業務改善のポイントまとめ。目標を明確にすることが重要

2020/01/16 業務効率化
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業務改善に着手したくても、数ある業務の中の何から手をつけて良いかわからないという担当者の方も多いのではないでしょうか。

そこで今回は、業務改善をどのように行えば成功するのか、方法やポイントについてご紹介します。

業務改善の始め方

業務改善の始め方
作業の効率化や人員の配置、社内制度の見直しなど、業務改善を行うにあたって何から手を付ければ良いのかは難しい問題です。

まずは、一つひとつの作業を洗い出すよりも、全体的な手順について知っておきましょう。

1.目的、目標の明確化

まず、業務改善を行う目的と、業務改善を行った結果に到達する最終目標を明確化していくことが大切です。

作業内容の見直しをしたところで「何のために行ったのか」を全員にしっかり共有していないと、チームの意識が分散してしまいます。ただやらされているだけになってしまい、1人ひとりの意識が低いまま業務に取り組んでしまう事態になりかねません。

改善する意味と、最終目標を共有しておくことで、1人ひとりが考えて動くことができ、社内の連携が取りやすくなるでしょう。

2.課題の洗い出し

目標を決めたら、現状の自分たちがどの位置にいるのかを把握し、何を改善すべきかの課題を洗い出します。

課題を見つける1番の方法は、現場からのヒアリングです。どのような作業で無駄が生じているのかは、実際に現場の人間でないとわからないことも多くあります。

他にも、自社の商品を使ったユーザーからのアンケート調査や、先入観のない新入社員への面談なども実施すると良いでしょう。

3.実施計画を立てる

課題が洗い出せたら、改善の計画を立てます。計画を立てる際には、次の3つを意識してみることをおすすめします。

  1. 長期目標:抜本的な制度の廃止、改善
  2. 中期目標:長期目標を行うための部分的な見直し
  3. 短期目標:すぐに行える作業の変更

業務改善のために、抜本的な改革方針をいくつも打ち出す経営者もいますが、ついて来られない社員やスタッフが出てきてしまう場合も。

また、実際に行ってみて問題点が生じた場合に計画の修正を余儀なくされてしまい、かえって現場が混乱する可能性が高まります。

そうならないためにも、段階的なプランニングを行っていきましょう。

業務改善の実行と評価

業務改善の実行と評価
業務改善を行ったとしても、それが持続できなければ、いずれ元に戻ってしまいます。改善を持続するために『実行』と『評価』について考えていきましょう。

業務改善の実行

業務改善を実行するにあたって、重要なのは「効果測定が行える環境を整えること」です。

業務改善をしたことで、どのような部分に変化が起きたのか、新たに発生した問題点について把握できるようにしておきましょう。

そのために、最初は全体で実施せずにどこかのチームに試験的に実行させてみて様子を見るのも効果的です。

業務改善の評価

効果測定を元に、改善結果を評価する過程が必要です。改善できていない部分や、新たに浮き彫りになった問題点について担当者で話し合い、新たな改善案を出しましょう。

重要なのは、問題点ばかりではなく、実際に改良された部分についてもきちんと評価をすることです。明確な変化があればスタッフのモチベーションもあがりますし、改善された部分をより伸ばす方向に案が出ることもあるでしょう。

改善を加え、実行と評価を繰り返す

1度の改善計画で問題点がすべて解決することはほぼありません。業務改善は根気よく行うことが重要です。

そのためには、Action(改善)・Plan(計画)・Do(実行)・Check(評価)をループする『PDCA』を意識してみましょう。大きな改善であるほどに期間も必要になってきます。

業務改善を成功させるコツ

業務改善を成功させるコツ
業務改善がうまくいかず、元の状態に戻ってしまった、あるいは業務自体は改善できたものの従業員のやる気が著しく下がってしまったという事例もあります。

そうならないために、どんな部分に気を付けるべきなのでしょうか。ここでは、業務改善のコツを見ていきましょう。

【業務改善のコツ1】現場が改善意識を持つ

現場に改善意識を持たせることが大切です。そのためには「ただ上から押しつけられただけ」という意識を植え付けないために、現場主体で改善を行っていく必要があります。

なぜその作業を行うのかを現場にいる全員と共有し、共通認識が持てれば細かい指示を出す必要もなくなります。現場の技術レベルがあがれば、それだけで大きな改善の一歩になるでしょう。

【業務改善のコツ2】ゴールと成果を明確にする

ゴールも定まっていない長距離を延々と走り続けることはできません。

全体的な業務改善の目標とは別に、スタッフ個人やチーム単位でのゴールと成果を明確化しましょう

賞与や報酬を与えるといった、裁量の及ぶ範囲での報酬を用意することで、達成の喜びを感じ、新たな目標へと取り組むきっかけにもなります。

まとめ

業務改善を行うにあたっては、目的と目標を設定してそれに沿った計画を立てることがまずは大切です。それらをスタッフ全員に開示し、1人ひとりに当事者意識を持ってもらいましょう。

計画が決まったら、実行と評価のプロセスを繰り返して、新たに浮上した問題点や課題を踏まえた上で、再度計画を練っていきます。業務改善は根気よく行っていくことがポイントです。

そして、業務改善が成功したら関わったスタッフを評価し、達成の喜びを知ってもらうことで次の業務につなぐきっかけにしましょう。

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クラウドインフォボックス編集部

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