入した成功事例
RPAを導入して、成功するのか不安に思う方もいらっしゃるかもしれません。ここでは、RPAを導入したことで、作業効率化や工数の削減につながった事例をご紹介します。

金融機関

金融機関では、RPAの普及が早く積極的に導入が進んでいます。

大手金融会社では、多くの業務にRPAを導入し、作業時間を大幅にカットした事例があります。RPAを導入した作業としては、複数回もシステムへログインし、データの移動を行う作業です。自動化する前は、単純作業でありながらも工数がかかっていました。基幹的な業務は、経験が不要で単純的な作業なので、RPAによる自動化が可能になっているそうです。

不動産会社

大手不動産会社でも、RPAを導入し、効率化や作業時間の削減につながっています。これまで、システムへのデータ入力作業や集計作業に工数がかかってしました。そこでいくつかの業務にRPAを導入。その結果、7割程度の業務効率化が実現したそうです。

他の不動産会社でも、お客さまに紹介する物件情報を不動産情報管理会社から探し、それを基幹システムに登録する作業を人の手で行っていました。この作業をRPAにより自動で物件情報を探し、登録されていなければ自動で登録するような仕組みを構築。すべてを自動化してしまうと、イレギュラーな自体への対応が難しくなるため、手作業でもできるようなシステムが作られているそうです。

食品メーカー

大手の食品メーカーでは、販売データの収集作業をRPAにより自動化させることに成功しています。

これまでは、取引先や商品のカテゴリごとに存在するデータをダウンロードしていました。収集作業は多くのダウンロード作業が必要となるため、1日にできる作業量が限られ、担当している社員にとっても苦痛な作業だったそうです。

RPAにより販売データのダウンロードを自動化させたことで、1日で作業が終わるようになりました。年間5000時間以上もの労働時間を削減することに成功した事例です。

まとめ

今回は、RPAについて活用方法や成功事例などと合わせてご紹介しました。

定形作業を自動化できるRPAですが、実はすでにさまざまな分野で導入され、活用しています。実際に、作業時間の短縮や、人材を必要な場所に補充ができるなどいったメリットが得られています。業務の効率化や改善を目指しているなら、まずは定型作業の自動化を検討すると良いでしょう。

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クラウドインフォボックス編集部

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