オンラインでワークショップをしよう！オンラインワークショップのやり方

2024/07/18 テレワーク

体験を交えた講習を行いたいけど、感染症対策の影響でやりにくいと感じている方はいませんか？オンラインでも体験型の講習を行うことが可能です。

そこで今回は、オンラインでワークショップを実施する方法をご紹介します。体験型の講習や研修を取り入れたいと考えている担当者さまは、ぜひ参考にしてください。

ワークショップとは？

体験を交えた講座・研修スタイルのこと

ワークショップとは、体験型の講座のことを指します。研修でもワークショップが取り入れられ、参加者が協力し合いながら課題をクリアしていくのが一般的です。研修内で実施することでより、効果の向上に期待できるともいわれています。

セミナーとワークショップの違い

セミナーは、話を聞くことが主体で、主催者（話し手）が一方的に教えることになります。そのため、ワークショップのように体験をすることはあまりないでしょう。一方で、ワークショップは体験することが目的です。主催者と参加者の双方がコミュニケーションを取っていきます。コミュニケーションが一方的か双方向か、ここがセミナーとワークショップの違いともいえます。

緊張をほぐすことができる

ワークショップのように双方向でコミュニケーションを取ると、参加者の緊張感をほぐすことができます。新人研修であれば、初めて会う方がほとんどで緊張することでしょう。

ワークショップのように双方向でコミュニケーションを取れると緊張が減っていきます。自発的に発言もできるようになるので、ワークショップを研修に取り入れるのもおすすめです。

オンラインでワークショップをやるメリット

オンラインでもワークショップを実施できます。では、どのように実施するのでしょうか。ここでは、オンラインでワークショップを開催するメリットをご紹介します。

どこからでも参加ができる

オンラインの場合、会場に出向く必要がありません。参加者はどこからでも参加することができます。遠方にお住まいでも参加しやすくなるため、参加者を増やすことが可能です。

手間やコストを省ける

対面で行う場合、会場を抑えたり誘導するためのスタッフを用意したりと手間やコストがかかります。オンラインで実施する場合は、会場を抑える必要がなく、スタッフも少人数いれば問題ありません。社内の研修で実施する場合、遠方から参加する人がいれば、宿泊施設を用意するケースも。これらの費用もオンラインであれば不要になります。

感染症対策につながる

新型コロナウイルス感染症の影響で、なかなか対面でワークショップの実施が難しいと感じている方も多いのではないでしょうか。オンラインは、非対面なので、感染症予防対策として有効です。感染症拡大の不安をお持ちであれば、オンラインの開催が望ましいといえるでしょう。

ワークショップの内容を保存しておける

Web会議ツールは、映像を保存しておくことが可能です。録画をしておけばアーカイブを確認して復習に使ったり、次のワークショップの参考資料にしたりすることもできます。

それだけではなく、Web会議ツールのホワイトボードに書き込んだ内容を保存しておくことも可能です。復習に使えるので、とても便利。ワークショップをオンライン化させることで、内容を保存できるのは、さまざまなメリットがあると考えられます。

オンラインワークショップのやり方

オンラインでワークショップを実施する場合、どのようにやれば良いのでしょうか。ここでは、オンラインワークショップのやり方をご紹介します。

内容を決める

まずは、ワークショップの内容を決めましょう。研修でよく行われるのが課題解決型のワークショップです。出された課題に対して解決方法を考えていきます。他にもブレストミーティングもワークショップ形式が向いています。

また、ものを使ったワークショップを実施する場合、事前に参加者へ必要なものを送付または用意しておくよう連絡しておきましょう。

配信ツールの確認

配信ツールは、Web会議ツールを使われるケースがほとんどです。画面共有機能やホワイトボード機能が搭載されているため、オフラインで行うワークショップとほとんど同じように進めていくことができます。

あらかじめ役割を決めておく

進行役や機器のトラブルを対応する社員など役割を決めておくと安心です。1人ですべてをやろうとすると大変なので、ワークショップを行う際は複数人スタッフ用意しておきましょう。

参加者には事前に連絡しておく

資料や必要なもの、用意しておくべきものがあれば、事前に共有しておきます。会議ルームのURLは、直前に連絡するようにしましょう。

オンラインワークショップを実施する際のポイント

対面でのワークショップとは異なるため、オンラインワークショップを実施する場合、いくつかポイントがあります。

休憩を挟む

オンラインは、オフライン（非対面）とは違い、目の前でやり取りするわけではありません。そのため、緊張感がなくなってしまうという方や、集中力が持たないという方もいます。

休憩を挟むことで集中力が続きやすくなります。スケジュールには、休憩も入れるようにしましょう。

画面共有機能を使いこなす

画面共有は、共有したいファイルを全体にシェアすることが可能です。資料を共有しながら話すことで聞き手側も資料のどこの説明をしているのか分かりやすくなります。ほとんどのWeb会議ツールに画面共有機能があるため、使いこなすと良いでしょう。

ブレイクアウトルーム機能を使いこなす

参加メンバーの中で、チーム分けをして作業をしたいと思うことでしょう。しかし、オンラインの場合はそれぞれが会議ルームを作って話し合う必要があるのではないかと思うかもしれません。

実はほとんどのWeb会議ツールで、「ブレイクアウトルーム機能」が設けられています。この機能は、同じ会議ルーム内でチーム分けができます。一度退出してからチームで会議ルームを作って作業をする手間がなくなります。

オンラインでワークショップをするならZoomがおすすめ

オンラインでワークショップをする際、おすすめのWeb会議ツールは「Zoom」です。

ZOOMには、ブレイクアウトルーム機能が備わっていて、画面共有やホワイトボード機能も活用ができます。さまざまなツールと連携していることもあり、とても便利なツールです。

参加者側は、無料で利用でき、会議ルームのURLを送るだけで参加できます。主催者側も無料で使うことができますが、有料プランの利用がおすすめです。

【有料プランのメリット】
有料プランであれば、複数人参加する会議でも24時間実施ができます。また、録画したワークショップをクラウドに保管が可能です。有料プランにはアンケート機能が備わっているため、意見などを集めることもできます。

ハイパーでは、Zoomライセンスの代理販売を行っております。請求書でのお支払いが可能ですので、ぜひご相談ください。

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まとめ

今回は、オンラインでのワークショップのやり方をご紹介しました。

Web会議ツールを使うことで、オンラインでもワークショップを行うことができます。社内の研修でも取り入れることができ、主催者と参加者、参加者同士の交流を深めることが可能です。研修内でワークショップの実施してみてはいかがでしょうか。