会社説明会やセミナーはオンラインでできる？

2021/01/26 テレワーク

コロナ禍で、会社説明会やセミナー、新人研修をリアルで行うことが難しい状況にあります。大人数で集まりますし、会話をするとなると感染症が広がってしまわないか心配になる方もいらっしゃると思います。

厳しい状況下で、大人数で集まることは、避けたいところです。

そこで今回は、オンラインで実施する会社説明会やセミナーについてご紹介します。

2020年は新人研修や育成に影響があった

2020年は新型コロナウイルスの影響で、感染拡大を防止するために、自宅での勤務や休業などを実施する企業が増えました。ある調査では、自宅待機やテレワーク、休業などにより新人社員の研修や活躍ができないと感じているという声が多く上げられていたそうです。

人が多く集まる場所へは、感染リスクが高まるため、実施が難しいという状況でした。そのため、従来よりも研修を実施する期間が短くなってしまったり遅れてしまったりして、新入社員の成長が遅れていると感じている方もいるようです。

テレワークがメインになると仕事のやり方を直接教えたり、同期との交流をもったりすることができないため、社員本人にとってはもちろん、企業にとっても育成できないデメリットがあります。

分散で対応すると回数も多くなる

少人数に分けて研修や入社式を行う場合、社員の人数が多いとそれだけやる回数も多くなります。何度も同じことを繰り返すのは、研修や入社式を担当する社員にとっては負担となることも。

また、他の業務ができなくなるため、分散での実施は効率が悪いという難点があります。

会社説明会やセミナーはオンラインでできる？

会社説明会やセミナー、研修もオンラインでの実施は可能です。

実際に、オンラインでセミナーを実施する「ウェビナー」という言葉に注目が集まっています。研修やセミナーなど人が集まって講義を行う際は、オンラインで実施することが増えてきています。

実施方法について

Web会議システムを利用してオンラインでリアルタイムに研修やセミナーを行う方法があります。

他にも、録画した動画を閲覧して貰う方法があります。録画タイプは、参加者の好きな時間に見ることができるので、時間にリソースを割けないときにおすすめです。

オンラインで講義を実施するメリットとデメリット

移動が難しいときや密集を避けたいときに便利

オンラインで研修やセミナーを実施するメリットとして、場所を選ばないという点が挙げられます。

天候などの影響で、交通機関を利用して会場までいくのが難しい場面に出くわすこともあるかもしれません。

また、感染症予防のために大人数で密集することは避けたいときもあるでしょう。会場に集まって説明会やセミナーを行うのが難しいときは、オンラインでの開催が便利です。

コストや工数が抑えられる

まず、オンラインで開催する場合はオフィスの会議室や自宅からできるため、会場の用意が不要です。会場費がかかりません。

また、宿泊費や移動に伴う交通費が発生しないため、カットすることができます。

他にも、会場や宿泊施設を抑えるための準備、日程調整などが不要なので、研修やセミナーを行うための業務工数をカットすることができます。

デメリットは、交流が減ってしまうこと

会場で集まって行う、セミナーや新入社員の研修では、参加者の交流ができるのがメリットです。しかし、オンラインでの開催は、個々での交流ができなくなってしまいます。

新入社員の研修ではここで同期との交流があり、刺激をもらうものですが、オンラインではできないことがデメリットです。

オンラインで研修・セミナー・などを実施する際に必要なもの

主催者側の準備

・パソコン
オンラインでのセミナーや説明会が十分にできるスペックがそなわったパソコンが必要です。また、主催者側はトラブルの際に1台だけではなく2台は用意しておく安心です。

・インターネット回線
オンラインで開催するため、パソコン・ネット回線は必需品です。

・Webカメラ
パソコンに付属している場合は不要です。付属していない場合は外付けのものを用意します。

・マイク
マイクを用意すると音質も良くなり、声を拾ってくれるため、参加者が聞き取りやすくなります。

・スピーカー
マイク付きのヘッドホンやイヤホンもありますが情報を発信する側は、マイクやスピーカーを用意した方がやりやすいでしょう。

・資料
研修やセミナーであれば、資料を配布することもあるでしょう。オンラインで開催する場合は、事前にPDFなどのデータや、紙の資料を送るなどして対応することをおすすめします。

紙の資料を利用したい場合、データを送って各自で印刷して貰う方法もありますが、印刷機をもっていない参加者もいるかもしれません。新人研修などは特に必要になることもあると思います。

必要であれば、紙の資料を送るという手段が一番良いでしょう。

また、参加者に向けてWeb会議の利用方法についてのマニュアルも合った方が良いでしょう。新人研修であれば、利用方法が分からないという方もいるかもしれません。マニュアルを用意しておくと開始直前に慌てることがないので安心です。

