テレワークはタスク管理が重要！おすすめのタスク管理ツールは？

2024/05/24 テレワーク

プロジェクトを円滑に進めていくには、チームメンバーの進捗状況や行っている作業を把握することがとても大切です。

しかし、テレワークになるとチームメンバーの状況が把握しにくくなってしまいます。十分なコミュニケーションが取れず、トラブルにつながってしまうことも。ここで大切になるのが、タスク管理です。そこで今回は、タスク管理についてご紹介します。

テレワークのときこそ、タスク管理が重要

タスク管理は、プロジェクトを遂行するための作業を一つひとつ細分化して管理することです。

タスク管理をする目的

まず、タスク管理を行う目的をおさらいしていきましょう。

1.作業量を図るため

タスク管理することで、作業がどのくらいあるのか把握することができます。

2.状況を可視化させるため

プロジェクトをスケジュール通りに遂行できるかどうかを確認するためには、状況を可視化させることが大切です。タスクを管理することで、状況が見えてくるようになります。

3.マネジメントをするため

上長は部下の状況を把握することも仕事のうちの1つです。状況が変わることもありますから、適切な業務判断をするには、すぐに進捗状況や誰が何を担当しているのか確認できる必要があります。

4.優先すべき作業を把握するため

進捗状況ややるべきタスクが目に見えることで、優先すべき作業も見えてきます。優先順位をつけてタスクを進められるので効率もアップ。

タスクを進めていくうちに新たなタスクが緊急で入ってくることもあるでしょう。

テレワーク時のタスク管理

テレワーク中は、オフィスで勤務しているときよりも誰が何をしているのか、常に共有をしていないと把握しにくくなってしまいます。また、オフィスで仕事しているときのようにいつでも相談できるというわけではりません。コミュニケーションが十分に取れずに、ミスやトラブルにつながってしまうことも考えられます。

チーム全体でタスク管理をすることで、個人の仕事量や進捗状況が把握しやすくなることで、ちょっとした変化にも気づくことができます。コミュニケーションを取るきっかけにもなるため、テレワークのときこそタスク管理が重要なのです。

タスクはどのような方法で管理すべき？

付箋を使って専用のボードにそれぞれのタスクを書くという方法もあります。しかし、紙で書いてタスク管理をする方法は、それぞれが別の場所で働くテレワークでは向いていません。在宅勤務中は、デジタルでのタスク管理が望ましいでしょう。

ここでは、タスク管理の方法と、それぞれのメリット・デメリットをご紹介します。

Excel・Googleスプレッドシート

まず手軽にタスク管理ができるのが、ExcelやGoogleスプレットシートを使った方法です。

Excelは、ガントチャートを利用してタスク管理表を作るのがおすすめです。オンライン上にタスク管理のテンプレートがあるので、それを使って管理するのも良いでしょう。

Googleスプレッドシートは、共有や同時編集が簡単にできるというメリットがあります。Excelでの場合、オンプレス版だとこまめな共有や同時編集が難しいというデメリットがあります。

Googleスプレッドシートはクラウド上の保存されるため、閲覧編集を許可しURLをチームメンバーに送るだけで共有することができます。誰かが編集しているのも即時に確認することができます。

タスク管理ツール

タスク管理ができるツールがあります。タスク管理ツールは、タスクの進捗状況をグラフ化させたりチャートにしたりすることができます。終わったタスクや進行中のタスクなどが分かりやすく可視化できるため、その都度優先すべきタスクを把握することが可能です。

タスク管理ツールには、タスクを管理できるだけではなくコミュニケーションツールなどが搭載されているものもあります。進捗状況を確認するためにコミュニケーションを同時に取ることもでき、テレワーク中に役立つツールともいえます。

また、タスク管理ツールは共有がしやすいという点もメリットです。

タスク管理ツールはどうやって選ぶ？選定ポイント

タスク管理ツールは、さまざまなものがあります。ここでは、タスク管理の選定ポイントをご紹介します。

搭載している機能

タスク管理ツールには、他にもさまざまなツールが併用して使えることもあります。また、

ただし、どのツールを使うか？によって、どのようなツールが搭載されているのか異なります。どのようにタスク管理ができるのかも、ツールによって違います。

そのため、目的にあったツールが搭載されているかどうかを確認する必要があります。

価格

利用価格も、それぞれのツールによって異なります。有料プランもあれば、無料で利用できるツールもあります。簡易的なタスク管理で十分であれば無料のツールで足りることも。高度なタスク管理機能や他の機能も必要なのかによっては、有料プランを利用した方が良さそうです。

使いやすさ

ツールが使いやすいかどうかも、選ぶ際のポイントになります。複雑なツールを利用すると覚えるのに時間がかかることもあるでしょう。タスク管理ツールは、チーム全員でタスクを共有することから、比較的誰でも使いやすいツールがおすすめです。誰でも操作がしやすいシンプルなものを選ぶようにしましょう。

おすすめのタスク管理ツール4選をご紹介！

ここではおすすめのタスク管理ツールをご紹介します。

※料金やプラン、サービス内容については、2021年5月現在のものです。変更している可能性もありますので、詳細は各サイトをご確認ください。

1.Stock

Stockは、情報ストックとタスク管理ができるツールです。個人・チームのタスク管理ができるのはもちろんのこと、ノート機能が備わっているのが特徴です。ノート機能では、画像や動画も保存しておくことができます。会議で利用したホワイトボードの写真や、議事録を残しておくことが可能です。

