テレワークの勤怠管理どうする?テレワーク時の勤怠管理について

2020/10/14 テレワーク

最近は、テレワーク(在宅勤務)が普及し、導入する企業が増えてきています。オフィスから離れた場所で働くとなると、さまざまな問題に直面することがあるでしょう。

セキュリティ関連やコミュニケーションなどで、トラブルが起こることも。中でも、勤怠管理をどうするべきなのか?悩んでいる企業も多いかもしれません。

そこでこの記事では、テレワーク時の勤怠管理についてご紹介します。

テレワークで直面する問題

テレワークで直面する問題
テレワークは、自宅やサテライトオフィスなど、場所を選ばずに働くことができます。中には、勤務時間が決まっていないケースもあるでしょう。そこで、問題になるのが勤怠管理です。

オフィスに出社する場合、タイムカードを押すことができますし、出勤しているかどうか残業しているのかなど、目視で社員の状況を確認することも可能です。

しかし、オフィスとは離れた場所で仕事をするとなると、目視では社員の状況を確認できません。タイムカードを押すこともできないので、テレワーク時の勤怠時間は、自己申告制になってしまうでしょう。

目がつきにくい分、社員が知らぬ間に長時間労働してしまっているということも考えられます。

では、テレワークを導入する場合、適切に勤怠管理をするにはどうしたら良いのでしょうか。

テレワークの勤怠管理どうする?

次に、テレワークでの勤怠管理についてご紹介します。

連絡を取り合う

業務開始時や終了時に、ビデオ電話やチャットツールを使い、連絡を取り合う手段があります。作業内容や疑問点などを共有し、コミュニケーションを図ることも可能です。目視に近い状態で、勤怠状況を確認することができます。

連絡をこまめに取り合うことで、テレワークを導入することで減ってしまうコミュニケーション不足の解消にもつながるでしょう。

ツールを導入する

近年、テレワークの普及もあり、作業時間や勤怠を記録できるクラウド型ツールが増えてきています。出退勤はもちろんですが、作業中のパソコン画面をキャプチャし、作業状況が把握できるツールもあります。クラウド型だと、インターネットがつながれば利用できるため、オフィスとは離れた場所からも利用が可能です。そのため、テレワークを導入する際、勤怠管理をするには、ツールは導入すべきでしょう。

おすすめの勤怠管理ツールは?

おすすめの勤怠管理ツールは?
テレワーク時の勤怠管理は、クラウド型のツールを利用することをおすすめします。ここでは、おすすめの勤怠管理ツールをご紹介します。


テレワーク導入の際は、ツール選びが重要!

テレワークの環境を整えるにはツールが必要

テレワーク環境の準備は、端末の用意だけではありません。テレワーク(特に在宅勤務)は、オフィスでの働き方とは異なるため、離れた場所でも適応できるテレワーク向けのツールが必要です。
例えば、オフィスでは簡単にできていたコミュニケーションも、テレワークでは難しくなります。そのため、テレワークには、ビジネスチャットやWEB会議ツールなどのコミュニケーションツールが必要になるのです。
コミュニケーションツールの他にも、ファイル共有サービスや勤怠管理ツールなどもテレワークを導入する上で必要です。

テレワークには自社にあったツールを選ぼう

テレワークには自社にあったツールを選ぼう
テレワーク向けのツールには、さまざまな商品がリリースされています。
テレワークでよく利用されているWeb会議ツールにも、TeamsやZoomなど、たくさんの種類がある状況です。
そのため、どれをどのように選べば良いのか?迷うことでしょう。
すでにビジネスチャットを利用していても、有料版への移行や別のサービスの方が適している場合もあるかもしれません。
テレワークを導入する際は、テレワーク導入の目的を定めたり業務を見直したりして自社の労務環境にあったツールを選びましょう。

テレワーク導入チェックリスト」で自社に必要なツールをチェック


働き方改革や、感染病拡大予防のためにテレワークが導入され始めています。最近では、各企業に対して、社員の在宅勤務を70%になるように要請されています。原則テレワークでの働き方を導入する企業も増えてきている状況です。今後も、テレワークでの働き方が普及していくでしょう。
このテレワーク普及の影響もあり、テレワーク導入を考えている担当者さまも多くいるはずです。特に、新型コロナウイルスの影響が大きく、事業継続を守るにはできる限りでテレワーク導入を検討した方が良い状況であるといえます。

しかし、中にはテレワークの導入に不安を抱いている担当者さまもいらっしゃるのではないでしょうか。テレワークの導入を難しく感じている、テレワークでの働き方にメリットはあるのかなど、疑問に思うことが多いかもしれません。
そこで、テレワーク導入チェックリストをご用意いたしました。テレワーク導入に向けて、どんなツールを導入すべきなのか?何が必要なのか?自社にあったツールや重要なポイントをセルフチェックすることが可能です。ぜひ、テレワーク導入チェックリストをご活用ください。

jinjer

パソコンからだけではなく、スマホからも勤怠管理ができるツールです。専用アプリがあり、従業員はスマホアプリを利用して打刻することができます。jinjerは、勤怠管理だけではなく、従業員の情報を管理できる人事管理機能も備わっています。人事の業務を効率化させたいときにもおすすめのツールです。

F-Chair+(エフチェアプラス)

従業員は、着席・退席ボタンを押すだけで勤怠管理ができるツールです。育児や家事で業務にあたれない時間なども記録でき、細切れの勤務時間にも対応しています。

F-Chair+の特徴は、勤務時間中(着席中のみ)、パソコンの画面キャプチャをランダムに残してくれること。その画面キャプチャは、管理者が閲覧することができ、業務が行われているか、確認することができます。

勤怠管理だけではなく、部下の進捗状況が分からない場合や、仕事のオンオフをつけたいときに活躍してくれます。

ジョブカン

ジョブカンのメリットは、豊富な打刻方法です。パソコンやスマホからはもちろん、オフィス出社の場合、ICカードや指静脈で打刻することができます。LINEやSlackを利用しても打刻が可能です。マイページ上で、休暇やシフトの申請もできるので、多様な働き方に対応できる勤怠管理ツールです。

コミュニケーションツールを使うなら…

コミュニケーションツールを使うなら…
勤怠管理ツールではなく、コミュニケーションツールで勤怠管理を行いたいと考えている場合、「Teams」がおすすめです。TeamsはMicrosoftが提供しているビジネスチャットで、法人向けのOffice 365を利用している場合、使うことができます。

Teamsは、グループや個人間でやり取りや、ビデオ通話ができるだけではありません。簡易的ではありますが、在席確認も行うことができます。Teamsでは、メンバーのアイコンに今の状況が表示され、連絡がつく場合は連絡可能、取り込み中のときは取り込み中と表示させることが可能です。

また、Exchange Onlineと提携しているので、予定表にいれた予定があれば、その時間に応答不能など設定したフラグに自動的に変更させることができます。

簡易的な在席確認で十分な場合は、Teamsの利用も検討してみてはいかがでしょうか。

まとめ

今回は、テレワーク時の勤怠管理についてご紹介しました。

テレワーク時は、クラウド型のツールを利用して勤怠を行うことができます。勤怠管理だけではなく、人事管理もできたり、有給休暇などの申請ができたりと、さまざまな機能が備わっていることがあります。テレワークを導入する際、勤怠管理ツールの利用も検討してみてください。

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クラウドインフォボックス編集部

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