Office 365を活用するには? Office 365を使って業務効率化しよう

2020/01/15 Office365
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サブスクリプション型のOffice 365を利用している方も多いでしょう。常に最新版のOfficeアプリケーションを利用できるのは便利ですよね。

とはいえ、中には、まだまだ活用しきれていない……という方もいらっしゃるかもしれません。

そこで今回は、Office 365のビジネスシーンでの活用法についてご紹介します。すでに利用している方も、これから利用を開始する方も、ぜひ参考にしてください。

Office 365についておさらい

Office365についておさらい
Office 365とは、サブスクリプション型(クラウド)のOfficeのこと。月額または年額制で、常に最新のアプリケーション、グループウェアを利用することができます。

今までの買い切りタイプのOfficeとは異なり、常に最新のOfficeを利用できる便利なサービスとして注目を集めています。

Office 365は、個人でも利用できますが、特にビジネスシーンで活躍。仕事の効率化、リモートワークの導入などに役立っています。

Office 365のサービス

Office 365が提供しているサービスを把握しておくと、Office365をより活用しやすくなるでしょう。まずは、Office365の一般法人向けプランが提供しているサービスをご紹介します。

  • Office 365 Business:価格900円(1ユーザーにつき、月相当)

【Officeアプリケーション】 Access(WindowsPCのみ)、Excel、Outlook、PowerPoint、Publisher(WindowsPCのみ)、Word
【サービス】 OneDrive(1ユーザーにつき1TBまで)
【その他】 Web版のOutlook、Word、Excel、PowerPointが利用可能

  • Office 365 Business Premium:価格1,360円(1ユーザーにつき、月相当)

【Officeアプリケーション】 Access(WindowsPCのみ)、Excel、Outlook、PowerPoint、Publisher(WindowsPCのみ)、Word
【サービス】 Exchange、OneDrive(1ユーザーにつき1TBまで)、SharePoint、Teams
【その他】 Web版のOutlook・Word・Excel・PowerPointが利用可能

  • Office 365 Business Essentials:価格540円(1ユーザーにつき、月相当)

【Officeアプリケーション】 なし(Web版とモバイル版のみ利用可能)
【サービス】 Exchange、OneDrive(1ユーザーにつき1TBまで)、SharePoint、Teams

※価格はすべて税抜です

Office 365 Businessはアプリケーションの利用はできますが、利用できるサービスがOneDriveのみとなります。Office 365 Business Essentialsは、その逆で、アプリケーションの利用はできませんが、サービスの利用が可能です。

両方とも兼ね備えているのが、「Office 365 Business Premium」です。

一般向けのプランは、300ユーザーまでと制限があります。300ユーザー以上の契約が必要な大企業が利用する場合は、大企業向けのEnterpriseプランになります。

Office 365を活用するには?

Office365を活用するには?
Office 365の魅力は、最新のOfficeアプリケーション(ExcelやWordなど)を利用できるということだけではありません。

ここでは、ビジネスシーンでのOffice 365の活用法をご紹介します。

【Office 365活用方法:1】資料やファイルを共有・編集

買い切りタイプのOfficeの場合、資料は1人で作るのが基本となっていまいます。誰かが編集したくてもできない、そんなことがあるかもしれません。

Office 365は、SharePointを利用することで、クラウド上でファイルの共有ができます。インターネットさえつながれば、資料を共有して作成・編集することが可能です。

社外にいてもネット環境があれば資料を確認することができます。取引先との打ち合わせで、資料を確認したいときもすぐに閲覧が可能です。

【Office 365活用方法:2】Web会議、チャット

Office 365では、Microsoft Teams・Skype for Businessを利用して、Web会議をすることが可能です。映像や音声でやりとりができるため、どこにいても会議ができます。会議をするだけではなく、Web会議中に、資料を開くことやメモをとることも可能です。

チャットでのやりとりもできるため、離れている人ともチャットでコミュニケーションを図ることも。

他にもコミュニケーションツールとして、Yammerという社内SNSも利用できます。Facebookのように投稿したり、投稿に対してコメントやイイネをしたりすることが可能です。

※Skype for Businessは2021年でサービスの提供が終わり、Microsoft Teamsに移行しました

【Office 365活用方法:3】勤怠管理

Office 365は、SharePointで、勤怠管理をすることが可能です。インターネット環境があれば大丈夫なので、リモートワークの方や、営業さんなど外出することが多い方の勤怠管理ができます。

特にリモートワークを導入するにあたり、Office 365は不安をリカバーしてくれるといえるかもしれません。

【Office 365活用方法:4】メールの確認がどこでもできる

Outlookでメールの確認ができます。いつでもどこでも確認ができるので、移動中にメールを確認・返信することが可能です。

【Office 365活用方法:5】スケジュール共有

Office 365のアプリケーションに含まれているOutlookでは、スケジュールを共有することができます。事前に打ち合わせや会議をスケジュール設定することが可能です。

Office 356を使って業務効率化!

Office356を使って業務効率化!
Office 365のメリットは、ネット環境さえあれば、すぐに作業に入れること。天候状態や家庭の事情で、オフィスまで出社ができないときでも、パソコンがあれば資料の作成や、オフィスにいる人とのコミュニケーションを図ることができます。

ファイルを共有しながら、共同で編集もできるので、資料作成も複数人でできて、作業時間の短縮につながるでしょう。

他にも、Web会議を利用することで、移動しなくて済むため、その分、他の仕事に打ち込むことも可能です。

取引先との打ち合わせ、営業周りなど外出したときも、一度資料を確認しに会社に戻る必要もなくなります。

このようにして、Office 365は業務効率化を支えてくれるため、会社の生産性向上にもつながるでしょう。

外でも簡単にアクセスできてセキュリティは大丈夫?

どこでも資料やメール、チャット、スケジュールが確認できる、と聞いて不安になるのがセキュリティ面ではないでしょうか。

Office 365の法人向けサービスは、管理者がアクセス制限を設けることができます。社内の人だけを許可し、許可を得ていないデバイスからのアクセスを制限することができるのです。

また、ファイルの共有や編集なども閲覧者・編集者を限定することができますので、安心して利用することができます。

 

さーす丸では、Office 365を提供しています。他のクラウドを利用していて、請求書を一括管理したい!と考えている方は、ぜひ利用を検討してみてください。

まとめ

今回は、Office 365の活用方法についてご紹介しました。

Office 365は、Officeアプリケーションだけではなく、さまざまなグループウェアを利用することができます。資料の作成だけではなく共有や保存ができたり、チャットやWeb会議でコミュニケーションを図れたりと便利な機能が豊富です。

ぜひ、Office 365を活用しましょう。

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クラウドインフォボックス編集部

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