企業の固定費を削減!テレワーク継続ならオフィスダイエットをしよう

2021/10/13 テレワーク

テレワークの導入が進んだことにより、オフィスへ出社する機会が減ったという方もいるのではないでしょうか。

そこで気になるのが、オフィスのあり方です。オフィスへの出社機会が減ったことにより、思い切ってオフィスを削減する企業や縮小させる企業が増えてきました。

オフィスを持つことは固定費もかかるため、今後縮小または削減をしていきたいと考えている企業も多いのではないでしょうか。

この記事では、固定費の削減につながる「オフィスダイエット」についてご紹介します。

オフィスダイエットとは

オフィスダイエットとは
オフィスダイエットとは、昨今のテレワーク実施に伴いスタッフが少なくなったフロアやデスクを見直す事によって、オフィス規模の縮小や、デスクやチェアなどのオフィス用品を削減するなどコスト削減とソーシャルディスタンスを保つ方法です。

テレワークなどによる新しい働き方に合わせて、オフィス環境を変化させるタイミングで「働き方改革」と「ペーパーレス・ペーパーストックレス」を実現しつつコストを削減するなど企業にとってはメリットが多いのがポイント。最近では特に都心などを中心にテレワークを実施している企業様から、このオフィスダイエットについてお問い合わせを頂く機会が増えています。

姉妹サイトでもオフィスダイエットについてご紹介しています。併せてご確認ください。

オフィスダイエットを行う背景


オフィスダイエットを行う背景には、まずテレワークの実施が挙げられるでしょう。テレワークを実施してスタッフが出社しなくてもオフィスは通常通りでは、効率が悪いのは明らかです。また、テレワークを実施して生産性や業績に特に影響がないと判断し今後もテレワークを推進する企業様の場合、オフィスの一部エリアについて使用されていない事について頭を抱えているケースが少なくありません。

そのような中、ソーシャルディスタンスを保ちつつオフィスを有効に利用するといった観点から、フリーアドレス制に移行したオフィスダイエットを行う企業様が増えています。

オフィスダイエットのメリット

オフィスダイエットのメリットは固定費の削減だけではありません。今までのオフィスの概念ではなく時代に対応したオフィス環境を整える事で様々なメリットが実現出来ます。ここではオフィスダイエットを行う上でのメリットを4つほどご紹介します。

固定費の削減

オフィスダイエットでは、オフィスそのものの規模を縮小する事によって賃料や光熱費を削減する事によって固定費の削減が可能となります。

例えば、部署ごとに異なる出社日を設ける事が出来れば、今まで利用していたオフィス規模は不要となります。テレワークを実施している企業であれば、テレワーク(自宅勤務)と規模を縮小したオフィスで活動する事が可能となります。テレワークを実施して生産性が変わらない、という事であれば、オフィス規模も縮小する事で賃料や光熱費を削減する事が出来ます。

オフィスを完全になくす訳ではありませんので、テレワークを行いつつ部署のコミュニケーションや打ち合わせが必要な際は出社するなど今まで通りの活動がソーシャルディスタンスを行いつつ固定費を削減できるのがメリットの1つとして挙げられます。

テレワークの更なる推進

テレワークの更なる推進
様々な懸念事項はあったものの、実際にテレワークを行った企業様も多いのではないでしょうか?テレワークを実施したが思ったより生産性が変わらなかったために今後もテレワークを実施するケースも増えています。オフィス規模を縮小する事で、テレワークと出社日をローテンション行うような仕組みが出来れば、テレワークは更に推進されます。

テレワークが定着化すると、社員に対する交通費などの費用は出社日のみとなるので、コストの面でもテレワークは企業にとってメリットがあるといえるでしょう。

フリーアドレスでソーシャルディスタンスが保てる

フリーアドレス制により座席がスタッフごとに固定されていないので、一定の間隔を設けたソーシャルディスタンスを保つ事が可能になります。また、前述の通り部署ごとに出社するタイミングを設ける事で、オフィスが密になるような事を避けつつコミュニケーションを低下するケースを防ぐ事が可能になります。フリーアドレスは社員の出社状況に対してオフィスを柔軟に対応させる事が出来ると言えるでしょう。

またいつもとは異なるスタッフと接触する機会も増えるので、今までになかったアイデアや社員同士のコミュニケーションが活発になるのもフリーアドレスのメリットです。

ペーパーレス・ペーパーストックレスにも

今までのオフィスでは座席ごとに利用するスタッフが決まっていたので、良い意味でも悪い意味でもスタッフの好きなように座席を利用する事ができましたが、フリーアドレス制に移行した場合は誰のものでもなくなるのでおのずとペーパーレスに繋がります。

従来の固定席では、自分のデスクに不要な書類や荷物を置くなどしても問題ありませんでしたが「業務終了後は机の上にあるものは個人のロッカーにしまう」などのルールを決めるとデスクの上には業務中に利用するものが並べられるようになり、デスクの上に書類などがない状態は最終的にはセキュリティの強化に繋がります。

また、重要な書類はスキャンしてサーバー上に保存する事でフリーアドレスに対応する意識が高まると、今までの印刷して保存するといったシーンが少なくなることによってペーパーストックレスに繋がり、最終的にはトナー代といった消耗品費用も抑制する事になります。

オフィスダイエットを行うポイント

オフィスダイエットを行う際には「常時いるスタッフ+α のキャパ」を設ける事が重要です。常時出社するスタッフに合わせたオフィス規模を選んでしまうと、テレワークを行っているスタッフが出社した場合にすぐに密となってしまうので注意が必要です。

また、オフィスの規模をコストだけ考えて縮小してしまうのも注意が必要です。労働安全衛生法(安衛法)では、快適職場づくりが事業者の努力義務とされていますので労働安全衛生法で定められた「快適な職場づくり」にも考慮する事が重要です。オフィス内で必要になる1人あたりの面積なども踏まえて最適なオフィス規模を考える必要があります。

フリーアドレスに適した座席などのレイアウト変更も大切です。オフィスダイエットを見据えたオフィス移転やレイアウト変更を行う際は、オフィスダイエットの実績が多い業者に依頼するのが安心です。

姉妹サイトではテレワーク支援サービスについて詳しくご案内させて頂いております。テレワークについてもっと具体的に知りたい方は併せて確認して頂けますと幸いです。


まとめ

今回はオフィスダイエットについてご説明させて頂きました。テレワークをきっかけにして働き方の新しいあり方を考えると、今後のオフィス環境も大きく変わる事がご理解頂けたのではないでしょうか。またそれは、従業員にとって働きやすい環境を整えつつ、企業にとって毎月の費用となる固定費が削減できるのもオフィスダイエットの大きな魅力の1つでもあります。

オフィスの移転を検討している、テレワーク導入による働き方改革を推進しようと考えている企業様は、この機会にオフィスダイエットも検討してみてはいかがでしょうか。

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クラウドインフォボックス編集部

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