Microsoft 365 （旧Office 365）メール機能の署名を設定しよう。手順まとめ

2024/10/15 Microsoft 365

ビジネスメールにおいて、署名機能は一般的に利用されています。

署名機能は、メールの最後に自身の名前や連絡先を入力する手間が省けるので作業効率にもつながるでしょう。

そこで今回は、Microsoft 365 （旧Office 365）で署名設定を行う際の手順について解説します。

Microsoft 365（旧Office 365）のメール機能の署名作成方法

電子メールでは自身の情報を伝えるために署名を記載することが基本ですが、同じ情報を何度も入力するのは手間ですから、あらかじめ署名を作成しておきます。

Microsoft 365（旧Office 365）メールでの署名作成方法について、Microsoft 365（旧Office 365）のメールソフトであるOutlookに軸を置いて、見ていきましょう。

デスクトップアプリ版Outlook(クラシック)

デスクトップアプリ版の場合の署名設定は、下記の通りです。

Outlookを起動して新規メッセージを開く
『メッセージ』から『署名＞署名』を選択
『編集する署名の選択』で『新規』を選択し、『新しい署名』のダイアナログボックスに署名の名称を設定
『署名の編集』で署名を作成（フォントの色やサイズ、配置を自由に設定することも可能です）
最後に保存を選択すれば署名の設定が完了

新しい「Outlook for Windows」Outlook(new)

次に、従来のOutlook(クラシック)から新しいOutlook(new)への切り替えて利用している場合の署名作成方法について解説します。

1. Outlookを起動して設定を開く
2. 設定から、『アカウント』へと移動

次に、『署名』を選択
『新しい署名』を選択署名を記載し、外観を調整
完了したら保存を選択し、既定の署名を選択から選択し設定完了

アプリ版Outlook(new)での署名作成については以上で完了です。

Web版Outlook

次に、Outlookをインターネットブラウザから利用している場合の署名作成方法について解説します。

Outlook on the webにサインアップ
設定から、『Outlook のすべての設定を表示』へと移動
次に、『作成して返信』を選択
『電子メールの署名』部分に署名を記載し、外観を調整
完了したら保存を選択し、設定完了

Web版Outlookでの署名作成については以上で完了です。

自動追加と手動追加を選べる

Outlookではすべての電子メールに署名を追加するか、任意のメールにのみ手動で追加するかを選ぶことができます。

Web版、アプリ版どちらの場合も『新規作成するメッセージに自動的に署名を追加する』というチェックボックスがあるので、チェックを入れれば自動追加、それ以外は任意に追加という形になるので、あらかじめ設定しておくと良いでしょう。

メールの署名についてよくある疑問

署名機能がうまくいかない場合にどのような理由が考えられるのか、アプリとWeb版で署名を共有したいなど、署名を利用する際によくある疑問について、解決方法と共に解説します。

【疑問1】署名が設定できない原因は？

署名の設定ができない場合、次の2つが原因であることがほとんどです。

もっとも良くあるのが、Microsoft 365（旧Office 365）をインストールした際に、別のOfficeアプリがまだPCに残っている場合です。元のOfficeの設定がそのまま適用されてしまうことがあり、エラーが発生する場合があります。

これはMicrosoft 365（旧Office 365）の他の機能でも言えることです。Microsoft 365（旧Office 365）をインストールする際には、他のOfficeアプリが完全に削除されているかを必ず確認しましょう。

また、別の原因としては署名ファイルが破損してしまっていることが考えられます。署名設定でエラーが出るような場合、Microsoftのサポートセンターに問い合わせるのが賢明です。

【疑問2】アプリ版とWeb版で署名を共有するには？

アプリ版とWeb版のどちらかで署名を作成した後に、もう片方でも同じ署名を共有したいという方もいるでしょう。

しかし、残念ながらOutlook(クラシック)とWeb版で署名を共有することは現状の仕様ではできないようです。

代用方法として、新しいOutlook(new)への切り替えるか署名の『コピー＆ペースト』が最もシンプルな方法です。文字のフォント情報についてもコピーできますので、そのままもう一方の媒体へ貼り付けて保存しておきましょう。

Microsoft 365がテレワークに向いている4つの理由

テレワークのようにオフィスから離れて仕事をすると、チーム内のコミュケーション不足や、セキュリティの不安などの課題があります。実はMicrosoft 365ではそれらの課題を解決してくれる事はご存知ですか？
Microsoft 365が持つテレワーク実施時に絶大な効果を発揮する機能を紹介させて頂きます。

コミュニケーションツール「Teams」がそなわっている

Microsoft 365には、コミュニケーションツールであるTeamsが付属しています。
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高度なセキュリティ機能

Microsoft 365には、マルウェア対策機能、資格情報の保護、行動分析に基づく脅威の検知、ファイル・メールの閲覧や操作を保護する情報漏えい対策機能など、高度なセキュリティがそなわっています。また、常に最新状態で利用できるため、安心してオフィス外でも利用できます。

ファイルやデータの共有が楽に

Microsoft 365には、オンラインストレージサービスのOneDriveやSharePointを利用してすぐに情報共有ができます。Officeドキュメントで作成した資料をすぐにチームに共有できますし、共同で編集することも可能です。オンラインストレージは容量も大きいので、大量のデータも格納できます。

複数のデバイスで利用できる

Microsoft 365はビジネス版の場合、1ライセンスにつき、パソコン5台・スマートフォン5台・タブレット5台までインストールすることが可能です。スマートフォンやタブレットを利用して資料を確認したいときにも、利用することができます。
テレワークが導入されたことにより、デスクトップパソコンからノートパソコンを利用する場合もスムーズに移行することが可能です。

まずはテレワーク導入チェックリストをご活用ください！

今回ご紹介したMicrosoft365以外にもどんなツールを導入すべきなのか？何が必要なのか？自社にあったツールや重要なポイントをセルフチェックできるチェックリストをご用意しました。
ぜひ、テレワーク導入を検討している際にはテレワーク導入チェックリストをご活用頂きまして最新のツールや導入の失敗を回避する知識をつけて頂ければ幸いです。