オンラインで名刺を管理しよう！便利な名刺管理システムの選び方とは

2021/10/13 業務効率化

社外の方と接する機会の多い方は、名刺の管理に困ったことがあるのではないでしょうか。

近年、名刺の管理は、システムで行われることが多くなっています。そこで今回は、名刺管理システムについてご紹介します。

名刺管理システムとは

名刺管理システムとは、従来の社員1人1人で名刺をファイリングして活用するのとは異なり、名刺をデータ化する事で名刺情報を部署内外で効率的に管理・運用するシステムです。名刺をデータ化する事で、簡単に管理が出来たり、外出先からもアクセスする事が可能になるなど、多くのメリットが存在します。

顧客管理の重要性が高まっている昨今では、名刺管理システムの導入にとどまらず営業支援システムや顧客管理システムと連動させる事によって、更なる営業活動の効率化・最適化を図る企業が増えています。

名刺管理システムの基本的な機能

名刺管理システムの機能としては、それぞれの名刺管理システムで違いはあるものの基本的な機能はほぼ同じといってもよいでしょう。ここでは名刺管理システムの基本的な機能を紹介します。
　

名刺情報の取り込み機能

名刺情報をデータ化するために名刺管理システムでは様々な方法によって名刺の取り込み機能が用意されています。専用スキャナーによって名刺データを読み込ませるものや、専用スマホアプリなどによる取り込み機能が一般的です。

名刺管理システムの導入を円滑に進める、また名刺管理システムの継続的な利用を促す上でも、名刺情報の取り込み機能が行いやすいシステムを選ぶのが名刺管理システム選定におけるポイントの1つといえるでしょう。

名寄せ機能・重複チェック機能

異動や昇進により肩書が異なった名刺や、結婚で名字が変わった名刺データがあったとしても1つの名刺データにまとめる機能が名寄せ・重複機能となります。これらの機能がないと同じ担当者に重複した案内などが行われてしまったりするので非常に重要な機能の1つです。

この名寄せ機能・重複チェック機能の精度が芳しくない場合、同一人物に複数の案内が行われてしまう事や社内で共有していたアポイントメント不可であった担当者に対してもアポイントの連絡が行われてしまうケースが発生しますので、名刺管理システム選定の際は注意するようにしましょう。
　

検索機能

登録した名刺データを様々な項目から検索する事が可能です。フリーワードでの検索はもちろんの事、役職や企業名、地域など様々な項目で名刺を検索する事が可能になります。
　

名刺管理システムを導入するメリット

名刺管理システムを導入するメリットとしては、名刺という顧客データをを効率的に活用出来る、という事が挙げられます。ここではそれぞれのメリットについて1つずつご説明します。
　

名刺の検索スピードが各段に改善する

名刺を紙で管理するとどうしても参照したい名刺を探すのに時間が掛かります。探す際もそうですが、後日に探しやすいよう整理するというそれなりに時間が発生します。名刺管理システムに名刺を登録しておけば、探す時も登録するときもさほど時間が掛かりません。
　

個人データ保護といった観点でもメリット

名刺をファイリングしている場合、個人情報保護法の規制対象となるのはご存知ですか？個人情報保護に対する認識が社員それぞれ温度差がある場合、ファイリングした名刺を紛失した際は個人情報保護の対象となってしまいます。セキュリティも考慮した名刺管理システムを導入する事で個人に委ねられていた名刺管理を高い基準のセキュリティに一本化する事が可能になります。

名刺管理システムの中には無料で利用出来るものや、SNSと連携出来るシステムも存在しますが注意が必要です。無料の名刺管理システム全てがセキュリティ面に不安があるという訳ではありませんが、一部の無料名刺管理システムにはサービス提供側が自社の名刺情報に対して容易にアクセスが出来てしまうものもあるようなので、導入の際は機能について注意深く確認する必要があります。また、SNSは不特定多数の人がアクセスする事になるのでこちらも注意が必要です。

外出先でも参照が可能に

名刺を社内で管理していた場合、外出先から名刺を参照する事は出来ませんでした。名刺管理システムを導入すれば社内はもちろん社外からでも容易に名刺を閲覧する事が可能になります。また名刺データを個人で保持するのではなく、部門内外で共有する事でより情報を活かす事が出来るのも名刺管理システム導入のメリットといえるでしょう。

外出先でも参照が可能、という事はテレワークなどで出社しなくても名刺データにアクセスが出来るという事に繋がりますので、名刺管理システムは新しい働き方にも対応していると言っても過言ではありません。

名刺管理システムの選び方

名刺管理システムの選び方でおすすめなのは「名刺管理システムの活用を定着させる」を第一に検討する事ではないでしょうか。

せっかくコストを掛けて名刺管理システムを導入しても定着しなければ意味がありません。名刺管理システムを日常の業務に定着させるには運用が手軽な「専用スキャナーで名刺情報を読み込むタイプ」や「専用アプリを通してスマートフォンから読み込むタイプ」を選ぶと良いでしょう。運用のしやすさや利用しやすさを名刺管理システム導入時には考慮してはいかがでしょうか。

また、名刺管理システムは大きく分けてクラウド型と買取型の二つがあります。クラウド型は外部サービスを利用する事でメンテナンスなど自社で対応する事がなく、導入もスムーズに行われる事が多い反面、カスタマイズが難しくセキュリティも外部サービスに依存します。
買取型については、自社で名刺データを管理するためにセキュリティレベルも自社で高いレベルにする事が出来ます。ただし、クラウド型に比べて初期導入にコストが多く発生するケースが多くメンテナンスも自社で実施する必要があるのでリソースも多く掛かる恐れがあります。

セキュリティ面においては名刺管理システムの運営・販売企業のセキュリティに対する対策内容などを踏まえながら選定すると良いでしょう。特に運営・販売先企業がプライバシーマーク制度の取得など第三者機関に認定されているとセキュリティに対する姿勢などを把握する事が出来ます。

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まとめ

いかがでしたか？今までの名刺情報の管理工数を削減するだけでなく、社内で共有する事によって更なるビジネスチャンスにつなげる事も可能な名刺管理システム。昨今、特に注意が必要となっている個人情報保護の観点からも導入する企業が増えているのも頷けますね。

大切なのは、名刺管理システムによって、データ化した名刺情報をどのような戦略によって利用していくかという点です。将来的には他の営業支援システムや顧客管理システムと連携させるなどといった広い視点での選定も必要となるでしょう。

獲得した名刺を最も受注率が高いトップセールスマンに共有する、過去に同じ業界へのアプローチに成功した営業マンに対応させるなど、個人ではなく組織としての活動が可能になる名刺管理システム。またその活用方法は情報共有機能、進捗管理機能といった営業支援システムや顧客管理システムに名刺データを取り込む事で連携させる事で、名刺データの一元管理が飛躍的に向上します。

名刺は企業の財産ともいうべき重要な営業ツールの1つ。是非、この機会に名刺管理システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。