Office 365の管理センターとは。管理センターにはどんな役割がある？

2020/11/27 Microsoft 365

Office 365をビジネスで利用する場合、複数の人間がライセンスを持つことになります。

かなりの数のライセンスとなることもあるため、管理するにはどうしたらのか？と悩んでいる方もいらっしゃるのではないでしょうか。

ビジネス用のOffice 365には、管理センターが備わっています。この管理センターは、そんな複数のライセンスを管理するための機能です。この記事では、Office 365の管理センターの具体的な役割や操作方法についてご紹介します。

Office 365の管理センターとは

管理センターは、Officeソフトを個人で利用している場合にはあまり聞き慣れない言葉です。まずは管理センターの定義と機能について確認しましょう。

管理センターは、法人用の機能

管理センターは、基本的には法人用に作られた機能です。Office 365を法人で利用する場合、大人数で利用することが想定されています。

多数のアカウントをひとつひとつ管理していくことは大変ですし、管理しないわけにもいきません。そのため、法人用のOffice 365には、一括で従業員のアカウントの管理や設定ができる、管理センターが備わっています。

管理センターには、多数のライセンスを管理する管理者の設定や、一般法人に向けた請求書の発行、アクティビティレポートの表示などを行う機能があります。

管理者のみがログインできる

Office 365をビジネスで利用する場合、管理者という役割を設定できます。管理者の権限が与えられたアカウントのみが、管理センターにログインができる仕様です。

Officeのポータルサイトからサインインし、ランチャーアイコンから『管理』を選びます。すると、管理者に必要な機能が左列に表示されるので､管理者はこのアイコンから機能を選び､作業を行いましょう。

権限がない場合、管理タイルが表示されない

管理権限がないアカウントが管理画面にログインし、操作されてしまうのではないかという不安を抱く方もいるかもしれませんが、その心配は必要ありません。

管理権限がない場合は、そもそもランチャーに『管理』が表示されません。管理センターにアクセスできるのは、あくまで管理者のみとなります。

Office 365の管理者とは

管理センターの説明の際に管理者という言葉をたびたび登場させていますが、管理者とは、管理センターを利用して管理権限を行使できるアカウントを指します。

Office 365をビジネスで使用するには、管理者を任命して管理作業を行ってもらわなければなりません。管理者が持つ権限や役割について見ていきましょう。

管理者の権限と役割

Office 365をビジネスシーンで利用する場合、個人で行う業務作業の他に、全体で行わなければならない作業が複数あります。

代表的なものとしてはライセンスの管理です。ビジネスで利用するのであれば、入退社によってライセンスの発行や削除が必要です。また、誰かがパスワードの紛失やログインできない場合にも、管理者権限でパスワードの再発行ができます。

その他にも、サービスの管理や課金についての管理などが管理者の仕事として割り振られます。管理者は、このようなタスクに関して各管理者を設定し、複数人による管理を行う必要があるのです。

Office 365の他、アプリごとに存在する

Office 365アプリの管理者、Exchangeの管理者、Skype for Businessの管理者など、管理者はアプリごとに任命することができます。

アプリ以外にも、ユーザー管理者やコンプライアンス管理者など、業務に必要な全体作業については、管理者を任命できる仕様です。

なお、管理者はセキュリティ上の理由からできる限り少数に抑えることをMicrosoft社も推奨しているので、増やしすぎないよう注意しましょう。

Microsoft 365がテレワークに向いている4つの理由

テレワークのようにオフィスから離れて仕事をすると、チーム内のコミュケーション不足や、セキュリティの不安などの課題があります。実はMicrosoft 365ではそれらの課題を解決してくれる事はご存知ですか？
Microsoft 365が持つテレワーク実施時に絶大な効果を発揮する機能を紹介させて頂きます。

コミュニケーションツール「Teams」がそなわっている

Microsoft 365には、コミュニケーションツールであるTeamsが付属しています。
Teamsは、社内でのコミュニケーションを活性化するためのビジネスチャットはもちろん、Web会議も可能です。社内でのちょっとしたやり取りから、ミーティングまでオンラインでできます。

高度なセキュリティ機能

Microsoft 365には、マルウェア対策機能、資格情報の保護、行動分析に基づく脅威の検知、ファイル・メールの閲覧や操作を保護する情報漏えい対策機能など、高度なセキュリティがそなわっています。また、常に最新状態で利用できるため、安心してオフィス外でも利用できます。

ファイルやデータの共有が楽に

Microsoft 365には、オンラインストレージサービスのOneDriveやSharePointを利用してすぐに情報共有ができます。Officeドキュメントで作成した資料をすぐにチームに共有できますし、共同で編集することも可能です。オンラインストレージは容量も大きいので、大量のデータも格納できます。

複数のデバイスで利用できる

Microsoft 365はビジネス版の場合、1ライセンスにつき、パソコン5台・スマートフォン5台・タブレット5台までインストールすることが可能です。スマートフォンやタブレットを利用して資料を確認したいときにも、利用することができます。
テレワークが導入されたことにより、デスクトップパソコンからノートパソコンを利用する場合もスムーズに移行することが可能です。

まずはテレワーク導入チェックリストをご活用ください！

今回ご紹介したMicrosoft365以外にもどんなツールを導入すべきなのか？何が必要なのか？自社にあったツールや重要なポイントをセルフチェックできるチェックリストをご用意しました。
ぜひ、テレワーク導入を検討している際にはテレワーク導入チェックリストをご活用頂きまして最新のツールや導入の失敗を回避する知識をつけて頂ければ幸いです。

株式会社ハイパー｜マーケティング部

「クラウドインフォボックス」では、働き方改革や経営に役立つクラウドサービスの情報を掲載しています。
姉妹サイトである「HYPERVOICE（ハイパーボイス）」では、企業様の情報システム代行サービス「Business Core NEXT（ビジネスコアネクスト）」や、クラウドサービス導入支援サービス「クラウドコンシェルジュ」を運営しております。

管理者ガイドのマニュアルURL

実際に何を行うのか、作業方法や割り振りなど、管理者の作業は実際に不透明ですし、効率的な管理方法が知りたいというのが利用者の本音でしょう。

Microsoft社では、Office 365の管理者向けマニュアルを配信していますので、以下のURLからダウンロードしましょう。

Office 365 管理者ガイド

管理者の役割

社内のライセンスや作業に関する管理者の役割はすでに説明しましたが、ここからは管理者が別の管理者に対して担う役割の他、外部に関する役割や権限について確認していきましょう。

別の管理者を追加する

組織が拡張してきた場合や、別の役割が必要になった場合、全体管理者が別の管理者を追加することができます。管理センターにアクセスして、『ユーザー』→『ユーザーの編集』から管理者の追加を行いましょう。

管理者の追加や削除は、全体管理者しか行えないので、注意してください。

外部共有の管理

クライアントや顧客など、共同作業や資料確認が必要な外部の人間と共有する場合、SharePoint Onlineの外部共有機能を使用します。

オンライン上のドキュメントやフォルダについて、ライセンスを発行しなくても閲覧や情報確認が可能です。

その際に匿名のユーザーとMicrosoftアカウント所有者の場合、できることが異なりますので、可能であればMicrosoftアカウントを取得してもらいましょう。

まとめ

Office 365のビジネスプランでは、数百人で利用することも想定されており、実際に大企業で利用する場合は管理者を設定し、全体的な管理業務を効率的に行うことが推奨されています。

管理者の任命やタスクを明確化し、長期的な管理体制を構築することが、よりOfficeソフトを効果的に利用するポイントであるのは疑いようもありません。