また、Stockにはメッセージ機能が備わっています。各テーマ（プロジェクト）ごとにメッセージのやり取りができるため、作成したノートを確認しながらチームメンバーとやり取りができます。

【Stockの特徴】

	Stockの特徴
フリープラン	○
スマートフォンアプリ	○
メッセージ機能	○
外部サービスとの連携	○（Slack）

【Stockの料金プラン】

料金プラン	詳細
ビジネス5	2,980円／月（登録は5人以下）
ビジネス10	4,480円／月（登録は10人以下）
ビジネス20	7,480円／月（登録は20人以下）
エンタープライズ5	5,800円／月（登録は5人以下）
エンタープライズ10	11,800円／月（登録は10人以下）
エンタープライズ20	22,800円／月（登録は20人以下）

※月契約時の金額です

エンタープライズは、さらにセキュリティ機能・管理機能がアップしたプランです。高セキュリティのタスク管理ツールを求めている企業におすすめです。

2.Backlog

Backlogは、いろんな業種で使われているプロジェクト管理ツールです。シンプルな作りですが、プロジェクトによって仕様を選択できます。仕様は、ガントチャートやカンバンボードがあり、担当者の振り分けや期日を設定することができます。文書の管理も可能です。

また、ChatWorkやSlack、Gmailなど外部サービスとの連携もできます。

スマートフォンアプリもリリースされているので、外出先でのタスクチェックもすることができます。

【Backlogの特徴】

	Backlogの特徴
フリープラン	○
スマートフォンアプリ	○
メッセージ機能	✕
外部サービスとの連携	○

【Backlogの料金プランについて】

料金プラン	詳細
スタータープラン	2,640円／月（30人まで利用可、プロジェクト作成は5個まで）
スタンダードプラン	12,980円／月（利用人数は無制限、プロジェクト作成は100個まで）
プレミアムプラン	21,780円／月（利用人数は無制限、プロジェクト作成は無制限）
プラチナムプラン	55,000円／月（利用人数は無制限、プロジェクト作成は無制限）

3.Jooto

Jootoは、かんばんタイプのタスク管理ツールです。ドラック＆ドロップでタスクを移動することができ、操作も簡単です。チームメンバーの進捗状況や作業量が分かりやすいレイアウトになっています。他にもガントチャート機能が備わっていて、分単位で開始・締め切り時刻を設定することもできます。進捗状況が分かりやすくなり、より円滑にプロジェクトを進めることが可能です。

また、コミュニケーション機能も備わっていてチームメンバーとのやり取りも可能です。タスク内でやり取りができます。会話の中で決まったことをすぐにタスク化できるのもJootoの魅力です。

【Jootoの特徴】

	Jootoの特徴
フリープラン	○
スマートフォンアプリ	○
メッセージ機能	○
外部サービスとの連携	○

【Jootoの料金プラン】

料金プラン	詳細
スタンダードプラン	1ライセンスあたり500円／月
エンタープライズプラン	1ライセンスあたり1300円／月

※月契約時の料金です

4.Group Task

Group Taskは、優先度や担当者、期日などを設定できるタスク管理ツールです。優先度や担当者、期日が設定できることで、伝え漏れや作業漏れを軽減することができます。

また、タスクの下に子タスクを設定することができ、タスクをより細かくして管理することも可能です。

シンプルなデザインも特徴で使いやすく、タスクが管理しやすくなっています。スマートフォンやタブレットからも利用可能です。

【Group Taskの特徴】

	Group Taskの特徴
フリープラン	○
スマートフォンアプリ	○
メッセージ機能	○
外部サービスとの連携	○

【Group Taskの料金プラン】

料金プラン	詳細
フリー	0円：タスクは30まで作成可能
ライト	16円／日（約500円／月）：タスクは100まで作成可能
スタンダード	33円／日（約1,000円／月）：タスクは2000まで作成可能
プレミアム	83円／日（約2,500円／月）：タスクは無制限で作成可能

※1ユーザーあたりの金額

ビジネスチャットでもタスク管理が可能？

ビジネスチャットで有名なチャットワークは、コミュニケーションツールだけではなく、タスク管理もできます。タスクは、期限や担当者を設定することができ、担当者がタスクを完了したら完了ボタンを押すとタスク完了通知が届くようになっています。

誰が何を担当して、誰に依頼された作業なのか、作業が完了しているかどうかを確認することができます。業務についてやり取りしながら、簡易的ではありますがタスク管理ができるので、便利なツールです。

TeamsやSlackも外部のツールと提携してタスク管理することが可能です。

まとめ

今回は、タスク管理の目的やタスク管理に役立つツールについてご紹介しました。

タスク管理は、チームメンバー一人ひとりの作業量や進捗状況を確認することができます。手いっぱいになっていないか、仕事を依頼できるかどうかなどを把握できるため、タスク管理はとても大切です。

タスク管理は、ツールを使って行うことでオフィスにいるときもテレワークでもスムーズにプロジェクトを進めることができます。テレワークを導入している企業の方は、タスク管理ツールの導入を検討してみてください。