WEB会議ツールの活用シーンは？WEB会議ツールを使いこなすコツ

2024/07/18 テレワーク

テレワークの普及や感染症予防として、WEB会議ツールを利用する場面が増えたのではないでしょうか。実はWEB会議ツールは、リモート会議だけではなくさまざまなシーンで活用できます。

そこで今回は、WEB会議ツールの活用シーンをご紹介します。併せて、WEB会議ツールを使いこなすコツも紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

WEB会議ツールを活用するメリット

WEB会議ツールを活用するメリットは、インターネット環境と端末があれば「どこからでも利用できる」という点です。会議はもちろん、これからご紹介する活用シーンは、どこにいても行うことが可能です。また、リアルタイムで会話ができる、いろんな働き方の実現に役立つといったメリットもあります。

WEB会議ツールは、会議以外でもさまざまなシーンで活用できるため、いろんなシーンで活用してみてはいかがでしょうか。

WEB会議ツールの活用シーン6つ

WEB会議ツールと聞くと、会議以外には利用できないと思うかもしれません。実は、WEB会議ツールは、会議以外の用途にも活用できます。

1.入社式

WEB会議ツールを使って入社式を行うことが可能です。WEB会議ツールは双方向でコミュニケーションを取ることになりますが、配信機能を使うと、配信者側が一方通行で話すことができます。大人数での参加も問題なし。会場に集まらなくて良くなるため、その分のコスト削減が可能です。また、感染症対策にも効果的です。

2.研修

研修もWEB会議ツールを使って実施することができます。研修は、会場を抑え、そこに社員に集まってもらうのが一般的です。ただ、遠方の支社にいる社員も会場費の他に交通費や宿泊費などがかかるケースもあります。

オンラインで実施することで、交通費や宿泊費といったコストの削減を実現。オンラインでもシステム導入にコストがかかりますが、一度導入するとそれ以降は初期費用がかかりません。

3.面接

採用面接でも活用できます。オンラインで実施することで、どこに住んでいても面接を受けることが可能です。遠方にお住まいの方も募集することができますし、日程調整もしやすくなります。多くの応募者と、面接が可能になります。

4.社内イベント

親睦会や飲み会、ゲーム大会などをオンラインで実施する際、WEB会議ツールが役立ちます。自宅やオフィスから参加できるので移動時間などがなくなり、拘束時間も短縮。感染症対策として大人数で集まれない場合や、育児・介護でオフラインイベントに参加しにくかった方でも参加しやすくなります。

社内イベントの実施は、社内のコミュニケーション活性化を促してくれるでしょう。在宅勤務が多く、コミュニケーションが薄れてきたかも…という場合も効果的です。

5.会社説明会

インターネットを通じて会社説明会を実施することも可能です。遠方にお住まいの方も参加しやすくなります。全国各地からさまざまな人材確保につながるため、オフラインだけではなくオンラインでの実施がおすすめです。また、会社説明会だけではなく新商品の説明会や決算説明会も実施することができます。

6.外出している社員や現場のサポート

商談先で技術者の説明や、別の担当者にしか答えられない専門的な質問など、WEB会議ツールを使い、その場で話してもらう使い方もできます。同行できない方にも、現場や社内からWEB会議ツールを使って商談に商談してもらうことで、成約率のアップにつながりやすくなるでしょう。

また、タブレットやスマートフォンでも使えるため、パソコンを持ち込むことができない現場や店舗の状況を確認するためのツールとして役立ちます。

7.BCP対策として

災害時の安否確認に利用することができます。災害に遭っていない支店への連絡や社員への指示のときにもWEB会議が活躍してくれます。災害時にインターネットはつながるのか？電話のほうが良いのでは？と思うかもしれません。実は、災害時は電話のほうがつながりにくくなります。インターネットは、災害時でも比較的つながりやすいといわれています。

WEB会議を使いこなすコツ

WEB会議を使いこなすにはいくつかコツがあります。

始める前に準備しておきたいこと

ツールの使い方を確認する
ログイン方法や、マイク・カメラのオンオフへの切り替え方、画面共有のやり方などは事前に確認しておきましょう。

環境の確認
インターネットが不安定な場所ではないか、イヤホンやマイクの状況の確認をしておきましょう。

セキュリティ設定
トークルームのセキュリティ対策を実施しましょう。トークルームのURLは対象者だけに送り、パスワードを設定しておくようにしておきましょう。URLは使い回さないように注意します。

資料や議題などを準備しておく
資料や議題など、会議で使うものは事前に準備をし、参加者にも共有しておくと良いでしょう。資料の共有は前日までに行うのが理想です。

開始時間前にWEB会議ルームに接続しておく
主催者側は、開始時間前にWEB会議ルームに接続しておきましょう。参加者も開始時間前に入室することもあります。主催者も5分前にはルームに入っておきます。

WEB会議ツールを使用中のコツ

チャット機能を活用する
参加人数が多い場合、会話が難しくなることも。WEB会議ツールには、チャット機能が備わっているため、積極的に利用するのがおすすめです。

ミュート機能を活用する
ディスカッションやイベントなど対話をするとき、雑音が入ってしまうことも。話す人以外はミュートにすると快適です。

休憩を挟む
オフライン（対面式）よりもオンラインは集中力が続かないといわれています。例えば、1時間もずっと説明会や研修などを行ってしまうと途中で内容が入らなくなってきてしまうことも。

活用シーンによってはライブ配信機能を利用する
ライブ配信は、参加者は視聴のみを行えます。1人が多くの人に向けて話すときに向いている機能です。WEB会議機能よりも、多くの人が参加できることから説明会や株主総会のような場面で活躍してくれます。

交流はできないため、研修や社内イベントのように、話し合いをすることがある場面では向いていない機能です。

WEB会議ツールを使うなら…

WEB会議ツールなら、Zoomがおすすめです。参加者は会員登録せず、URLを共有するだけで参加できます。難しい操作はないので、使い慣れていない方でもすぐに使いこなせるでしょう。

Zoomは無料で利用できますが、主催者側（ホスト）は、有料プランの利用がおすすめです。無料版は、3人以上でミーティングをする場合、40分までの制限があります。有料版の場合は30時間まで可能です。他にも、録画をクラウドに保存できたり、投票機能が使えたりとメリットがあります。

ハイパーでは、Zoomの有料ライセンスの代理販売を行っております。ハイパーからの購入であれば、請求書でのお支払いが可能です。ぜひ、ご利用ください。

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