Office 365ライセンスはユーザーごとに必要。利用手順を確認しよう

2020/03/17 Office365
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Office 365はサブスクリプション型のサービスです。そのため、ライセンスはユーザーごとに取得する必要があります。

管理者、あるいはユーザーとしてライセンス取得に必要な手続きや手順を確認して、スムーズなライセンス取得を行いましょう。

今回は、Office 365のライセンス取得の利用手順についてご紹介します。

Office 365のライセンスとは?

Office 365のライセンスとは?
Office 365は、従来のパッケージ型のOfficeソフトとは異なり、商品の購入手続きの他に、ライセンスの取得が必要です。

ライセンスには、利用規約が定められています。規約違反すると最悪企業から訴えられてしまうことがあるかもしれません。そうならないためにも、ライセンスとはいったい何か、まずは定義を詳しく見ていきましょう。

Office 365を利用する権利

ライセンスとは一般的に言えば利用する権利のことです。Office 365に限らず、一般的なアプリケーションはライセンスを獲得することで利用できるようになります

Office 365は、サブスクリプション型の契約方法です。サブスクリプション型とは、期間契約のことで、利用する期間に応じた費用を支払う形になります。そのため、ライセンス料は1カ月、あるいは1年ごとに利用料金を支払う必要があります。

利用ユーザー1人につき1つ割り当て

初めて利用する方からよく挙げられる疑問として、例えば企業がライセンスを取得した場合、その従業員が同じライセンスで利用できるかということです。基本的に、ライセンスは1ユーザーにつき1つ(1人)の割り当てになります。

従業員が10人いれば、10のライセンスの取得が必要ということです。企業につき1つ(1ユーザー)というわけではないので、契約時に間違えないように気を付けましょう。

Office 365では、同時に複数のデバイスにインストールし、同一アカウントで利用することが可能です。それを利用して複数人で同時に利用することも可能ではありますが、これは明かな規約違反となり、賠償を求められる可能性があります。お気を付けください。

1ライセンスごとに課金される

MicrosoftのホームページにあるOffice 365の利用価格は、あくまで1ライセンスごとの費用になります。10人の利用では10ライセンスが必要ですので、予算を考える時にこの点を間違えないようにしましょう。

ライセンス料はプランによって異なりますが、1ライセンスにつき月1000円程度の差でも、人数と利用期間によっては金額に大きな差が出ます。

Office 365のライセンス管理

ライセンス管理
Office 365を個人で使用するなら場合は問題ありませんが、グループや企業で利用して、多人数で利用するとなると、人が入れ替わるため、ライセンスを削除したりするライセンス管理を行う必要があります。

しかし、大人数になってくると1人で管理を行うのは大変です。そこでOffice 365では、ライセンス管理者の権限や役割を、複数人に与えることができます。管理者ならびにその役割について見ていきましょう。

管理者が作成と割り当てを行う

ユーザーアカウントを管理・作成できる人間を『管理者』と呼びます。Office 365では管理者ごとに以下のような役割と権限を与えています。

管理者の役割 ライセンス割当 ライセンス削除 追加ライセンスの購入 アカウント削除
グローバル
課金 × × ×
ユーザー ×
サービス × × × ×
パスワード × × × ×

役割について解説していきましょう。もっとも権限を持つのが『グローバル管理者』で、管理に対するあらゆる権限を持ちます。『課金管理者』はライセンスの購入、『ユーザー管理者』はライセンスの割り当てと削除を行うことが可能です。

サービス管理者とパスワード管理者はライセンスそのものに関する権限は持ちませんが、サービス管理者はSkypeやExchangeなどのサービスに関する権限、パスワード管理者はパスワードの変更や再発行などを行えます。

追加や変更、解除も可能

あらゆる管理権限を持つグローバル管理者は、他の管理者の追加や変更、解除を行う権限を所有しています。このグローバル管理者についても、1人ではなく複数人を任命することが可能です。

Microsoftでは、グローバル管理者は少人数に抑えることを推奨しています。多すぎると、組織体系が混乱してしまい、混乱が生じかねません。

ユーザーのOffice 365利用開始の手順

次は、ライセンスを割り当てられたユーザーがOffice 365を開始するための手順について説明します。次の方法を参照してください。

割り当てられたIDとパスワードを確認

ユーザーとして認められると、管理者からライセンスごとに割り当てられたIDとパスワードが送られてきます。まずはそのライセンス情報を使って、Microsoftのポータルサイトにログインしましょう。

この時、仮パスワードはすぐに新しいパスワードに変更できるので、自分用のパスワードに変更します。

Office 365からアプリをインストール

その後、ユーザーのポータルサイトが表示されるので、右上にある設定から『Office 365の設定』→『ソフトウェア』→『Office』サイト内に表示されている『今すぐインストール』をクリックすればインストールが始まります。

インストールが終了するとOffice 365をすぐに利用できるようになりますので、Officeソフトを立ち上げてみましょう。

元々Officeソフトがデバイスに入っていると設定が引きずられてしまうことがあるので、他のOfficeソフトが入っている場合は削除しておいてください。

ライセンス認証を行う

初回のアプリ起動時にも再びライセンス認証が求められます。ライセンス情報を入力すると、Officeアプリが利用できるようになります。

ライセンス認証はデバイスごとに求められます。また、非アクティブで30日以上が経過すると、再びライセンス情報の入力が求められるので注意してください。

ライセンスについては今後も利用する可能性があるので大切に保管しましょう。

Office 365のライセンスに関する疑問

ライセンスに関する疑問
ライセンスの扱いに関して、最大どのぐらい割り当てられるかなど、業務をこなしているうちにさまざまな疑問が出てくるでしょう。ここではライセンスに関しての疑問やトラブルの解消法について解説します。

ライセンス数の上限に達した

Office 365では、プランによってライセンスの上限が決まっています。法人向けプランであれば、Businessプランが300人以下、Enterpriseプランが無制限です。

上限に達してしまった場合はそれ以上のライセンス追加は行えません。既存のライセンスを削除する、またはより大くのライセンスが発行できるプランに切り替える必要があります。

1ライセンスで利用できる台数は?

1ライセンスで利用できる台数は、法人向けプランの場合、1ライセンスにつき15台まで。ただし、インストールできる台数はPC5台、スマートフォン5台、タブレット5台の合計15台となっています。

個人向けプランの場合、無制限ですが、1ライセンスで一度にサインインできるのは5台までと決まりがあります。

「ライセンスのない製品」というエラーが出た

このようなエラーが出た場合、次のような原因が考えられます。

  • ID、またはパスワードが間違っている
  • ライセンス情報が誤って重複してしまっている
  • 製品の有効期限が切れている

その他の原因についてはトラブルシューティングの実行、もしくはサポートセンターへ問い合わせてください。

まとめ

企業でOffice 365の導入を考える場合、頻繁な人の出入りが予想されます。そのため、ライセンスの管理を適切に行わなければなりません。管理権限を持つライセンス管理者を任命し、作業を行ってもらいましょう。

ライセンスがないとOffice 365が利用できません。円滑な業務を行うためにもライセンス管理者の役割はとても大切です。

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