自動議事録作成ツールとは？導入時のメリット・デメリット、おすすめサービスを紹介

自動議事録作成ツールとは

自動議事録作成ツールとは、今までの会議を行う際に議事録担当者が会議の音声をテキストに残す議事録作成をAIを利用して、音声をひろいテキストとして文字おこしを行うツールです。

今までは音声を正確にひろう事や、専門用語などを上手くテキストに変換することができなかったりして自動化が難しかったものが、AI技術の進化により技術面や金銭面でも実用性に耐える性能の自動議事録作成ツールが販売されるようになってきました。

テレワークやハイブリッドワークにより、社内外での打ち合わせが増えた今日では議事録を作成する機会も増加し、議事録作成が負荷となっているケースも珍しいことではなくなってきています。そのような背景で注目を集めているのが自動議事録作成ツールです。

今回は自動議事録作成ツール導入のメリットやデメリット、おすすめの自動議事録作成ツールについてお伝えします。

自動議事録作成ツールのメリット

いままでは人によって議事録が作成されていたのが、自動ツールによって議事録が作成されることのメリットとはいったいどのようなものがあるのでしょうか。

業務の効率化

議事録作成を人からAIへ移行する事によって、業務効率の最適化が図れます。人によって議事録が作成されていた場合は、会議の度に議事録担当者をアサインさせる必要がありました。これは、テレワークやハイブリッドワークによって会議が増加した際に、議事録作成担当者が他の会議に参加していたような際に、会議自体を調整するか別の担当者をアサインする必要がありました。

自動議事録作成ツールを利用すれば、担当者をアサインする事がなく議事録を作成する事が可能です。つまり、会議も議事録担当者のスケジュールを気にする事なく実施日を決める事が出来るなど業務の効率化を図ることが可能となります。

また、議事録作成に携わっていたメンバーの工数も大きく削減する事が可能です。議事録作成に使っていた時間を他の作業に費やす事が出来るようになります。

迅速な情報共有が可能に

自動議事録作成ツールで作成した議事録は社内の会議や取引先企業との会議でも、議事録を作成した後にすぐにオンライン上で共有が可能になります。

今までは議事録担当者によって作成された議事録を確認してから取引先企業へ共有していた作業も、自動議事録作成ツールといった「第三者」によって作成されたものであれば、内容についてもすぐに共有することができるでしょう。

また、素早く資料化することによって議事録を社内の共有フォルダに格納できるので、議事録担当者しか格納場所を知らない…といったこともなくなります。つまり、迅速な情報共有と同時に「議事録の見える化」ができるといえるでしょう。

多言語にも対応

様々な言語が飛び交うような会議でも自動議事録作成ツールのリアルタイム翻訳機能を利用すれば、参加メンバーの言語に対応した議事録担当者をアサインすることもなく議事録を作成することが可能となります。

自動議事録作成ツールを利用するデメリット

業務の効率化から情報の素早い共有、多言語対応まで多くのメリットが見込める自動議事録作成ツールですが、デメリットについても予め認識することによって導入時のトラブルを未然に防ぐことが可能となります。ここでは自動議事録作成ツールの注意点についてお伝えします。

セキュリティリスクについて考慮する

社内外に関わらず、重要な会議内容が外部に漏れてしまうようなことは避けなければなりません。自動議事録作成ツールの多くはオンライン上のWEBクラウドサービスを利用するケースが多く、セキュリティリスクについて導入する前に確認する必要があります。

また、オンライン上で動作する自動議事録作成ツール以外でも、オフライン環境下で利用できるツールなどもあるため、自社のセキュリティ基準に沿った自動議事録作成ツールを選ぶことが重要です。

音声認識の精度を確認する

音声をひろってテキスト化する技術が進化したとはいえ、自動議事録作成ツールによっては精度について良し悪しがあるのは事実です。したがって自動議事録作成ツールを導入する際は、音声認識精度が高いツールを選択することが自動議事録作成ツール導入時のトラブルを防ぐことになります。

自動議事録作成ツールの中には契約前に無料トライアルを用意するツールもあるので、ツール契約前にはこのような無料トライアルを利用することもおすすめです。

辞書登録機能の有無

辞書登録機能とは業界に特化した専門用語を自動議事録作成ツールに登録したり、特定語句（キーワード）の置換をあらかじめ登録する機能です。

自動議事録作成ツールといっても全ての用語を認識しているわけではなく、業界特有の専門用語などは認識することが難しいケースもあります。そのような時に、あらかじめ自動議事録作成ツール上に登録を行うことで、専門用語などの発言があった場合でも議事録としてテキスト化を行えるようにすることが可能となります。

議事録作成を円滑に進めるためにも、「辞書登録機能」が導入を検討している自動議事録作成ツールの機能として最初から備わっているかを確認したほうが良いと言えるでしょう。

おすすめの自動議事録作成ツール「zmeeting」

いくつかある自動議事録作成ツールの中でも当社がおススメする自動議事録作成ツールは、国立研究開発法人発のベンチャー企業、Hmcomm株式会社により開発されたAI議事録作成ツール「zmeeting」です。

ライセンスの購入で15名まで参加可能となっており、1つの会議に最大15名参加可能です。ゲストのユーザ登録は不要なため、お客様をも招待しやすいツールです。また、辞書登録機能や多言語対応機能も揃っており、バランスが整っている自動議事録作成ツールと言えるでしょう。

zmeetingの特徴は大きく分けて以下の6つとなっています。

・自動文字起こし
リアルタイムで発話者毎にテキスト化します

・辞書登録
専門用語の登録から特定語句の置換も可能

・多言語翻訳
会議参加者毎に別々の言語を設定可能

・フィラー除去
会話時の「えっと」などの不要語句を自動で除去

・音声ファイルテキスト化
録音した音声ファイルを読み込ませテキスト化

・議事録清書機能
音声認識で自動作成したテキストをエディタ機能によって清書できます

HYPER VOiCE

日常業務をより効果的・効率的に～会議と言語のDXを推進するZMEETING

https://hypervoice.jp/zmeeting/

姉妹サイト【hyperVoice】では今回オススメしているZMEETINGについて機能の詳細は料金プランについて紹介させて頂いております。

まとめ

いかがでしたか？今までは人によって作成されていた議事録もAIの進化によって業務の効率化から情報の素早い共有などが行われるようになりました。働き方が多様化する中で、今まで以上にコミュニケーションは行う必要がある背景から会議は増加する一方です。

会議における議事録作成業務をツール化する事で、業務効率を改善してみてはいかがでしょうか。

株式会社ハイパー｜マーケティング部

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