参加者側の準備

・パソコン
Web会議システムを利用できるスペックがそなわっているパソコンが必要です。Windowsであれば、Windows7～が推奨されています。

・インターネット環境
十分な速さのネット環境が整っているかどうか確認する必要があります。企業が社員に向けて行う場合は、モバイルルーターなどの貸与を行うと良いでしょう。

・Webカメラ
顔出しをすることもあるため、Webカメラが必要です。

・イヤホン、マイク
参加者の場合は、マイク付きのイヤホンでも問題ありません。イヤホンを長時間している耳が痛くなってしまうという場合はスピーカーやヘッドホンの利用がおすすめです。

オンラインセミナー・研修・会社説明会を実施する際の注意点

事前に準備をしておく

オンラインでのセミナーや研修などの当日に映像や音声にトラブルがあるとスムーズに進行できなくなってしまいます。そのため、Web会議システムを利用できるか、カメラが映るか、音声も大丈夫かなどは、事前に確認しておきましょう。

進行を補助する人もつけておく

オンラインだと、事前準備していても思わぬトラブルに見舞われることも。そのため、研修を円滑にすすめるために、進行を補助してくれる方をつけておくと安心です。特に、オンラインでの開催が初めての場合は、必要だといえます。Web会議システムや機材などのトラブルに対応できる方が適任でしょう。

注意点の共有・確認

新人社員を対象とする場合、慣れていないこともあるため、注意点を共有しておくことをおすすめします。例えば、服装や自分が発言するとき以外はマイクのミュートを推奨するなど、注意事項を共有しておきましょう。

参加者も事前に注意事項を確認しておくことが大切です。

終了後はフォローを行う

オンライン研修やセミナー終了後は、フォローを行うと参加者も内容を理解しやすくなります。レポートの提出やフィードバックの機会を設けることはもちろん、質問を受け付けるといったフォローを行いましょう。

オンラインでセミナーをやるならTeamsのライブイベント機能がおすすめ

ビジネスチャットとして企業はもちろん、教育現場でも連絡ツールとして取り入れられているTeams。実は、Teamsにはオンライン会議機能だけではなく、ライブイベント機能もそなわっています。ライブイベント機能は、多くの人に向けてオンラインで配信ができるシステムです。

Teamsのライブイベント機能の特徴

Teamsのライブイベント機能は、普段よく使われているオンライン会議機能とどのような違いがあるのでしょうか。ライブイベント機能の特徴をご紹介します。

大人数に対応している

Teamsのオンライン会議は最大で250人の参加ができます。しかし、新年度を迎えた際の社長からの挨拶や、新入社員へのセミナーで300人以上に向けて講義などを行いたい場合は、数回に分ける必要があります。

Teamsのライブイベント機能は、300人以上の参加者がいる場合に向いています。というのも、ライブイベントに参加できる人数は、10,000名。300人以上の多くの人が参加するセミナーや説明会に向いているといえるでしょう。

匿名で質問ができる

オンライン会議では、質問の際に名前が出てきてしまって聞きにくいという場面があります。こんな質問してもいいのだろうか？と迷った結果、後から個別に質問する方もいらっしゃいます。

内容によっては、後から個別で質問されるよりも、セミナーや研修中に聞いてほしかった！ということもあるかもしれません。

ライブイベント機能の場合は、匿名で質問することができます。ライブイベント終了後に質問のレポートを確認することができますが、そこも匿名なので、参加者は質問がしやすいというメリットがあります。

参加者に発言権がない

ライブイベント機能は、話を聞くことがメインです。そのため、参加者が発言できないシステムになっています。オンライン会議機能の場合、マイクがオフになっていないと参加者の生活音などで他の参加者が聞き取りづらくなってしまうことも。言葉のキャッチボールはできませんが、話し手は集中してセミナーや研修を行うことができるメリットがあります。

Teamsのライブイベント機能を使ってできること

ライブイベント機能はさまざまなことができます。

・社内研修
・会社説明会
・新入社員教育
・講習、セミナー
・会社案内やサービスのご案内

用途に合わせて、Teamsのライブイベント機能を利用してみてはいかがでしょうか。

まとめ

今回は、オンラインで実施する説明会やセミナーについてご紹介しました。

研修や説明会、セミナーなどは、オンラインでも十分に完結できるようになっています。

オンラインでの開催は、受講する場所を問いません。天候や家庭の事情などによって会場にいけない方も参加することができます。また、1つの会場に人が集まる必要もないため、感染症対策はもちろん、コストを抑えることが可能です。