Microsoft 365 （旧Office 365）の使い方を紹介。利用開始の流れと手順まとめ

2024/10/15 Microsoft 365

Microsoft 365 （旧Office 365）には、個人から法人まで幅広いユーザーが満足に利用できる機能やサービスが充実しています。

Microsoft 365 （旧Office 365）を業務改善や社内の連携に役立てるのがおすすめです。そこで今回は、Office 365の利用開始の流れや使い方を解説します。

Office 365の基本機能

Microsoft 365（旧Office 365）は、Microsoft社が提供しているサブスクリプション型のサービスです。Microsoft 365（旧Office 365）で提供されている機能は、大きく分けると以下の2つの分類されます。

ExcelやWordなどのデータや文書の作成・管理を行うOfficeアプリケーション
メール機能やタスク管理ツールなど、業務効率化のためのサービス

それぞれどういったものがあるかをより詳しく見ていきましょう。

Officeアプリケーション

Officeアプリケーションには、以下のような種類のものがあります。

Word：文章の新規作成・編集を行う
Excel：表計算ソフト。数値の計算やデータ管理を行う
PowerPoint：プレゼンの資料作成やサポートを行う
Outlook：電子メールの送受信、連絡先やタスク管理を行う

プランによって、WindowsにはAccessやPublisherが追加されます。これらで作成したデータはクラウドストレージで管理されるので、デバイスの容量を圧迫する心配もありません。

メール、予定表、グループウェア

Officeソフト以外にも業務をサポートしてくれるサービスが多くあります。メールボックスは50GBを越え、独自ドメインも使用可能です。

チーム作業や予定を管理するMicrosoft Plannerをはじめグループチャットや共有ワークスペースを管理できるMicrosoft Teamsなどは、数百人を越える大規模な企業であっても重宝するでしょう。

各アプリを連携させてルーチンワークを自動化できるMicrosoft Flowなど、多くの企業や個人事業者にニーズに応えられる機能がそろっています。

プランによりサービス内容は異なる

Microsoft 365（旧Office 365）には個人向けのsoloや、一般法人向けのBusiness、大企業に向けたEnterpriseの他にも、学校教育機関のために低価格でサービスを提供しているEducationなど、さまざまなプランがあります。

それぞれのプランには基本的に3段階のオプションがあり、価格と利用できるサービスが異なります。

高価なプランほど基本的に多機能ですが、利用できる人数や制限があるオプションもあるため、どのようなサービスが必要なのか、導入する際には予算と合わせて検討してきましょう。

Microsoft 365（旧Office 365）のプランの種類についてはこちらの記事で詳しくご紹介しています。

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Microsoft 365（旧Office 365）導入の流れ

Microsoft 365（旧Office 365）を導入する実際の流れについて、見ていきましょう。アプリをインストールスする前段階として、次のことを行う必要があります。

個人または法人で契約

Microsoft 365（旧Office 365）はサブスクリプション型のサービスです。店舗で売っているようなパッケージのOfficeアプリであれば、初回購入で全ての手続きが完了しますが、定期的に費用を支払うという仕様上、ライセンス管理を行う必要があります。

個人であれば、Microsoftのポータルサイトでアカウントの取得を行いましょう。法人の場合は、管理者の元に『マイクロソフトオンラインサービスのライセンス認証』というメールが届きますので、そこからライセンス認証の手続きを行ってください。

利用ユーザーの登録

主に法人の場合ですが、利用する人数を登録する必要があります。Microsoftのポータルサイトより、管理者メニューを選択し、その中にあるユーザー追加をクリックします。

氏名や国籍、連絡先など、新たに追加したいユーザーの情報を入力してきましょう。追加をクリックすると、メールアドレス送信画面になるので、新規ユーザーのメールアドレスをクリックします。

登録したメールアドレスにMicrosoftからメールが届くので、そこからログインをして、ユーザー登録の手続きを行ってもらいましょう。

利用開始の手順

ライセンスの取得ができたら、実際にMicrosoft 365（旧Office 365）をインストールしてみましょう。Microsoft 365（旧Office 365）を起動するまでの流れについて解説します。

Microsoft 365（旧Office 365）サイトにログイン

まずは、Microsoft 365（旧Office 365）のポータルサイトにログインしましょう。アカウントには、管理者アカウントか、割り振られたユーザーアカウントを利用します。

仮パスワードの場合、初回ログイン後に任意のパスワードに変更を行うことになりますので、セキュリティ上問題のないパスワードを設定してください。

その後、Microsoft 365（旧Office 365）のページ上に、インストール予定のアプリ一覧と､その下にインストールというボタンが表示されますので、クリックします。

ダウンロードとインストール

まずは、インストーラーがダウンロードされます。利用規約やインストール先、カスタムするかどうかなどが問われますので、ガイドに従って進めていきましょう。

基本的には推奨設定に従う方が無難です。

インストール後、初回にアプリを立ち上げた場合は再度、アカウントの登録が求められますので情報を入力しましょう。問題がなければそのままOffice 365を利用できるようになります。

Microsoft 365がテレワークに向いている4つの理由

テレワークのようにオフィスから離れて仕事をすると、チーム内のコミュケーション不足や、セキュリティの不安などの課題があります。実はMicrosoft 365ではそれらの課題を解決してくれる事はご存知ですか？
Microsoft 365が持つテレワーク実施時に絶大な効果を発揮する機能を紹介させて頂きます。

コミュニケーションツール「Teams」がそなわっている

Microsoft 365には、コミュニケーションツールであるTeamsが付属しています。
Teamsは、社内でのコミュニケーションを活性化するためのビジネスチャットはもちろん、Web会議も可能です。社内でのちょっとしたやり取りから、ミーティングまでオンラインでできます。

高度なセキュリティ機能

Microsoft 365には、マルウェア対策機能、資格情報の保護、行動分析に基づく脅威の検知、ファイル・メールの閲覧や操作を保護する情報漏えい対策機能など、高度なセキュリティがそなわっています。また、常に最新状態で利用できるため、安心してオフィス外でも利用できます。

ファイルやデータの共有が楽に

Microsoft 365には、オンラインストレージサービスのOneDriveやSharePointを利用してすぐに情報共有ができます。Officeドキュメントで作成した資料をすぐにチームに共有できますし、共同で編集することも可能です。オンラインストレージは容量も大きいので、大量のデータも格納できます。

複数のデバイスで利用できる

Microsoft 365はビジネス版の場合、1ライセンスにつき、パソコン5台・スマートフォン5台・タブレット5台までインストールすることが可能です。スマートフォンやタブレットを利用して資料を確認したいときにも、利用することができます。
テレワークが導入されたことにより、デスクトップパソコンからノートパソコンを利用する場合もスムーズに移行することが可能です。

まずはテレワーク導入チェックリストをご活用ください！

今回ご紹介したMicrosoft365以外にもどんなツールを導入すべきなのか？何が必要なのか？自社にあったツールや重要なポイントをセルフチェックできるチェックリストをご用意しました。
ぜひ、テレワーク導入を検討している際にはテレワーク導入チェックリストをご活用頂きまして最新のツールや導入の失敗を回避する知識をつけて頂ければ幸いです。