フレキシブルオフィスとは？ニューノーマル時代のオフィスのあり方

2021/11/26 テレワーク

働き方改革として、従業員が柔軟な働き方ができるようリモートワークが取り入れられるようになり、柔軟な働き方が実現されはじめています。

その影響で、オフィスのあり方も変わりつつあります。そこで今回は、ニューノーマル時代（新しい生活様式）のオフィスのあり方についてご紹介します。

フレキシブルオフィスとは

近年、自宅で勤務することが増え、オフィスの利用が減ったという従業員も多くいます。

その影響から、これまでよりもオフィススペースに余裕ができ、オフィスにかかる家賃が無駄になってきているという企業もあります。

そんな背景もあり、今までのように長期間にわたってオフィスを契約するのではなく、短期間での契約や、オフィス環境が整っているために契約後からの運用が開始できるなどといった新しいオフィスの利用が見受けられるようになりました。

そんな中、柔軟に利用できるオフィスとして以下のような総称のオフィスが誕生しました。

サービスオフィス（カプセルオフィス）

個室タイプのワークスペースです。すぐに業務ができるようにデスクとチェア、通信環境などが揃っていることからビジネスマンが多い駅周辺などでも設置されています。

個室なので、覗き見を防止したい場合やWeb会議をする機会が多い方に向いているオフィススペースです。

コワーキングスペース

コワーキングスペースは、個室ではなくワンフロアの広いスペースが用意されており、さまざまな契約者が共同で設備を利用するオフィスです。

オープンなワークスペースなので、他の職種の方とコミュニケーションを図ることもできます。

仕事場としての利用が目的のため、カフェなどと比べて静かに作業できるのがメリットです。

シェアオフィス

コワーキングスペースと似ていますが、個室タイプなどどちらかというと1つのオフィスを区切られた空間でそれぞれの契約者が利用するオフィス形態です。

このように、今までとは異なり柔軟な利用ができるオフィスの総称として利用されるのが「フレキシブルオフィス」と呼ばれるワードです。つまり、サービスオフィスやコワーキングスペース、シェアオフィスなどをひっくるめたオフィス形態を指す言葉として利用されています。

フレキシブルオフィスが注目されている理由

フレキシブルオフィスが注目されている理由は、さまざまなことが考えられます。その中の代表的な項目についてお伝えします。

働き方の変化

テレワークなど、今までになかった働き方が急速に進んでいます。今まではオフィスに出社して業務を行うことが普通でしたが、さまざまなインフラやツールなどが発達した事によってオフィスに出社しなくとも業務を行うことができるようになりました。つまり、今までのような大規模な空間ではなく通信環境や作業スペースなどが整っている環境が求められるケースがあります。

オフィスのダイエット

今までは従業員全ての出社にも対応できるオフィス規模を用意していたものの、テレワークなどによりオフィス規模の見直しなどが発生しています。例えば、出社を交代制にした場合は今までの半分のオフィス規模で間に合う事になり、大幅な固定費用の削減につながります。そんなオフィスのダイエットを行う場合にもフレキシブルオフィスが利用されるケースがあります。

試験的な取り組み

オフィスダイエットや、期間限定の新事業における拠点オフィスなど、期間に縛られる事なくオフィスを利用したいといった場合にもフレキシブルオフィスが利用される事があります。フレキシブルオフィスは短期間の契約が可能なので、試験的な取り組みにはもってこいのオフィスと言えるでしょう。

フレキシブルオフィスを導入するメリットとは？

それではシェアオフィスなど今までのオフィスとは異なるフレキシブルオフィスを企業が導入するメリットはあるのでしょうか。ここではフレキシブルオフィスを導入する企業側のメリットについてお伝えします。

フレキシブルオフィスを導入するメリット①：コスト削減

フレキシブルオフィスを契約する上で、通常の長期契約を行うオフィスと異なるメリットがあるのはご存じでしょうか。それは、フレキシブルオフィスは通常のオフィス契約とは異なり初期費用が安価で、かつオフィス機器が最初から備わっているので初期投資額が少なく済むといった点です。これらのメリットは更に解約時の現状復帰工事が不要といった点につながります。

また、長期契約の場合は契約から入居できるまで時間がかかりますが、フレキシブルオフィスは契約から利用開始までスムーズ。すぐに利用できるのも、フレキシブルオフィスのメリットです。

フレキシブルオフィスを導入するメリット②：積極的な拠点活動が可能に

今までは、本社以外の拠点でオフィスを構えようとしても、その初期投資金額と維持費用で躊躇していたケースもあるのではないでしょうか。フレキシブルオフィスであれば、先ほど説明した通り通常のオフィス契約よりもコストが少なくて済むので、積極的な支店や営業活動拠点としての活動が可能になります。

また、フレキシブルオフィスを活用することで居住地を問わない採用が可能なため、採用の幅も広がります。人材確保につながるでしょう。

逆にフレキシブルオフィスのデメリットはあるの？

オフィスに出社せず、さまざまな場所で業務を行う新しい働き方を実現するフレキシブルオフィスのデメリットとして、さまざまなデメリットがあります。

セキュリティ面

まずは、セキュリティ面です。コワーキングスペースのようにオープンだと覗き見であったり盗み聞きであったりと外部の方に情報が漏れてしまうことも。

そのため、社外秘の情報を扱う機会が多い場合、サービスオフィスのような個室が充実しているオフィススペースがおすすめです。

他にも社内のネットワークを使うわけではないため、PCを管理できずウィルス等への感染の恐れも高まります。

セキュリティについて管理システムや予防システムを導入して、情報漏えいを防ぐようにしましょう。

コミュニケーションの阻害

そして次にデメリットとして挙げられるのは「コミュニケーションの阻害」です。今までは出社すれば誰かが近くに居るといった環境が通常でしたが、フレキシブルオフィスでは状況によっては1人で業務に取り組むようなケースも発生します。

フレキシブルオフィスのデメリットは拠点間での作業を行う事による「コミュニケーション不足」が発生する事といえるでしょう。

そんなデメリットは「ビジネスチャットを第二のオフィスに」といったコンセプトで好評を頂いている弊社のCO-MMUTE（コミュート）で解決へとつなげます。現在、ビジネスチャットツールを活用している企業さんは増加傾向にありますが、まだまだテキストチャットとして利用されているケースがほとんどです。

「ビジネスチャットにいけば誰かが答えてくれる」という安心感が、疎外感や孤独感の軽減に繋がっており、出社している人、在宅している人、テレワークしている人との壁がない状態を実現します。

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まとめ

今回は、フレキシブルオフィスについてご紹介しました。

フレキシブルオフィスとは、サービスオフィスやコワーキングスペースのような柔軟に利用・契約ができるオフィススペースのことです。

短期間契約も可能で、入居や退去もスムーズに行うことができます。

柔軟な働き方への対応としてはもちろん、小企業の方にもおすすめのオフィススペースです。

採用の幅を広げたいときや営業拠点を増やしたいときにも、フレキシブルオフィスの利用が便利でしょう。